Nội dung
Trình quản lý Hàm Microsoft Excel giúp bạn dễ dàng làm việc với các phép tính. Nó giúp loại bỏ sự cần thiết phải nhập công thức từng ký tự một, sau đó tìm kiếm lỗi trong các phép tính phát sinh do lỗi chính tả. Thư viện phong phú của Trình quản lý Hàm Excel chứa các mẫu cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau, ngoại trừ khi bạn cần tạo một công thức lồng nhau. Để giảm thời gian làm việc với các bảng, chúng tôi sẽ phân tích việc sử dụng công cụ này theo từng bước.
Bước # 1: Mở Trình hướng dẫn chức năng
Trước khi truy cập công cụ, hãy chọn ô để viết công thức - nhấp chuột để một khung dày xuất hiện xung quanh ô đó. Có một số cách để khởi chạy Trình hướng dẫn chức năng:
- Nhấn nút “Fx”, nằm ở bên trái của dòng để làm việc với các công thức. Phương pháp này là nhanh nhất, vì vậy nó phổ biến trong số các chủ sở hữu Microsoft Excel.
- Chuyển đến tab “Công thức” và nhấp vào nút lớn có cùng ký hiệu “Fx” ở phía bên trái của bảng điều khiển.
- Chọn danh mục mong muốn trong “Thư viện chức năng” và nhấp vào dòng chữ “Chèn chức năng” ở cuối dòng.
- Sử dụng tổ hợp phím Shift + F Đây cũng là một cách tiện lợi, nhưng có nguy cơ quên tổ hợp mong muốn.
Bước # 2: Chọn một tính năng
Trình quản lý Hàm chứa một số lượng lớn các công thức được chia thành 15 loại. Các công cụ tìm kiếm cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy mục nhập mong muốn trong số rất nhiều. Việc tìm kiếm được thực hiện theo chuỗi hoặc theo các danh mục riêng lẻ. Mỗi phương pháp này cần được khám phá. Ở đầu cửa sổ Trình quản lý là dòng “Tìm kiếm chức năng”. Nếu bạn biết tên của công thức mong muốn, hãy nhập nó và nhấp vào “Tìm”. Tất cả các hàm có tên tương tự với từ đã nhập sẽ xuất hiện bên dưới.
Tìm kiếm danh mục hữu ích khi tên công thức trong thư viện Excel không xác định. Nhấp vào mũi tên ở cuối bên phải của dòng “Danh mục” và chọn nhóm chức năng mong muốn theo chủ đề.
Có các chuỗi khác trong số các tên danh mục. Chọn "Danh sách đầy đủ theo thứ tự bảng chữ cái" sẽ dẫn đến danh sách tất cả các chức năng của thư viện. Tùy chọn “10 công thức được sử dụng gần đây” giúp những người thường chọn các công thức giống nhau để làm việc. Nhóm "Tương thích" là danh sách các công thức từ các phiên bản cũ hơn của chương trình.
Nếu chức năng mong muốn được tìm thấy trong danh mục, hãy nhấp vào nó bằng nút chuột trái, dòng sẽ chuyển sang màu xanh lam. Kiểm tra xem lựa chọn có đúng không và nhấn “OK” trong cửa sổ hoặc “Enter” trên bàn phím.
Bước # 3: Điền vào các đối số
Một cửa sổ để viết các đối số của hàm sẽ xuất hiện trên màn hình. Số dòng trống và kiểu của mỗi đối số phụ thuộc vào độ phức tạp của công thức đã chọn. Hãy phân tích giai đoạn bằng cách sử dụng hàm logic “IF” làm ví dụ. Bạn có thể thêm một giá trị đối số bằng cách viết bằng bàn phím. Nhập số mong muốn hoặc loại thông tin khác vào dòng. Chương trình cũng cho phép bạn chọn các ô có nội dung sẽ trở thành đối số. Đây là hai cách để làm điều đó:
- Nhập tên ô trong chuỗi. Tùy chọn là bất tiện so với thứ hai.
- Nhấp vào ô mong muốn bằng nút chuột trái, một đường viền chấm chấm sẽ xuất hiện dọc theo cạnh. Giữa tên của các ô, bạn có thể nhập các dấu hiệu toán học, điều này được thực hiện thủ công.
Để chỉ định một dải ô, hãy giữ ô cuối cùng và kéo nó sang một bên. Đường viền có dấu chấm chuyển động sẽ nắm bắt tất cả các ô mong muốn. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các dòng đối số bằng phím Tab.
Đôi khi số lượng đối số tự tăng lên. Không cần phải sợ điều này, vì nó xảy ra vì ý nghĩa của một chức năng cụ thể. Điều này thường xảy ra khi sử dụng các công thức toán học của Người quản lý. Đối số không nhất thiết phải bao gồm các con số - có các chức năng văn bản trong đó các phần của biểu thức được thể hiện bằng từ hoặc câu.
Bước # 4: Thực thi chức năng
Khi tất cả các giá trị được đặt và xác minh là chính xác, hãy nhấn OK hoặc Enter. Số hoặc từ mong muốn sẽ xuất hiện trong ô nơi công thức đã được thêm vào, nếu bạn đã làm đúng mọi thứ.
Trong trường hợp có sai sót, bạn luôn có thể sửa lỗi không chính xác. Chọn một ô có chức năng và đăng nhập vào Trình quản lý, như được hiển thị trong bước # 1. Một cửa sổ sẽ xuất hiện lại trên màn hình nơi bạn cần thay đổi giá trị của các đối số trong các dòng.
Nếu chọn sai công thức, hãy xóa nội dung của ô và lặp lại các bước trước đó. Hãy cùng tìm hiểu cách xóa một hàm khỏi bảng:
- chọn ô mong muốn và nhấn Delete trên bàn phím;
- bấm đúp vào ô có công thức - khi một biểu thức xuất hiện trong đó thay vì giá trị cuối cùng, hãy chọn nó và nhấn phím Backspace;
- nhấp một lần vào ô bạn đang làm việc trong Trình quản lý chức năng và xóa thông tin khỏi thanh công thức - nó nằm ngay phía trên bảng.
Giờ đây, hàm hoàn thành mục đích của nó - nó thực hiện một phép tính tự động và giải phóng bạn một chút khỏi công việc đơn điệu.