Cách tìm giá trị trùng lặp trong cột bảng Excel

Một bảng có các giá trị giống hệt nhau là một vấn đề nghiêm trọng đối với nhiều người dùng Microsoft Excel. Thông tin lặp lại có thể được loại bỏ bằng cách sử dụng các công cụ được tích hợp trong chương trình, mang lại cho bảng một giao diện độc đáo. Làm thế nào để làm điều đó một cách chính xác sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Phương pháp 1 Cách kiểm tra bảng để tìm các bản sao và loại bỏ chúng bằng công cụ Định dạng có Điều kiện

Để cùng một thông tin không bị trùng lặp nhiều lần, nó phải được tìm và loại bỏ khỏi mảng bảng, chỉ để lại một tùy chọn. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Sử dụng nút chuột trái để chọn phạm vi ô mà bạn muốn kiểm tra thông tin trùng lặp. Nếu cần, bạn có thể chọn toàn bộ bảng.
2. Ở đầu màn hình, nhấp vào tab “Trang chủ”. Bây giờ, dưới thanh công cụ, một khu vực có các chức năng của phần này sẽ được hiển thị.
3. Trong phần phụ "Kiểu", nhấp chuột trái vào nút "Định dạng có điều kiện" để xem các khả năng của chức năng này.
4. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, tìm dòng “Tạo quy tắc…” và nhấp vào nó bằng LMB.

5. Trong menu tiếp theo, trong phần "Chọn loại quy tắc", bạn sẽ cần chọn dòng "Sử dụng công thức để xác định các ô được định dạng."
6. Bây giờ, trong dòng nhập bên dưới tiểu mục này, bạn phải nhập công thức theo cách thủ công từ bàn phím “= COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 9; B2)> 1”. Các chữ cái trong ngoặc đơn cho biết phạm vi ô mà trong đó định dạng và tìm kiếm các bản sao sẽ được thực hiện. Trong dấu ngoặc, cần phải chỉ định một phạm vi cụ thể của các phần tử bảng và treo các ký hiệu đô la trên các ô để công thức không bị “di chuyển ra ngoài” trong quá trình định dạng.

7. Nếu muốn, trong menu “Tạo quy tắc định dạng”, người dùng có thể nhấp vào nút “Định dạng” để chỉ định màu sẽ được sử dụng để đánh dấu các bản sao trong cửa sổ tiếp theo. Điều này rất tiện lợi, bởi vì các giá trị lặp lại ngay lập tức bắt mắt.

Chú ý! Bạn có thể tìm các bản sao trong bảng tính Excel theo cách thủ công, bằng mắt, bằng cách kiểm tra từng ô. Tuy nhiên, điều này sẽ khiến người dùng mất rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu một bảng lớn đang được kiểm tra.

Phương pháp 2: Tìm và xóa các giá trị trùng lặp bằng cách sử dụng nút Xóa các bản sao

Microsoft Office Excel có một tính năng đặc biệt cho phép bạn gỡ cài đặt ngay lập tức các ô có thông tin trùng lặp khỏi bảng. Tùy chọn này được kích hoạt như sau:

1. Tương tự, đánh dấu một bảng hoặc một phạm vi ô cụ thể trong trang tính Excel.
2. Trong danh sách các công cụ ở đầu menu chính của chương trình, nhấp chuột trái vào từ “Dữ liệu” một lần.
3. Trong phần phụ "Làm việc với dữ liệu", hãy nhấp vào nút "Xóa các bản sao".

4. Trong menu sẽ xuất hiện sau khi thực hiện các thao tác trên, hãy chọn hộp bên cạnh dòng “Dữ liệu của tôi” chứa tiêu đề. Trong phần “Cột”, tên của tất cả các cột của tấm sẽ được viết, bạn cũng cần đánh dấu vào ô bên cạnh chúng, sau đó nhấp vào “OK” ở cuối cửa sổ.

5. Một thông báo về các bản sao được tìm thấy sẽ xuất hiện trên màn hình. Chúng sẽ tự động bị xóa.

Quan trọng! Sau khi gỡ cài đặt các giá trị trùng lặp, bảng sẽ phải được đưa về dạng “thích hợp” theo cách thủ công hoặc sử dụng tùy chọn định dạng, vì một số cột và hàng có thể di chuyển ra ngoài.

Phương pháp 3: Sử dụng bộ lọc nâng cao

Phương pháp loại bỏ các bản sao này có cách thực hiện đơn giản. Để hoàn thành nó, bạn sẽ cần:

1. Trong phần “Dữ liệu”, bên cạnh nút “Bộ lọc”, hãy nhấp vào từ “Nâng cao”. Cửa sổ Bộ lọc nâng cao sẽ mở ra.

2. Đặt công tắc bật tắt bên cạnh dòng “Sao chép kết quả sang vị trí khác” và nhấp vào biểu tượng nằm bên cạnh trường “Phạm vi ban đầu”.
3. Chọn bằng chuột phạm vi ô mà bạn muốn tìm các ô trùng lặp. Cửa sổ lựa chọn sẽ tự động đóng lại.
4. Tiếp theo, trong dòng “Đặt kết quả trong phạm vi”, bạn cũng cần nhấp vào LMB vào biểu tượng ở cuối và chọn bất kỳ ô nào bên ngoài bảng. Đây sẽ là phần tử bắt đầu nơi nhãn đã chỉnh sửa sẽ được chèn vào.

5. Chọn hộp “Chỉ các bản ghi duy nhất” và nhấp vào “OK”. Kết quả là một bảng đã chỉnh sửa không có bản sao sẽ xuất hiện bên cạnh mảng ban đầu.

Thông tin thêm! Phạm vi ô cũ có thể bị xóa, chỉ để lại nhãn đã sửa.

Phương pháp 4: Sử dụng PivotTables

Phương pháp này giả định tuân thủ thuật toán từng bước sau:

1. Thêm một cột phụ vào bảng ban đầu và đánh số từ 1 đến N. N là số của hàng cuối cùng trong mảng.

2. Đi tới phần “Chèn” và nhấp vào nút “Bảng tổng hợp”.

3. Trong cửa sổ tiếp theo, hãy đặt công tắc bật tắt ở dòng “Đến trang tính hiện có”, trong trường “Bảng hoặc phạm vi”, hãy chỉ định một phạm vi ô cụ thể.
4. Trong dòng “Phạm vi”, chỉ định ô đầu tiên mà mảng bảng đã sửa sẽ được thêm vào và nhấp vào “OK”.

5. Trong cửa sổ ở bên trái của trang tính, hãy chọn các hộp bên cạnh tên của các cột trong bảng.

6. Kiểm tra kết quả.

Kết luận

Vì vậy, có một số cách để loại bỏ các bản sao trong Excel. Mỗi phương pháp của họ có thể được gọi là đơn giản và hiệu quả. Để hiểu chủ đề, bạn phải đọc kỹ thông tin trên.