Nội dung
Nhiều người dùng Excel, những người thường sử dụng chương trình này, làm việc với rất nhiều dữ liệu cần được nhập liên tục với số lượng lớn. Danh sách thả xuống sẽ giúp tạo thuận lợi cho công việc, điều này sẽ loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu liên tục.
Phương pháp này rất đơn giản và sau khi đọc hướng dẫn, nó sẽ rõ ràng ngay cả với người mới bắt đầu.
- Trước tiên, bạn cần tạo một danh sách riêng trong bất kỳ vùng nào của uXNUMXbuXNUMXbthe sheet. Hoặc, nếu bạn không muốn phân tán tài liệu để có thể chỉnh sửa nó sau này, hãy tạo một danh sách trên một trang tính riêng biệt.
- Sau khi xác định ranh giới của bảng tạm thời, chúng tôi nhập danh sách tên sản phẩm vào đó. Mỗi ô chỉ nên chứa một tên. Kết quả là, bạn sẽ nhận được một danh sách được thực thi trong một cột.
- Sau khi chọn bảng bổ trợ, nhấp chuột phải vào nó. Trong menu ngữ cảnh mở ra, đi xuống, tìm mục “Gán tên…” và nhấp vào mục đó.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện, đối diện với mục “Tên”, bạn phải nhập tên của danh sách đã tạo. Sau khi nhập tên, hãy nhấp vào nút “OK”.
Quan trọng! Khi tạo tên cho danh sách, bạn cần tính đến một số yêu cầu: tên phải bắt đầu bằng chữ cái (không được phép có dấu cách, ký hiệu hoặc số); nếu một số từ được sử dụng trong tên, thì không được có khoảng cách giữa chúng (theo quy tắc, dấu gạch dưới được sử dụng). Trong một số trường hợp, để thuận tiện cho việc tìm kiếm danh sách cần thiết sau này, người dùng để lại ghi chú trong mục “Ghi chú”.
- Chọn danh sách bạn muốn chỉnh sửa. Ở đầu thanh công cụ trong phần “Làm việc với dữ liệu”, hãy nhấp vào mục “Xác thực dữ liệu”.
- Trong menu mở ra, trong mục “Loại dữ liệu”, hãy nhấp vào “Danh sách”. Chúng tôi đi xuống và nhập dấu “=” và tên được cung cấp trước đó vào danh sách phụ trợ của chúng tôi (“Sản phẩm”). Bạn có thể đồng ý bằng cách nhấp vào nút “OK”.
- Công việc có thể được coi là đã hoàn thành. Sau khi nhấp vào từng ô, một biểu tượng đặc biệt sẽ xuất hiện ở bên trái với một hình tam giác được nhúng, một góc của nó nhìn xuống. Đây là một nút tương tác, khi nhấp vào, sẽ mở ra danh sách các mục đã được biên dịch trước đó. Bạn chỉ cần nhấp để mở danh sách và nhập tên vào ô.
Lời khuyên chuyên gia! Nhờ phương pháp này, bạn có thể tạo toàn bộ danh sách hàng hóa hiện có trong kho và lưu lại. Nếu cần thiết, bạn chỉ cần tạo một bảng mới, trong đó bạn sẽ cần phải nhập các tên hiện cần được tính toán hoặc chỉnh sửa.
Xây dựng danh sách bằng công cụ dành cho nhà phát triển
Phương pháp được mô tả ở trên không phải là phương pháp duy nhất để tạo danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể nhờ đến sự trợ giúp của các công cụ dành cho nhà phát triển để hoàn thành tác vụ này. Không giống như phương pháp trước, phương pháp này phức tạp hơn, đó là lý do tại sao nó ít phổ biến hơn, mặc dù trong một số trường hợp, nó được coi là sự trợ giúp không thể thiếu từ kế toán.
Để tạo danh sách theo cách này, bạn cần phải đối mặt với một bộ công cụ lớn và thực hiện nhiều thao tác. Mặc dù kết quả cuối cùng ấn tượng hơn: có thể chỉnh sửa giao diện, tạo số ô cần thiết và sử dụng các tính năng hữu ích khác. Bắt đầu nào:
- Trước tiên, bạn cần kết nối các công cụ dành cho nhà phát triển, vì chúng có thể không hoạt động theo mặc định.
- Để thực hiện việc này, hãy mở “Tệp” và chọn “Tùy chọn”.
- Một cửa sổ sẽ mở ra, trong danh sách bên trái, chúng ta tìm kiếm “Customize Ribbon”. Nhấp và mở menu.
- Trong cột bên phải, bạn cần tìm mục “Nhà phát triển” và đánh dấu kiểm trước mục đó, nếu không có mục nào. Sau đó, các công cụ sẽ được tự động thêm vào bảng điều khiển.
- Để lưu cài đặt, hãy nhấp vào nút “OK”.
- Với sự ra đời của tab mới trong Excel, có rất nhiều tính năng mới. Tất cả các công việc tiếp theo sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng công cụ này.
- Tiếp theo, chúng tôi tạo một danh sách với danh sách tên sản phẩm sẽ bật lên nếu bạn cần chỉnh sửa bảng mới và nhập dữ liệu vào đó.
- Kích hoạt công cụ dành cho nhà phát triển. Tìm "Điều khiển" và nhấp vào "Dán". Một danh sách các biểu tượng sẽ mở ra, di chuột vào chúng sẽ hiển thị các chức năng mà chúng thực hiện. Chúng tôi tìm thấy “Hộp tổ hợp”, nó nằm trong khối “Điều khiển ActiveX” và nhấp vào biểu tượng. “Chế độ thiết kế” sẽ được bật.
- Sau khi chọn ô trên cùng trong bảng đã chuẩn bị, trong đó danh sách sẽ được đặt, chúng tôi kích hoạt nó bằng cách nhấp vào LMB. Thiết lập ranh giới của nó.
- Danh sách đã chọn sẽ kích hoạt “Chế độ thiết kế”. Gần đó, bạn có thể tìm thấy nút "Thuộc tính". Nó phải được kích hoạt để tiếp tục tùy chỉnh danh sách.
- Các tùy chọn sẽ mở ra. Chúng tôi tìm dòng "ListFillRange" và nhập địa chỉ của danh sách phụ trợ.
- RMB nhấp vào ô, trong menu mở ra, đi xuống “Đối tượng ComboBox” và chọn “Chỉnh sửa”.
- Nhiệm vụ đã hoàn thành.
Lưu ý! Để danh sách hiển thị một số ô với danh sách thả xuống, điều cần thiết là khu vực gần cạnh bên trái, nơi đặt điểm đánh dấu lựa chọn, vẫn mở. Chỉ trong trường hợp này mới có thể chụp được điểm đánh dấu.
Tạo danh sách liên kết
Bạn cũng có thể tạo danh sách được liên kết để làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn trong Excel. Hãy cùng tìm hiểu xem nó là gì và cách làm chúng theo cách đơn giản nhất.
- Chúng tôi tạo một bảng với danh sách tên sản phẩm và đơn vị đo lường của chúng (hai tùy chọn). Để làm điều này, bạn cần tạo ít nhất 3 cột.
- Tiếp theo, bạn cần lưu danh sách với tên của các sản phẩm và đặt tên cho nó. Để thực hiện việc này, sau khi chọn cột “Tên”, hãy nhấp chuột phải và nhấp vào “Chỉ định tên”. Trong trường hợp của chúng tôi, nó sẽ là “Food_Products”.
- Tương tự, bạn cần tạo một danh sách các đơn vị đo lường cho từng tên của từng sản phẩm. Chúng tôi hoàn thành toàn bộ danh sách.
- Kích hoạt ô trên cùng của danh sách trong tương lai trong cột "Tên".
- Thông qua việc làm việc với dữ liệu, hãy nhấp vào xác minh dữ liệu. Trong cửa sổ thả xuống, chọn “Danh sách” và bên dưới chúng tôi viết tên được chỉ định cho “Tên”.
- Theo cách tương tự, hãy nhấp vào ô trên cùng theo đơn vị đo lường và mở "Kiểm tra giá trị đầu vào". Trong đoạn "Nguồn", chúng tôi viết công thức: = CHỈ ĐỊNH (A2).
- Tiếp theo, bạn cần áp dụng mã thông báo tự động hoàn thành.
- Sẳn sàng! Bạn có thể bắt đầu điền vào bảng.
Kết luận
Danh sách thả xuống trong Excel là một cách tuyệt vời để làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn. Lần đầu tiên làm quen với các phương pháp tạo danh sách thả xuống có thể gợi ý sự phức tạp của quá trình đang được thực hiện, nhưng không phải vậy. Đây chỉ là một ảo giác có thể dễ dàng vượt qua sau vài ngày luyện tập theo hướng dẫn trên.