Nội dung
Excel là một chương trình phổ quát và chứa hàng trăm chức năng khác nhau giúp làm việc với tài liệu dễ dàng hơn, tăng tốc độ xử lý thông tin và thậm chí làm việc trên thiết kế trang dữ liệu. Đúng vậy, do có quá nhiều chức năng khác nhau, nhiều người dùng phải đối mặt với vấn đề định hướng trong tài liệu và đôi khi các tình huống khác nhau có thể dẫn đến tình trạng choáng váng. Tài liệu này sẽ phân tích tình huống khi khi mở một tài liệu, một số trang hiển thị cùng một lúc hoặc mục nhập nền “Trang 1” bị cản trở.
Các tính năng của định dạng của một tài liệu cụ thể là gì?
Trước khi giải quyết vấn đề, bạn nên nghiên cứu kỹ nó. Không có gì bí mật khi các tệp có phần mở rộng Excel có thể được lưu ở nhiều định dạng khác nhau. Ví dụ: tiêu chuẩn là “Định dạng thông thường”, cung cấp một bảng hoàn chỉnh với thông tin và khả năng chỉnh sửa nó một cách tự do.
Tiếp theo là “Bố cục trang”, đây chính xác là định dạng sẽ được thảo luận. Nó thường được lưu lại bởi người dùng đã chỉnh sửa nội dung và điều chỉnh hình thức của bảng để in sau. Về nguyên tắc, không có gì phải lo lắng, vì định dạng lưu như vậy là kết quả của nỗ lực tùy chỉnh tài liệu khi cần thiết để nhận biết trực quan.
Ngoài ra còn có “Chế độ trang”, chỉ nhằm mục đích nghiên cứu thông tin ở dạng đầy đủ “mục tiêu”. Nghĩa là, ở chế độ này, các chi tiết không cần thiết và các ô trống sẽ biến mất trong bảng, chỉ còn lại vùng được điền đầy đủ.
Tất cả các chế độ này được tạo riêng cho người dùng muốn kiểm soát mọi thứ và sử dụng đầy đủ chức năng có sẵn. Nếu bạn thường xuyên phải làm việc với các bảng, thì ít nhất mỗi định dạng này sẽ được sử dụng tích cực không chỉ để nghiên cứu cẩn thận tất cả thông tin mà còn để chuẩn bị bảng cho lần in tiếp theo.
Cách đầu tiên để thay đổi định dạng tài liệu
Bây giờ chúng ta hãy xem cách đầu tiên để thay đổi định dạng tài liệu, cách này đơn giản và dễ hiểu nhất có thể. Nó sẽ cho phép bạn thay đổi định dạng bảng trong vài giây để không bị phân tâm bởi các hành động khác và ngay lập tức bắt đầu làm việc với dữ liệu. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải làm như sau:
- Khởi chạy Excel và mở một tệp có định dạng bảng bất thường.
- Sau khi mở tài liệu, hãy chú ý đến phần dưới bên phải của bảng, nơi thường đặt phần kiểm soát kích thước phông chữ có thể đọc được. Giờ đây, ngoài chức năng thay đổi thu phóng, còn có thêm ba biểu tượng: bảng, trang và đánh dấu chung.
- Nếu bạn gặp một định dạng tệp có nhiều trang hoặc mục nhập nền “Trang 1”, thì định dạng “Bố cục Trang” sẽ được kích hoạt và được biểu thị dưới dạng biểu tượng thứ hai từ bên trái.
- Nhấp chuột trái vào biểu tượng “Định dạng thông thường” đầu tiên và bạn sẽ thấy giao diện của bảng đã thay đổi.
- Bạn có thể chỉnh sửa thông tin có sẵn hoặc thay đổi hoàn toàn bảng.
Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng thay đổi định dạng của tài liệu và có được giao diện quen thuộc với hầu hết người dùng. Đây là cách đơn giản và nhanh nhất đã có trong các phiên bản Excel mới.
Cách thứ hai để thay đổi định dạng tài liệu
Bây giờ hãy xem xét cách thứ hai để thay đổi định dạng của tài liệu, cách này sẽ cho phép bạn có được loại dữ liệu mong muốn để sử dụng hoặc chỉnh sửa sau này. Bạn sẽ cần phải làm như sau:
- Khởi chạy chương trình Excel.
- Mở một tài liệu có định dạng sai.
- Chuyển đến thanh chức năng trên cùng.
- Chọn tab Xem.
- Cần phải chọn định dạng của tài liệu.
Phương pháp này mất nhiều thời gian hơn một chút, nhưng phổ biến và hiệu quả, Rốt cuộc, bất kể phiên bản của chương trình là gì, bạn có thể điều hướng đến nó và kích hoạt định dạng tài liệu mong muốn.
Kết luận
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng bất kỳ phương pháp nào có sẵn vì mỗi phương pháp đều hiệu quả và giá cả phải chăng. Nhờ những hành động này, bạn có thể nhanh chóng thay đổi định dạng tài liệu để sử dụng thêm thông tin. Sử dụng các gợi ý và cải thiện kỹ năng của bạn với tư cách là người dùng Excel nâng cao.