Nội dung
Trong công việc chuyên môn với bảng tính, việc tương tác với ngày giờ không phải là hiếm. Bạn sẽ không thể làm được nếu không có nó. Vì vậy, chính Chúa đã ra lệnh học cách làm việc với dữ liệu kiểu này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một lượng lớn thời gian và tránh được rất nhiều sai lầm khi làm việc với bảng tính.
Thật không may, nhiều người mới bắt đầu không biết dữ liệu được xử lý như thế nào. Vì vậy, trước khi xem xét lớp hoạt động này, cần phải tiến hành một chương trình giáo dục chi tiết hơn.
Cách ngày được biểu diễn trong Excel
Thông tin ngày được xử lý là số ngày kể từ ngày 0 tháng 1900 năm 1. Vâng, bạn không nhầm đâu. Thật vậy, từ con số không. Nhưng điều này là cần thiết để có một điểm khởi đầu, để ngày 1 tháng Giêng đã được coi là số 2958465, vân vân. Giá trị ngày được hỗ trợ tối đa là 31, lần lượt là ngày 9999 tháng XNUMX năm XNUMX.
Phương pháp này giúp bạn có thể sử dụng ngày tháng để tính toán và công thức. Vì vậy, Excel giúp bạn có thể xác định số ngày giữa các ngày. Lược đồ rất đơn giản: số thứ hai được trừ cho một số, và sau đó giá trị kết quả được chuyển đổi thành định dạng ngày tháng.
Để rõ ràng hơn, đây là bảng hiển thị các ngày với các giá trị số tương ứng của chúng.
Để xác định số ngày đã trôi qua từ ngày A đến ngày B, bạn cần trừ ngày đầu tiên cho ngày cuối cùng. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là công thức = B3-B2. Sau khi nhập nó, kết quả như sau.
Điều quan trọng cần lưu ý là giá trị tính theo ngày vì chúng tôi đã chọn một định dạng khác cho ô so với ngày. Nếu ban đầu chúng tôi chọn định dạng "Ngày", thì kết quả sẽ là như thế này.
Điều quan trọng là phải chú ý đến điểm này trong tính toán của bạn.
Nghĩa là, để hiển thị đúng số sê-ri tương ứng hoàn toàn với ngày, bạn phải sử dụng bất kỳ định dạng nào khác với ngày. Đổi lại, để chuyển số thành ngày, bạn nên đặt định dạng thích hợp.
Cách biểu diễn thời gian trong Excel
Cách biểu thị thời gian trong Excel hơi khác so với ngày. Ngày được lấy làm cơ sở và giờ, phút, giây là các phần nhỏ của nó. Tức là, 24 giờ là 1 và bất kỳ giá trị nào nhỏ hơn được coi là phân số của nó. Vì vậy, 1 giờ là 1/24 của một ngày, 1 phút là 1/1140 và 1 giây là 1/86400. Đơn vị thời gian nhỏ nhất có sẵn trong Excel là 1 mili giây.
Tương tự như ngày tháng, cách biểu diễn này giúp bạn có thể thực hiện các phép tính với thời gian. Đúng, có một điều bất tiện ở đây. Sau khi tính toán, chúng ta nhận được một phần của ngày chứ không phải số ngày.
Ảnh chụp màn hình hiển thị các giá trị ở định dạng số và định dạng "Thời gian".
Cách tính thời gian tương tự như ngày tháng. Cần trừ thời gian sớm hơn thời gian muộn hơn. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là công thức = B3-B2.
Vì ô B4 đầu tiên có định dạng Chung, sau đó khi kết thúc phần giới thiệu công thức, nó ngay lập tức chuyển thành “Thời gian”.
Excel, khi làm việc với thời gian, thực hiện các phép tính số học thông thường với các con số, sau đó được chuyển sang định dạng thời gian quen thuộc với chúng ta.
Định dạng ngày và giờ
Theo như chúng tôi biết, ngày và giờ có thể được lưu trữ ở các định dạng khác nhau. Do đó, bạn cần biết cách nhập chúng một cách chính xác để việc định dạng được chính xác.
Tất nhiên, bạn có thể sử dụng số thứ tự của ngày hoặc một phần của ngày khi nhập ngày và giờ, nhưng cách làm này rất bất tiện. Ngoài ra, bạn sẽ phải liên tục áp dụng một định dạng nhất định cho ô, điều này chỉ làm tăng thêm sự khó chịu.
Do đó, Excel cho phép bạn chỉ định thời gian và ngày tháng theo nhiều cách khác nhau. Nếu bạn áp dụng một trong số chúng, chương trình sẽ ngay lập tức chuyển đổi thông tin thành số thích hợp và áp dụng định dạng chính xác cho ô.
Xem bảng bên dưới để biết danh sách các phương thức nhập ngày và giờ được Excel hỗ trợ. Cột bên trái liệt kê các định dạng có thể có và cột bên phải hiển thị cách chúng sẽ được hiển thị trong Excel sau khi chuyển đổi. Điều quan trọng cần lưu ý là nếu năm không được chỉ định, thì năm hiện tại, được đặt trong hệ điều hành, sẽ tự động được gán.
Trên thực tế, có nhiều cách để hiển thị hơn. Nhưng những điều này là đủ. Ngoài ra, tùy chọn ghi ngày cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào quốc gia hoặc khu vực, cũng như cài đặt của hệ điều hành.
Định dạng tùy chỉnh
Trong khi làm việc với các ô, người dùng có thể xác định định dạng sẽ là gì. Anh ta có thể làm cho nó để chỉ hiển thị thời gian, tháng, ngày, v.v. Cũng có thể điều chỉnh thứ tự ngày được xây dựng, cũng như các dấu phân cách.
Để truy cập cửa sổ chỉnh sửa, bạn cần mở tab “Số”, nơi bạn có thể tìm thấy tùy chọn cửa sổ “Định dạng ô”. Trong hộp thoại mở ra, sẽ có một danh mục "Ngày" để bạn có thể chọn định dạng ngày chính xác.
Nếu bạn chọn danh mục "Thời gian", theo đó, một danh sách với các tùy chọn để hiển thị thời gian sẽ xuất hiện.
Để áp dụng một tùy chọn định dạng cụ thể cho một ô, bạn phải chọn định dạng mong muốn và bấm OK. Sau đó, kết quả sẽ được áp dụng. Nếu không có đủ định dạng mà Excel cung cấp, thì bạn có thể tìm danh mục "Tất cả các định dạng". Ngoài ra còn có rất nhiều lựa chọn.
Nếu không có tùy chọn nào phù hợp, thì bạn luôn có thể tạo tùy chọn của riêng mình. Nó rất dễ dàng để làm điều này. Bạn chỉ cần chọn các định dạng đặt trước làm mẫu và làm theo các bước sau:
- Chọn ô có định dạng bạn muốn thay đổi.
- Mở hộp thoại “Định dạng ô” và tìm tab “Số”.
- Tiếp theo, danh mục “Tất cả các định dạng” sẽ mở ra, tại đây chúng tôi tìm thấy trường đầu vào “TYPE”. Ở đó bạn cần chỉ định mã định dạng số. Sau khi bạn nhập nó, hãy nhấp vào “OK”.
- Sau các bước này, ô sẽ hiển thị thông tin ngày và giờ ở định dạng tùy chỉnh.
Sử dụng các hàm với ngày và giờ
Khi làm việc với ngày và giờ, người dùng có thể sử dụng hơn 20 chức năng khác nhau. Và mặc dù số tiền này có thể là quá nhiều đối với một người nào đó, nhưng tất cả chúng đều có thể được sử dụng để đạt được những mục tiêu nhất định.
Để truy cập tất cả các chức năng có thể có, bạn phải chuyển đến danh mục “Ngày và giờ” của nhóm “Thư viện chức năng”. Chúng tôi sẽ chỉ xem xét một số chức năng chính giúp bạn có thể trích xuất các tham số khác nhau từ ngày và giờ.
NĂM()
Cung cấp khả năng lấy năm tương ứng với một ngày cụ thể. Như bạn đã biết, giá trị này có thể nằm trong khoảng từ 1900 đến 9999.
Ô 1 hiển thị ngày ở định dạng DDDD DD.MM.YYYY hh: mm: ss. Đây là định dạng chúng tôi đã tạo trước đó. Hãy lấy làm ví dụ một công thức xác định bao nhiêu năm đã trôi qua giữa hai ngày.
Đồng thời, nếu nhìn kỹ hơn, hóa ra hàm đã không tính toán ra kết quả hoàn toàn chính xác. Lý do là nó chỉ sử dụng ngày trong các tính toán của nó.
THÁNG()
Với chức năng này, bạn có thể đánh dấu số của tháng tương ứng với một ngày cụ thể. Trả về kết quả từ 1 đến 12. Số này lần lượt tương ứng với số của tháng.
NGÀY()
Tương tự như các hàm trước, hàm này trả về số ngày trong một ngày nhất định. Kết quả tính toán có thể nằm trong khoảng từ 1 đến 31.
THỜI GIAN()
Như tên cho thấy, hàm này trả về số giờ, nằm trong khoảng từ 0 đến 23.
PHÚT()
Một hàm trả về số phút trong một ô cụ thể. Các giá trị có thể được trả về là từ 0 đến 59.
GIÂY ()
Hàm này trả về các giá trị giống như hàm trước đó, ngoại trừ việc nó trả về giây.
NGÀY()
Với chức năng này, bạn có thể tìm ra số ngày trong tuần được sử dụng trong ngày này. Các giá trị có thể là từ 1 đến 7, nhưng hãy nhớ rằng quá trình đếm ngược bắt đầu từ Chủ nhật, không phải Thứ Hai như chúng ta thường làm.
Tuy nhiên, sử dụng đối số thứ hai, hàm này cho phép bạn tùy chỉnh định dạng. Ví dụ: nếu bạn chuyển giá trị 2 làm tham số thứ hai, bạn có thể đặt định dạng để số 1 có nghĩa là Thứ Hai thay vì Chủ Nhật. Điều này thuận tiện hơn nhiều cho người dùng trong nước.
Nếu chúng ta viết 2 trong đối số thứ hai, thì trong trường hợp của chúng ta, hàm sẽ trả về giá trị 6, tương ứng với thứ bảy.
HÔM NAY()
Hàm này rất đơn giản: không cần đối số để nó hoạt động. Nó trả về số sê-ri của ngày được đặt trên máy tính. Nếu nó được áp dụng cho một ô có Định dạng chung được đặt, thì nó sẽ tự động được chuyển đổi sang định dạng "Ngày".
TATA ()
Hàm này cũng không yêu cầu bất kỳ đối số nào. Nó hoạt động theo cách tương tự như trước đó, chỉ với ngày và giờ. Nó được sử dụng nếu cần chèn vào ô ngày và giờ hiện tại được đặt trong máy tính. Và cũng giống như trong hàm trước, khi áp dụng hàm này, ô sẽ tự động được chuyển đổi sang định dạng ngày và giờ, miễn là định dạng "Chung" đã được đặt trước đó.
Cả chức năng trước đó và chức năng này đều được tự động thay đổi mỗi khi tính toán lại trang tính, giúp hiển thị ngày giờ cập nhật nhất.
Ví dụ, một công thức như vậy có thể xác định thời gian hiện tại.
=HÔM NAY NGÀY HÔM NAY()
Trong trường hợp này, công thức sẽ xác định phần của một ngày ở định dạng thập phân. Đúng, bạn sẽ phải áp dụng định dạng thời gian cho ô mà công thức được viết, nếu bạn muốn hiển thị chính xác thời gian chứ không phải số.
CUỘC HẸN()
Hàm này có ba đối số, mỗi đối số phải được nhập. Sau khi tính toán, hàm này trả về số thứ tự của ngày. Ô được tự động chuyển đổi sang định dạng “Ngày” nếu trước đó ô có định dạng “Chung”.
Đối số Ngày hoặc Tháng có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Trong trường hợp đầu tiên, ngày tăng lên và trong trường hợp thứ hai, nó giảm.
Bạn cũng có thể sử dụng các phép toán trong các đối số của hàm DATE. Ví dụ: công thức này thêm 1 năm 5 tháng và 17 ngày vào ngày trong ô A1.
Và một công thức như vậy có thể biến một chuỗi văn bản thành một ngày làm việc chính thức, có thể được sử dụng trong các hàm khác.
THỜI GIAN()
Cũng giống như chức năng CUỘC HẸN(), chức năng này có ba tham số bắt buộc - giờ, phút và giây. Sau khi sử dụng nó, một số thập phân sẽ xuất hiện trong ô kết quả, nhưng bản thân ô đó sẽ được định dạng ở định dạng “Thời gian” nếu nó có định dạng “Chung” trước đó.
Theo nguyên lý hoạt động của nó, chức năng THỜI GIAN() и CUỘC HẸN() rất nhiều thứ tương tự. Vì vậy, không có ý nghĩa gì khi tập trung vào nó.
Điều quan trọng cần lưu ý là hàm này không thể trả về thời gian lớn hơn 23:59:59. Nếu kết quả lớn hơn giá trị này, chức năng sẽ tự động được đặt lại về XNUMX.
chức năng CUỘC HẸN() и THỜI GIAN() có thể được áp dụng cùng nhau.
Trong ảnh chụp màn hình này, ô D1, được sử dụng cả hai chức năng này, có định dạng ngày giờ.
Các chức năng tính toán ngày và giờ
Tổng cộng có 4 chức năng cho phép bạn thực hiện các phép toán với ngày và giờ.
DATAMES ()
Sử dụng chức năng này, bạn có thể tìm ra số thứ tự của một ngày sau một số tháng đã biết (hoặc trước một số tháng nhất định). Hàm này nhận hai đối số: ngày bắt đầu và số tháng. Đối số thứ hai có thể là tích cực hoặc tiêu cực. Tùy chọn đầu tiên phải được chỉ định nếu bạn muốn tính toán ngày trong tương lai và tùy chọn thứ hai - nếu là ngày trước đó.
EOMONTH ()
Chức năng này giúp bạn có thể xác định số thứ tự của ngày cuối cùng của tháng chậm hơn hoặc trước một ngày nhất định. Có các đối số giống như đối số trước đó.
WORKDAY ()
Giống như chức năng DATAMES (), chỉ sự chậm trễ hoặc tạm ứng xảy ra trong một số ngày làm việc nhất định. Cú pháp tương tự.
Cả ba hàm này đều trả về một số. Để xem ngày, bạn cần chuyển ô sang định dạng thích hợp.
XA LẠ()
Hàm đơn giản này xác định số ngày làm việc từ ngày 1 đến ngày 2.