Cách lọc dữ liệu trong Excel theo màu

Trong Microsoft Office Excel, bắt đầu từ phiên bản 2007, có thể sắp xếp và lọc các ô của một mảng bảng theo màu sắc. Tính năng này cho phép bạn nhanh chóng điều hướng bảng, tăng tính hiện diện và tính thẩm mỹ của nó. Bài viết này sẽ trình bày các cách chính để lọc thông tin trong Excel theo màu sắc.

Tính năng lọc theo màu sắc

Trước khi chuyển sang xem xét các cách lọc dữ liệu theo màu sắc, cần phải phân tích những lợi ích mà quy trình như vậy mang lại:

• Thông tin về cấu trúc và thứ tự, cho phép bạn chọn mảnh đĩa mong muốn và nhanh chóng tìm thấy nó trong một phạm vi lớn các ô.
• Các ô được đánh dấu với thông tin quan trọng có thể được phân tích thêm.
• Lọc thông tin đánh dấu theo màu đáp ứng các tiêu chí đã chỉ định.

Cách lọc dữ liệu theo màu sắc bằng cách sử dụng tùy chọn có sẵn của Excel

Thuật toán lọc thông tin theo màu trong mảng bảng Excel được chia thành các bước sau:

1. Chọn phạm vi ô cần thiết bằng nút chuột trái và di chuyển đến tab “Trang chủ” nằm trên thanh công cụ trên cùng của chương trình.
2. Trong khu vực xuất hiện trong tiểu mục Chỉnh sửa, bạn cần tìm nút “Sắp xếp và lọc” và mở rộng nó bằng cách nhấp vào mũi tên bên dưới.

3. Trong menu xuất hiện, nhấp vào dòng "Bộ lọc".

4. Khi bộ lọc được thêm vào, các mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện trong tên cột của bảng. Ở giai đoạn này, người dùng cần nhấp vào LMB trên bất kỳ mũi tên nào.

5. Sau khi nhấp vào mũi tên trong tên cột, một menu tương tự sẽ được hiển thị, trong đó bạn cần nhấp vào dòng Lọc theo màu. Một tab bổ sung sẽ mở ra với hai chức năng có sẵn: “Lọc theo màu ô” và “Lọc theo màu phông chữ”.

6. Trong phần "Lọc theo màu ô", chọn bóng râm mà bạn muốn lọc bảng nguồn bằng cách nhấp vào nó với LMB.
7. Kiểm tra kết quả. Sau khi thực hiện các thao tác trên, trong bảng chỉ còn lại các ô có màu đã chỉ định trước đó. Các yếu tố còn lại sẽ biến mất, và mảng sẽ bị giảm đi.

Bạn có thể lọc dữ liệu trong một mảng Excel theo cách thủ công bằng cách loại bỏ các hàng và cột có màu không mong muốn. Tuy nhiên, người dùng sẽ phải mất thêm thời gian để hoàn thành quá trình này.

Nếu bạn chọn bóng mong muốn trong phần “Lọc theo màu phông chữ”, thì chỉ những dòng trong đó văn bản phông chữ được viết bằng màu đã chọn sẽ vẫn còn trong bảng.

Chú ý! Trong Microsoft Office Excel, chức năng lọc theo màu có một nhược điểm đáng kể. Người dùng chỉ có thể chọn một bóng râm, theo đó mảng bảng sẽ được lọc. Không thể chỉ định nhiều màu cùng một lúc.

Cách sắp xếp dữ liệu theo nhiều màu trong Excel

Thường không có vấn đề gì với việc sắp xếp theo màu sắc trong Excel. Nó được thực hiện theo cùng một cách:

1. Bằng cách tương tự với đoạn trước, hãy thêm bộ lọc vào mảng bảng.
2. Nhấp vào mũi tên xuất hiện trong tên cột và chọn “Sắp xếp theo màu sắc” trong menu thả xuống.

3. Chỉ định kiểu sắp xếp bắt buộc, ví dụ: chọn bóng mong muốn trong cột "Sắp xếp theo màu ô".
4. Sau khi thực hiện các thao tác trước đó, các hàng của bảng có bóng đã được chọn trước đó sẽ nằm ở vị trí đầu tiên trong mảng theo thứ tự. Bạn cũng có thể sắp xếp các màu khác.

Thông tin thêm! Bạn cũng có thể sắp xếp dữ liệu trong bảng bằng chức năng “Sắp xếp tùy chỉnh”, thêm nhiều cấp độ theo màu sắc.

Cách lọc thông tin trong bảng theo màu bằng chức năng tùy chỉnh

Để Microsoft Office Excel chọn một bộ lọc để hiển thị nhiều màu trong bảng cùng một lúc, bạn cần tạo một cài đặt bổ sung với màu tô. Theo bóng râm đã tạo, dữ liệu sẽ được lọc trong tương lai. Một hàm tùy chỉnh trong Excel được tạo theo hướng dẫn sau:

1. Đi tới phần "Nhà phát triển", nằm ở đầu menu chính của chương trình.
2. Trong khu vực tab mở ra, nhấp vào nút "Visual Basic".
3. Trình chỉnh sửa được tích hợp trong chương trình sẽ mở ra, trong đó bạn sẽ cần tạo một mô-đun mới và viết mã.

Để áp dụng chức năng đã tạo, bạn phải:

1. Quay lại trang tính Excel và tạo hai cột mới bên cạnh bảng ban đầu. Chúng có thể được gọi là “Màu ô” và “Màu văn bản” tương ứng.

2. Viết công thức trong cột đầu tiên = Điền màu() ». Đối số được đặt trong dấu ngoặc đơn. Bạn cần nhấp vào ô có màu bất kỳ trong đĩa.

3. Trong cột thứ hai, chỉ ra cùng một đối số, nhưng chỉ với hàm =MàuPhông chữ() ».

4. Kéo dài các giá trị kết quả đến cuối bảng, mở rộng công thức cho toàn bộ phạm vi. Dữ liệu nhận được chịu trách nhiệm về màu sắc của mỗi ô trong bảng.

5. Thêm bộ lọc vào mảng bảng theo sơ đồ trên. Dữ liệu sẽ được sắp xếp theo màu sắc.

Quan trọng! Sắp xếp trong Excel bằng hàm do người dùng xác định được thực hiện theo cách tương tự.

Kết luận

Do đó, trong MS Excel, bạn có thể nhanh chóng lọc mảng bảng gốc theo màu của các ô bằng nhiều phương pháp khác nhau. Các phương pháp lọc và sắp xếp chính, được khuyến nghị sử dụng khi thực hiện tác vụ, đã được thảo luận ở trên.