Nội dung
Khi làm việc với bảng trong Excel, người dùng thường cần hợp nhất một số ô. Tự nó, nhiệm vụ này không khó nếu không có dữ liệu trong các ô này, tức là chúng trống. Nhưng còn tình huống khi các ô chứa bất kỳ thông tin nào? Dữ liệu có bị mất sau khi hợp nhất không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết vấn đề này.
Nội dung
Cách hợp nhất các ô
Thủ tục này khá dễ dàng và có thể được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Hợp nhất các ô trống.
- Hợp nhất các ô trong đó chỉ một ô chứa dữ liệu đã điền.
Trước hết, bạn cần chọn các ô để ghép bằng nút chuột trái. Sau đó, chúng tôi đi đến menu chương trình trên tab “Trang chủ” và tìm thông số chúng tôi cần ở đó - “Hợp nhất và đặt ở trung tâm”.
Với phương pháp này, các ô đã chọn sẽ được hợp nhất thành một ô duy nhất và nội dung sẽ được căn giữa.
Nếu bạn muốn thông tin không bị căn giữa, nhưng có tính đến định dạng của ô, bạn nên nhấp vào mũi tên xuống nhỏ nằm bên cạnh biểu tượng hợp nhất ô và chọn mục “Hợp nhất ô” trong menu mở ra.
Với phương pháp hợp nhất này, dữ liệu sẽ được căn chỉnh vào cạnh bên phải của ô được hợp nhất (theo mặc định).
Chương trình cung cấp khả năng hợp nhất từng dòng của các ô. Để thực hiện nó, hãy chọn phạm vi ô được yêu cầu, bao gồm một số hàng và nhấp vào mục “Hợp nhất theo hàng”.
Với phương pháp hợp nhất này, kết quả hơi khác một chút: các ô được hợp nhất thành một, nhưng phân tích hàng được giữ nguyên.
Các ô cũng có thể được hợp nhất bằng menu ngữ cảnh. Để thực hiện tác vụ này, hãy chọn khu vực được kết hợp với con trỏ, bấm chuột phải, sau đó chọn “Định dạng ô” từ danh sách.
Và trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn mục “Căn chỉnh” và đánh dấu vào trước “Hợp nhất các ô”. Trong menu này, bạn cũng có thể chọn các tùy chọn hợp nhất khác: gói văn bản, chiều rộng tự động, hướng ngang và dọc, hướng, các tùy chọn căn chỉnh khác nhau và hơn thế nữa. Sau khi tất cả các thông số được thiết lập, hãy nhấp vào “OK”.
Vì vậy, như chúng tôi muốn, các ô hợp nhất thành một.
Cách hợp nhất các ô mà không làm mất dữ liệu
Nhưng khi nhiều ô chứa dữ liệu thì sao? Thật vậy, với một sự hợp nhất đơn giản, tất cả thông tin, ngoại trừ ô phía trên bên trái, sẽ bị xóa.
Và nhiệm vụ tưởng chừng khó khăn này đã có giải pháp. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng chức năng "CONNECT".
Bước đầu tiên là làm như sau. Một ô trống phải được thêm vào giữa các ô đã hợp nhất. Để thực hiện việc này, bạn cần nhấp chuột phải vào số cột / hàng mà trước đó chúng ta muốn thêm cột / hàng mới và chọn “Chèn” từ menu mở ra.
Trong ô mới kết quả, hãy viết công thức theo mẫu sau: “= CONCATENATE (X, Y)“. Trong trường hợp này, X và Y là giá trị tọa độ của các ô được hợp nhất.
Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cần nối các ô B2 và D2, có nghĩa là chúng tôi viết công thức “= CONCATENATE (B2, D2)”Đến ô C2.
Kết quả sẽ là dán dữ liệu trong ô đã hợp nhất. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, chúng tôi có ba ô nguyên vẹn, thay vì một ô được hợp nhất: hai ô ban đầu và theo đó, chính ô đã hợp nhất.
Để loại bỏ các ô thừa, hãy nhấp (nhấp chuột phải) vào ô đã hợp nhất kết quả. Trong danh sách thả xuống, hãy nhấp vào “Sao chép”.
Tiếp theo, chuyển đến ô ở bên phải ô đã hợp nhất (chứa dữ liệu gốc), nhấp chuột phải vào ô đó, rồi chọn tùy chọn “Dán đặc biệt” từ danh sách.
Trong cửa sổ mở ra, chọn “Giá trị” từ tất cả các tùy chọn và nhấp vào “OK”.
Do đó, ô này sẽ chứa kết quả của ô C2, trong đó chúng tôi kết hợp các giá trị ban đầu của ô B2 và D2.
Bây giờ, sau khi chúng ta đã chèn kết quả vào ô D2, chúng ta có thể xóa các ô thừa không còn cần thiết nữa (B2 và C2). Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô / cột bổ sung bằng nút chuột trái, sau đó nhấp chuột phải vào phạm vi đã chọn và chọn “Xóa” trong menu mở ra.
Do đó, chỉ một ô sẽ được giữ lại, trong đó dữ liệu kết hợp sẽ được hiển thị. Và tất cả các ô thừa đã phát sinh ở các giai đoạn trung gian của công việc sẽ bị xóa khỏi bảng.
Kết luận
Vì vậy, không có gì phức tạp trong việc hợp nhất ô thông thường. Nhưng để hợp nhất các ô trong khi vẫn giữ lại dữ liệu, bạn phải làm việc một chút. Tuy nhiên, nhiệm vụ này vẫn khá khả thi nhờ các chức năng tiện lợi của chương trình Excel. Điều chính là phải kiên nhẫn và làm theo trình tự chính xác của các hành động. Chúng tôi khuyến nghị rằng trước khi bắt đầu công việc, đề phòng, hãy sao chép tài liệu, nếu đột nhiên có điều gì đó không thành công và dữ liệu bị mất.
Lưu ý: Tất cả các thao tác trên đều có thể áp dụng cho cả ô cột (nhiều cột) và ô hàng (nhiều hàng). Trình tự của các hành động và tính khả dụng của các chức năng vẫn như cũ.