Không thể tách cái chính khỏi cái phụ? Không thể nói không với đồng nghiệp? Sau đó, bạn có khả năng ở lại văn phòng cho đến khuya. Làm thế nào để trở thành một nhân viên hiệu quả, nhà báo kiêm nhà báo chuyên mục Oliver Burkeman nói với Psychologies.
Tất cả các chuyên gia và chuyên gia về quản lý thời gian không cảm thấy mệt mỏi khi lặp lại cùng một lời khuyên chính. Tách cái quan trọng khỏi cái không quan trọng. Ý tưởng tuyệt vời, nhưng nói thì dễ hơn làm. Huống chi vì trong lúc nóng nảy mà mọi chuyện dường như trở nên vô cùng quan trọng. Chà, hoặc, giả sử, bằng cách nào đó, bạn đã tách biệt điều quan trọng khỏi điều không quan trọng một cách thần kỳ. Và sau đó sếp của bạn gọi điện và yêu cầu bạn làm một số công việc khẩn cấp. Cố gắng nói với anh ấy rằng dự án này không nằm trong danh sách các ưu tiên hàng đầu của bạn. Nhưng không, đừng thử.
Ôm bao la
Stephen Covey, tác giả sách bán chạy nhất Thói quen XNUMX của những người làm việc hiệu quả1 khuyên bạn nên diễn đạt lại câu hỏi. Ngay khi không tìm thấy điều không quan trọng trong luồng công việc, thì cần phải tách việc quan trọng ra khỏi việc khẩn cấp. Điều gì, ít nhất là về mặt lý thuyết, không thể làm được, từ thực tế là không thể không làm.
Thứ nhất, nó thực sự mang lại cơ hội để ưu tiên đúng mức. Và thứ hai, nó giúp thu hút sự chú ý vào một vấn đề quan trọng khác - thiếu thời gian. Thông thường, ưu tiên đóng vai trò như một sự ngụy trang cho một thực tế khó chịu rằng đơn giản là không thể thực hiện toàn bộ khối lượng công việc cần thiết theo định nghĩa. Và bạn sẽ không bao giờ nhận được những thứ không quan trọng. Nếu đúng như vậy thì điều tốt nhất bạn nên làm là thành thật với cấp quản lý và giải thích rằng khối lượng công việc vượt quá khả năng của bạn.
“Đối với hầu hết chúng ta, khoảng thời gian hiệu quả nhất là buổi sáng. Hãy bắt đầu một ngày và lên kế hoạch cho những điều khó khăn nhất ”.
Năng lượng thay vì tầm quan trọng
Một mẹo hữu ích khác là ngừng xem xét các trường hợp theo mức độ quan trọng của chúng. Thay đổi chính hệ thống đánh giá, không tập trung vào ý nghĩa, mà tập trung vào lượng năng lượng mà việc thực hiện chúng sẽ cần. Đối với hầu hết chúng ta, khoảng thời gian hiệu quả nhất là buổi sáng. Do đó, đầu ngày, bạn nên lên kế hoạch cho những việc đòi hỏi sự nỗ lực nghiêm túc và tập trung cao độ. Sau đó, khi “tay cầm yếu đi”, bạn có thể chuyển sang các tác vụ tốn ít năng lượng hơn, cho dù đó là phân loại thư hay thực hiện các cuộc gọi cần thiết. Phương pháp này không có khả năng đảm bảo rằng bạn sẽ có thời gian cho mọi thứ. Nhưng, ít nhất, nó sẽ giúp bạn tránh khỏi những tình huống phải gánh vác những vấn đề có trách nhiệm vào thời điểm mà bạn chỉ đơn giản là chưa sẵn sàng cho việc này.
Mắt chim
Một khuyến nghị thú vị khác đến từ nhà tâm lý học Josh Davis.2. Ông đề xuất một phương pháp «đánh lạc hướng tâm lý». Hãy thử tưởng tượng rằng bạn đang nhìn mình từ góc nhìn của một con chim. Nhắm mắt lại và tưởng tượng. Nhìn thấy người đàn ông nhỏ bé phía dưới xa không? Đó là bạn. Và bạn nghĩ gì từ một tầm cao: người đàn ông nhỏ bé này nên tập trung vào điều gì bây giờ? Làm gì đầu tiên? Nó chắc chắn nghe có vẻ lạ. Nhưng nó quả thực là một phương pháp hữu hiệu.
Và cuối cùng, cái cuối cùng. Quên độ tin cậy. Nếu đồng nghiệp (hoặc quản lý) yêu cầu (hoặc ra lệnh) gác lại mọi việc và tham gia dự án quan trọng nào đó của họ, đừng vội tỏ ra anh hùng. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng nhân viên và ban quản lý nhận thức đầy đủ về những gì sẽ được hoàn tác do chuyển đổi của bạn. Về lâu dài, có thể nói đồng ý với cuộc gọi đầu tiên với chi phí của công việc bạn đang làm sẽ không cải thiện ít nhất danh tiếng của bạn. Đúng hơn là ngược lại.
1 S. Covey “Bảy thói quen của những người có hiệu quả cao. Các công cụ phát triển cá nhân mạnh mẽ ”(Nhà xuất bản Alpina, 2016).
2 J. Davis «Hai giờ tuyệt vời: Các chiến lược dựa trên khoa học để khai thác thời gian tốt nhất của bạn và hoàn thành công việc quan trọng nhất của bạn» (HarperOne, 2015).