Tất cả về cách tạo biểu đồ trong Excel. Hướng dẫn từng bước với ảnh chụp màn hình

Excel là một chương trình tuyệt vời cho phép bạn xử lý không chỉ dữ liệu số. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể trình bày trực quan bất kỳ thông tin nào bằng cách xây dựng các sơ đồ có mức độ phức tạp khác nhau. Chỉ cần xác định dữ liệu trong các ô là đủ và chương trình sẽ tự động xây dựng biểu đồ dựa trên chúng. Nói nó thật tuyệt vời!

Trong trường hợp này, người dùng có thể tùy chỉnh giao diện của biểu đồ mà mình thích. Hôm nay chúng tôi sẽ phân tích chi tiết các công cụ biểu đồ có sẵn trong Excel và các chương trình tương tự khác. Rốt cuộc, nguyên tắc cơ bản không chỉ giới hạn trong bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft, phải không? Do đó, các nguyên tắc được mô tả ở đây cũng có thể được sử dụng khi làm việc với các chương trình bảng tính khác như LibreOffice, WPS Office hoặc Google Sheets.

Xây dựng biểu đồ dựa trên dữ liệu bảng tính Excel

Trước khi tiếp tục trực tiếp xây dựng biểu đồ Excel, bạn cần hiểu nó là gì và chúng dùng để làm gì. Có một số cách để trình bày thông tin:

1. Thính giác.
2. Text.
3. Thị giác.
4. Tương tác.

Điều quen thuộc nhất đối với người bình thường là cách truyền tải thông tin bằng thính giác và văn bản. Đầu tiên liên quan đến việc sử dụng giọng nói để trình bày một số dữ liệu, sự kiện và số liệu nhất định. Một phương pháp rất không đáng tin cậy không thể cung cấp thông tin một cách hoàn hảo. Điều duy nhất nó có thể được sử dụng trong các buổi thuyết trình là khơi gợi những cảm xúc nhất định ở khán giả. Văn bản có thể truyền đạt văn bản, nhưng khả năng gợi lên những cảm xúc nhất định thấp hơn nhiều. Phương pháp tương tác liên quan đến sự tham gia của khán giả (ví dụ, các nhà đầu tư). Nhưng nếu chúng ta nói về dữ liệu kinh doanh, thì bạn không thể chơi nhiều ở đây.

Cách trình bày thông tin trực quan mở ra rất nhiều lợi thế. Nó giúp kết hợp tất cả các ưu điểm của các phương pháp còn lại. Nó truyền thông tin rất chính xác, vì nó chứa tất cả các con số và một người có thể phân tích dữ liệu dựa trên biểu đồ. Anh ấy có khả năng khơi gợi cảm xúc. Ví dụ, chỉ cần nhìn vào biểu đồ về sự lây lan của nhiễm coronavirus trong thời gian gần đây, và ngay lập tức sẽ thấy rõ biểu đồ có thể dễ dàng ảnh hưởng đến phần cảm xúc của não như thế nào.

Và điều quan trọng, nó có thể liên quan đến một người có thể xem xét một cách có chọn lọc một hoặc một phần khác của biểu đồ và phân tích thông tin mà anh ta thực sự cần. Đây là lý do tại sao các biểu đồ đã trở nên phổ biến trên khắp thế giới. Chúng được sử dụng trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau của con người:

1. Trong quá trình trình bày các kết quả nghiên cứu ở nhiều cấp độ khác nhau. Đây là điểm chung cho cả sinh viên và nhà khoa học bảo vệ luận án. Kiểu trình bày thông tin này, giống như một biểu đồ, có thể đóng gói một lượng lớn thông tin thành một dạng rất thuận tiện và trình bày tất cả dữ liệu này cho nhiều đối tượng để nó ngay lập tức trở nên rõ ràng. Sơ đồ cho phép bạn truyền cảm hứng tự tin về những gì một ứng viên xin bằng thạc sĩ hoặc tiến sĩ nói.
2. Trong các buổi thuyết trình kinh doanh. Đặc biệt việc tạo sơ đồ là cần thiết nếu cần trình bày dự án với chủ đầu tư hoặc báo cáo tiến độ thực hiện công việc của mình.

   Điều này sẽ làm rõ rằng các tác giả của dự án tự coi trọng nó. Trong số những thứ khác, các nhà đầu tư sẽ có thể tự mình phân tích tất cả các thông tin cần thiết. Chà, quan điểm về thực tế là sự hiện diện của các sơ đồ tự nó truyền cảm hứng cho sự tự tin, bởi vì nó gắn liền với độ chính xác của việc trình bày thông tin, vẫn còn đối với cả lĩnh vực này và tất cả những điều sau đây.

3. Để báo cáo cho cấp trên. Quản lý yêu thích ngôn ngữ của những con số. Hơn nữa, ở cấp bậc càng cao, đối với anh ta càng quan trọng. Chủ sở hữu của bất kỳ doanh nghiệp nào cần phải hiểu khoản đầu tư này thu được bao nhiêu, lĩnh vực sản xuất nào không có lãi và lĩnh vực nào có lãi, đồng thời hiểu nhiều khía cạnh quan trọng khác.

Có nhiều lĩnh vực khác mà biểu đồ có thể được sử dụng. Ví dụ, trong dạy học. Nhưng cho dù chúng được biên dịch cho những mục đích cụ thể nào, nếu chúng được thực hiện trong Excel, thì trên thực tế hầu như không cần phải làm gì cả. Chương trình sẽ làm mọi thứ cho chính người đó. Trên thực tế, việc xây dựng biểu đồ trong Excel về cơ bản không khác với việc tạo các bảng thông thường. Do đó, bất kỳ ai cũng có thể tạo ra chúng rất đơn giản. Nhưng để rõ ràng, chúng ta hãy mô tả nguyên tắc cơ bản dưới dạng hướng dẫn. Làm theo các bước sau:

1. Trước khi tạo đồ thị hoặc biểu đồ, trước tiên bạn phải tạo một bảng với thông tin sẽ được sử dụng cho việc này. Hãy cũng tạo một bảng như vậy.
2. Sau khi tạo bảng, bạn cần tìm khu vực sẽ được sử dụng làm cơ sở của biểu đồ, sau đó nhấp chuột trái vào tab “Chèn” một lần. Sau đó, người dùng sẽ có thể chọn loại biểu đồ mà mình thích. Đây là một biểu đồ, một biểu đồ tròn và một biểu đồ. Có chỗ để mở rộng.
   

   Chú ý! Các chương trình khác nhau về số lượng các loại sơ đồ có thể được tạo.

3. Bạn có thể sử dụng nhiều loại biểu đồ khác. Chúng không phổ biến như vậy. Để xem toàn bộ danh sách các loại có sẵn, hãy chuyển đến menu "Sơ đồ" và chọn một loại cụ thể ở đó. Chúng tôi thấy rằng có một menu hơi khác ở đây. Không có gì lạ về điều này, vì bản thân các nút có thể khác nhau không chỉ tùy thuộc vào phiên bản của bộ ứng dụng văn phòng mà còn tùy thuộc vào sự đa dạng của chương trình và hệ điều hành. Ở đây, điều quan trọng là phải hiểu logic trước, và mọi thứ khác phải trở nên trực quan.
4. Sau khi chọn loại biểu đồ thích hợp, hãy nhấp vào nó. Sau đó, bạn sẽ được hiển thị với một danh sách các kiểu phụ và bạn sẽ cần chọn kiểu phù hợp nhất với tình huống của mình. Ví dụ: nếu một biểu đồ đã được chọn, thì bạn có thể chọn thông thường, thanh, âm lượng, v.v. Danh sách các loại có hình ảnh mà bạn có thể hiểu sơ đồ cuối cùng sẽ trông như thế nào, nằm ngay trong menu này.
5. Chúng tôi nhấp vào loại phụ mà chúng tôi quan tâm, sau đó chương trình sẽ thực hiện mọi thứ tự động. Biểu đồ kết quả sẽ xuất hiện trên màn hình.
6. Trong trường hợp của chúng tôi, bức tranh hóa ra như sau.
7. Nếu chúng ta chọn loại "Biểu đồ", thì biểu đồ của chúng ta sẽ trông như thế này.
8. Biểu đồ hình tròn có dạng như sau.

Như bạn thấy, các hướng dẫn không phức tạp chút nào. Chỉ cần nhập một ít dữ liệu là đủ và máy tính sẽ làm phần còn lại cho bạn.

Cách làm việc với biểu đồ trong Excel

Sau khi tạo biểu đồ, chúng ta đã có thể tùy chỉnh nó. Để làm điều này, bạn cần tìm tab "Designer" ở đầu chương trình. Bảng điều khiển này có khả năng thiết lập các thuộc tính khác nhau của biểu đồ mà chúng tôi đã tạo trước đó. Ví dụ: người dùng có thể thay đổi màu của các cột, cũng như thực hiện các thay đổi cơ bản hơn. Ví dụ: thay đổi kiểu hoặc kiểu phụ. Vì vậy, để thực hiện việc này, bạn cần chuyển đến mục “Thay đổi loại biểu đồ” và trong danh sách xuất hiện, bạn có thể chọn loại mong muốn. Tại đây bạn cũng có thể xem tất cả các kiểu và kiểu phụ có sẵn.

Chúng tôi cũng có thể thêm một số yếu tố vào biểu đồ đã tạo. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút thích hợp, nằm ngay phía bên trái của bảng điều khiển.

Bạn cũng có thể thiết lập nhanh chóng. Có một công cụ đặc biệt cho việc này. Bạn có thể tìm thấy nút tương ứng với nó ở bên phải của menu “Thêm phần tử biểu đồ”. Ở đây bạn có thể chọn hầu hết mọi tùy chọn thiết kế phù hợp với nhiệm vụ hiện tại.

Nó cũng khá hữu ích nếu có chỉ định của mỗi người trong số họ gần các cột. Để làm điều này, bạn cần thêm chú thích thông qua menu "Thêm phần tử biểu đồ". Sau khi nhấp vào nút này, một danh sách sẽ mở ra trong đó chúng ta quan tâm đến mục tương ứng. Sau đó, chúng tôi chọn cách phụ đề sẽ được hiển thị. Trong ví dụ của chúng tôi - được chỉ ra trong ảnh chụp màn hình.

Giờ đây, biểu đồ này không chỉ hiển thị rõ ràng thông tin mà còn có thể được sử dụng để hiểu chính xác ý nghĩa của mỗi cột.

Làm thế nào để thiết lập một biểu đồ với tỷ lệ phần trăm?

Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang các ví dụ cụ thể. Nếu chúng ta cần tạo một biểu đồ trong đó chúng ta làm việc với tỷ lệ phần trăm, thì chúng ta cần chọn một loại hình tròn. Bản thân hướng dẫn như sau:

1. Theo cơ chế được mô tả ở trên, cần tạo một bảng với dữ liệu và chọn một phạm vi có dữ liệu sẽ được sử dụng để xây dựng biểu đồ. Sau đó, chuyển đến tab “Chèn” và chọn loại thích hợp.
2. Sau khi hoàn thành bước trước, chương trình sẽ tự động mở tab “Khối mã lệnh”. Tiếp theo, người dùng cần phân tích các tùy chọn có sẵn và tìm tùy chọn nơi các biểu tượng phần trăm được hiển thị.
3. Các công việc tiếp theo với biểu đồ hình tròn sẽ được thực hiện theo cách tương tự.

Cách thay đổi kích thước phông chữ trong biểu đồ excel

Tùy chỉnh phông chữ biểu đồ cho phép bạn làm cho nó linh hoạt và nhiều thông tin hơn. Nó cũng hữu ích nếu nó cần được hiển thị trên màn hình lớn. Thường thì kích thước tiêu chuẩn không đủ để hiển thị cho những người từ hàng sau. Để đặt kích thước phông chữ biểu đồ, bạn cần nhấp chuột phải vào nhãn thích hợp và nhấp vào mục phông chữ trong danh sách xuất hiện.

Sau đó, bạn cần thực hiện tất cả các điều chỉnh cần thiết và nhấp vào nút “OK” để lưu chúng.

Biểu đồ Pareto - định nghĩa và nguyên tắc xây dựng trong Excel

Nhiều người biết đến nguyên tắc Pareto, nói rằng 20% ​​nỗ lực mang lại 80% kết quả và ngược lại. Sử dụng nguyên tắc này, bạn có thể vẽ một sơ đồ cho phép bạn tìm ra hầu hết các hành động hiệu quả nhất mà từ đó kết quả là lớn nhất. Và để xây dựng một biểu đồ kiểu này, các công cụ tích hợp sẵn của Microsoft Excel là đủ. Để xây dựng một đồ họa thông tin như vậy, bạn phải chọn loại "Biểu đồ". Trình tự các hành động của chúng tôi như sau:

1. Hãy tạo một bảng mô tả tên của các sản phẩm. Chúng tôi sẽ có nhiều cột. Cột đầu tiên sẽ mô tả tổng số tiền mua hàng hóa bằng tiền. Cột thứ hai ghi lợi nhuận từ việc bán các hàng hóa này.
2. Chúng tôi tạo biểu đồ bình thường nhất. Để làm điều này, bạn cần tìm tab "Chèn", sau đó chọn loại biểu đồ thích hợp.
3. Bây giờ chúng ta đã có một biểu đồ sẵn sàng, có 2 cột màu khác nhau, mỗi cột đại diện cho một cột cụ thể. Dưới đây, bạn có thể thấy phần chú thích của biểu đồ, theo đó chúng tôi hiểu được vị trí của cột.
4. Bước tiếp theo mà chúng ta cần thực hiện là chỉnh sửa cột chịu trách nhiệm về lợi nhuận. Chúng tôi đang phải đối mặt với nhiệm vụ nhìn thấy sự thay đổi của nó trong động lực học. Do đó, chúng ta cần một loại biểu đồ "Graph". Do đó, trong tab “Designer”, chúng ta cần tìm nút “Change Chart Type” và nhấp vào nút đó. Sau đó, chọn một lịch trình từ danh sách. Điều quan trọng là đừng quên chọn cột thích hợp trước khi thực hiện việc này.

Bây giờ biểu đồ Pareto đã sẵn sàng. Bạn có thể phân tích hiệu quả và xác định những gì có thể hy sinh mà không sợ hãi. Việc chỉnh sửa biểu đồ này được thực hiện theo cách chính xác như trước đây. Ví dụ: bạn có thể thêm nhãn vào các thanh và điểm trên biểu đồ, thay đổi màu của đường, cột, v.v.

Vì vậy, Excel có một bộ công cụ khổng lồ để tạo biểu đồ và tùy chỉnh chúng. Nếu bạn tự thử nghiệm với các cài đặt, rất nhiều thứ trở nên rõ ràng và bạn sẽ có thể tạo các biểu đồ có độ phức tạp bất kỳ và làm cho chúng có thể đọc được. Và đây chính là điều mà bất kỳ nhà đầu tư, ông chủ hay khách hàng nào cũng cần. Sơ đồ tìm thấy ứng dụng của chúng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động có thể có. Vì vậy, Excel được coi là chương trình chính để kiếm tiền. Bây giờ bạn đã đến gần hơn với họ. Chúc may mắn.