Cách đặt và sửa vùng in trong Excel

Thông thường, sau khi kết thúc làm việc với một bảng trong Excel, bạn cần in kết quả đã hoàn thành. Khi bạn cần toàn bộ tài liệu, thật dễ dàng để gửi tất cả dữ liệu đến máy in. Tuy nhiên, đôi khi có những trường hợp chỉ cần chọn một số phần nhất định để in từ toàn bộ tệp. Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng các tính năng có sẵn của chương trình, thiết lập cài đặt tạm thời hoặc vĩnh viễn để in tài liệu.

Các cách tùy chỉnh vùng in trong Excel

Có hai cách để tạo và tùy chỉnh vùng có thể in của bảng tính Excel:

1. Một cài đặt chương trình duy nhất trước khi gửi tài liệu để in. Trong trường hợp này, các tham số đã nhập sẽ trở về các tham số ban đầu ngay sau khi tệp được in. Bạn sẽ phải lặp lại quy trình trước lần in tiếp theo.
2. Cố định một vùng có thể in cố định, vì vậy bạn không cần phải điều chỉnh lại trong tương lai. Tuy nhiên, nếu bạn muốn in các bảng khác nhau với các khu vực khác nhau, bạn sẽ phải cấu hình lại chương trình.

Mỗi phương pháp sẽ được thảo luận chi tiết hơn bên dưới.

Điều chỉnh thường xuyên các khu vực in

Phương pháp này sẽ phù hợp nếu các bảng bạn làm việc liên tục cần thay đổi vùng để in.

Chú ý! Chúng ta không được quên rằng nếu trong tương lai bạn cần in lại tài liệu ban đầu, tất cả các cài đặt sẽ phải được nhập lại.

Thủ tục:

1. Chọn tất cả các ô có thông tin bạn muốn in. Điều này có thể được thực hiện bằng các phím bàn phím (nút điều hướng) hoặc bằng cách giữ LMB và dần dần di chuyển chuột xuống vị trí mong muốn.

2. Khi phạm vi ô bắt buộc được đánh dấu, bạn cần chuyển đến tab "Tệp".
3. Trong menu mở ra, chọn chức năng “In”.
4. Tiếp theo, bạn cần đặt các tùy chọn in cho phạm vi ô đã chọn. Có ba tùy chọn: in toàn bộ sổ làm việc, chỉ in các trang tính đang hoạt động hoặc in một lựa chọn. Bạn phải chọn tùy chọn cuối cùng.
5. Sau đó, khu vực xem trước của phiên bản in của tài liệu sẽ được hiển thị.

Nếu thông tin hiển thị tương ứng với thông tin cần in, bạn vẫn phải nhấp vào nút “In” và đợi bản in hoàn chỉnh qua máy in. Khi in xong, cài đặt sẽ trở về cài đặt mặc định.

Sửa các thông số đồng nhất cho tất cả các tài liệu

Khi bạn cần in cùng một khu vực của bảng (nhiều bản sao ở các khoảng thời gian khác nhau hoặc thay đổi thông tin trong các ô đã chọn), tốt hơn nên đặt cài đặt in cố định để không phải thay đổi cài đặt nhiều lần. Thủ tục:

1. Chọn phạm vi ô cần thiết từ bảng chung (sử dụng bất kỳ phương pháp thuận tiện nào).
2. Chuyển đến tab “Bố cục Trang” trên thanh công cụ chính.
3. Nhấp vào tùy chọn “Vùng in”.
4. Sẽ có hai tùy chọn cho các hành động tiếp theo - “Hỏi” và “Xóa”. Bạn phải chọn cái đầu tiên.

5. Chương trình sẽ tự động sửa vùng đã chọn. Nó sẽ được hiển thị bất cứ khi nào người dùng điều hướng đến phần in.

Để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, bạn có thể thực hiện xem trước thông qua cài đặt in. Bạn có thể lưu các thông số đã thiết lập bằng cách nhấp vào biểu tượng đĩa mềm ở góc trên bên trái hoặc thông qua menu “Tập tin”.

Đặt nhiều vùng in

Đôi khi bạn cần in nhiều đoạn từ cùng một bảng tính trong Excel. Để thực hiện việc này, bạn cần thay đổi một chút thứ tự của các hành động bằng cách thêm một bước trung gian:

1. Chọn khu vực đầu tiên để in bằng các nút chuột hoặc các phím điều hướng trên bàn phím. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải giữ nút “CTRL”.
2. Không nhả nút “CTRL”, hãy chọn các vùng còn lại mà bạn muốn in.
3. Chuyển đến tab “Bố cục Trang”.
4. Từ nhóm Thiết lập Trang, chọn công cụ Vùng In.
5. Nó vẫn là để thêm các phạm vi đã đánh dấu trước đó, như được mô tả ở trên.

Quan trọng! Trước khi bạn bắt đầu in một số khu vực của bảng, bạn cần phải xem xét rằng mỗi khu vực trong số họ sẽ được in trên một trang tính riêng biệt. Điều này là do thực tế là để in chung trên một tờ, các phạm vi phải liền nhau.

Thêm một ô vào một khu vực thiết lập

Một tình huống khác có thể xảy ra là thêm một ô liền kề vào một khu vực đã được chọn. Để làm điều này, không cần phải đặt lại cài đặt và thay đổi chúng thành cài đặt mới.. Bạn có thể thêm một ô mới trong khi vẫn duy trì phạm vi đã đặt. Thủ tục:

1. Chọn các ô liền kề để được thêm vào một dải ô hiện có.
2. Chuyển đến tab “Bố cục Trang”.
3. Từ phần “Tùy chọn trang”, chọn chức năng “Vùng in”.

Ngoài các tùy chọn tiêu chuẩn, người dùng sẽ được cung cấp một hành động mới "Thêm vào khu vực có thể in". Nó vẫn còn để kiểm tra kết quả hoàn thành thông qua cửa sổ xem trước.

Xóa và làm lại

Khi tất cả các tài liệu có phạm vi yêu cầu đã được in hoặc bạn cần thay đổi cài đặt, bạn cần đặt lại cài đặt. Để thực hiện việc này, chỉ cần chuyển đến tab “Bố cục Trang”, chọn công cụ “Vùng in”, nhấp vào nút “Xóa”. Sau đó, bạn có thể đặt phạm vi mới theo hướng dẫn được mô tả ở trên.

Kết luận

Bằng cách tìm hiểu các quy trình được mô tả ở trên, bạn có thể in các tài liệu cần thiết hoặc các phần của chúng từ Excel với ít thời gian hơn. Nếu bảng tĩnh, một số lượng lớn các ô mới không được thêm vào, bạn nên đặt ngay các phạm vi cần thiết để in để bạn có thể thay đổi thông tin trong các ô đã chọn mà không cần định cấu hình lại trong tương lai. Nếu tài liệu liên tục thay đổi, cài đặt sẽ phải được lặp lại cho mỗi bản in mới.