Nội dung
Nếu bạn thường xuyên phải gửi một số sách hoặc tờ giấy qua e-mail, thì bạn nên lưu ý rằng thủ tục này không thể được gọi là nhanh. Nếu bạn làm điều đó “cổ điển”, thì bạn cần:
- mở một chương trình email (ví dụ: Outlook)
- tạo một tin nhắn mới
- nhập địa chỉ, chủ đề và văn bản
- đính kèm một tệp vào tin nhắn (đừng quên!)
- ấn nút Gửi
Trên thực tế, thư có thể dễ dàng được gửi trực tiếp từ Excel theo nhiều cách khác nhau. Đi…
Phương pháp 1: Gửi được nhúng
Nếu bạn vẫn còn sử dụng Excel 2003 cũ tốt, thì mọi thứ thật đơn giản. Mở sách / trang tính mong muốn và chọn từ menu Tệp - Gửi - Tin nhắn (Tệp - Gửi đến - Người nhận Thư). Một cửa sổ sẽ mở ra, trong đó bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn để gửi:
Trong trường hợp đầu tiên, sách hiện tại sẽ được thêm vào thư dưới dạng tệp đính kèm, trong trường hợp thứ hai, nội dung của trang hiện tại sẽ đi thẳng vào văn bản thư dưới dạng bảng văn bản (không có công thức).
Ngoài ra, menu Tệp - Gửi (Tệp - Gửi tới) có một số tùy chọn vận chuyển kỳ lạ hơn:
- Tin nhắn (để xem xét) (Người nhận thư để xem xét) - toàn bộ sổ làm việc được gửi đi và đồng thời bật tính năng theo dõi thay đổi cho nó, tức là bắt đầu được cố định rõ ràng - ai, khi nào và trong những ô nào đã thực hiện những thay đổi nào. Sau đó, bạn có thể hiển thị các thay đổi được thực hiện trong menu Dịch vụ - Các bản sửa lỗi - Đánh dấu các bản sửa lỗi (Công cụ - Theo dõi thay đổi - Đánh dấu các thay đổi) hoặc trên tab Đánh giá - Sửa chữa (Reveiw - Theo dõi thay đổi) Nó sẽ trông giống như thế này:
Khung màu đánh dấu những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu (mỗi người dùng có một màu khác nhau). Khi bạn di chuột, một cửa sổ giống như ghi chú bật lên với mô tả chi tiết về ai, cái gì và khi nào được thay đổi trong ô này. Nó rất thuận tiện cho việc xem xét tài liệu, chẳng hạn như bạn chỉnh sửa báo cáo của cấp dưới hoặc sếp chỉnh sửa báo cáo của bạn.
- Dọc tuyến đường (Người nhận định tuyến) - thông điệp nơi cuốn sách của bạn sẽ được đính kèm sẽ đi qua một chuỗi người nhận, mỗi người trong số họ sẽ tự động chuyển tiếp nó, giống như một cái dùi cui. Nếu muốn, bạn có thể đặt tin nhắn sẽ trả lại cho bạn ở cuối chuỗi. Bạn có thể bật theo dõi thay đổi để xem các chỉnh sửa được thực hiện bởi từng người trong chuỗi.
Trong Excel 2007/2010 mới, tình hình hơi khác một chút. Trong các phiên bản này, để gửi sách qua đường bưu điện, bạn cần chọn nút Office (Nút Office) hoặc tab Tập tin (Tập tin) và đội Gửi (Gửi). Tiếp theo, người dùng được cung cấp một tập hợp các tùy chọn gửi:
Xin lưu ý rằng trong các phiên bản mới, khả năng gửi một trang tính riêng biệt của sổ làm việc được chèn vào phần nội dung của chữ cái đã biến mất - như trong Excel 2003 trở lên. Lựa chọn duy nhất còn lại là gửi toàn bộ tệp. Nhưng có một cơ hội hữu ích để gửi ở định dạng PDF nổi tiếng và XPS ít nổi tiếng hơn (tương tự như PDF, nhưng không yêu cầu Acrobat Reader để đọc - nó mở trực tiếp trong Internet Explorer). Lệnh gửi sách để đánh giá có thể được kéo ra dưới dạng một nút bổ sung trên bảng điều khiển truy cập nhanh qua Tệp - Tùy chọn - Thanh công cụ truy cập nhanh - Tất cả lệnh - Gửi để xem lại (Tệp - Tùy chọn - Thanh công cụ Truy cập Nhanh - Tất cả Comands - Gửi để Xem xét).
Phương pháp 2. Các macro đơn giản để gửi
Gửi macro dễ dàng hơn nhiều. Mở Visual Basic Editor qua Menu Dịch vụ - Macro - Visual Basic Editor (Công cụ - Macro - Visual Basic Editor), chèn mô-đun mới vào menu Chèn - Mô-đun và sao chép văn bản của hai macro này vào đó:
Người nhận Sub SendWorkbook () ActiveWorkbook.SendMail: = "[email protected]", Subject: = "Лови файлик" Kết thúc Sub Sub SendSheet () ThisWorkbook.Sheets ("Лист1"). Sao chép bằng ActiveWorkbook. Người nhậnSendMail: = "[email bảo vệ] ", Chủ đề: =" Bắt tệp ". Đóng SaveChanges: = Sai Kết thúc Với Kết thúc Sub Sau đó, các macro đã sao chép có thể được chạy trong menu Dịch vụ - Macro - Macro (Công cụ - Macro - Macro). Gửi Sổ làm việc gửi toàn bộ cuốn sách hiện tại đến địa chỉ được chỉ định và Gửi trang tính - Sheet1 dưới dạng tệp đính kèm.
Khi bạn chạy macro, Excel sẽ liên hệ với Outlook, điều này sẽ khiến thông báo bảo mật sau xuất hiện trên màn hình:
Chờ cho đến khi nút Giải quyết trở nên hoạt động và nhấp vào nó để xác nhận việc gửi của bạn. Sau đó, các tin nhắn được tạo tự động sẽ được đặt trong thư mục Năng động và sẽ được gửi đến người nhận lần đầu tiên bạn khởi động Outlook hoặc ngay lập tức nếu bạn khởi động Outlook.
Phương pháp 3. Macro toàn cầu
Và nếu bạn muốn gửi không phải cuốn sách hiện tại mà là bất kỳ tệp nào khác? Và nội dung của tin nhắn cũng sẽ rất hay khi được thiết lập! Các macro trước sẽ không hữu ích ở đây, vì chúng bị giới hạn bởi khả năng của chính Excel, nhưng bạn có thể tạo macro sẽ quản lý Outlook từ Excel - tạo và điền vào một cửa sổ thư mới và gửi nó. Macro trông như thế này:
Sub SendMail () Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject ("Outlook.Application") 'khởi động Outlook ở chế độ ẩn OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup' nếu không bắt đầu - thoát Đặt OutMail = OutApp.CreateItem (0) 'tạo một thông báo mới Khi Tiếp tục Lỗi Tiếp theo' điền vào các trường thông báo Với OutMail .To = Range ("A1"). Giá trị .Subject = Range ("A2"). Giá trị .Body = Phạm vi ("A3"). Giá trị .Attachments.Add phạm vi ("A4"). Giá trị 'Gửi có thể được thay thế bằng Hiển thị để xem tin nhắn trước khi gửi. Gửi Kết thúc Có Lỗi GoTo 0 Đặt OutMail = Không có gì dọn : Đặt OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Địa chỉ, chủ đề, văn bản của thư và đường dẫn đến tệp đính kèm phải nằm trong các ô A1: A4 của trang tính hiện tại.
- Gửi thư nhóm từ Excel với PLEX Add-in
- Macro để gửi thư từ Excel qua Lotus Notes của Dennis Wallentin
- Macro là gì, nơi chèn mã macro trong Visual Basic
- Tạo email bằng chức năng HYPERLINK