Phân nhóm và hủy nhóm dữ liệu trong Excel. Hướng dẫn từng bước với hình ảnh

Bây giờ là thời đại thông tin. Số lượng dữ liệu mà mọi người phải xử lý hàng ngày ngày càng nhiều hơn. Điều này áp dụng cho tất cả các lĩnh vực có thể có của cuộc sống, bao gồm cả công việc. Hiện nay ngày càng có nhiều lĩnh vực hoạt động của con người, trong đó nhu cầu cấp thiết về khả năng xử lý nhanh chóng một lượng lớn thông tin.

Một trong những tính năng Excel cho phép bạn làm điều này là nhóm. Thực tế là cấu trúc thông tin giúp hoạt động không phải với tất cả dữ liệu có sẵn, mà chỉ với các phần nhỏ. Nếu bạn đóng gói cùng một loại thông tin trong một khối thì sẽ dễ dàng hơn cho máy tính và cho chính người đó. Hầu như không có lĩnh vực nào mà việc cấu trúc thông tin không được yêu cầu:

1. Xử lý dữ liệu bán hàng. Các nhà kho thường xuyên nhận được những lô hàng lớn với nhiều loại hàng hóa khác nhau với giá thành, trọng lượng, nhà cung cấp, tên tuổi, v.v. Cấu trúc dữ liệu giúp bạn điều hướng dễ dàng hơn trong tất cả các mảng thông tin này.
2. Học. Chất lượng giáo dục và tự giáo dục có liên quan chặt chẽ đến mức độ cấu trúc của thông tin. Do đó, nếu bạn nhóm các dữ liệu cùng loại cạnh nhau một cách chính xác, bạn sẽ dễ dàng thực hiện không chỉ các nhiệm vụ thực tế liên quan đến thống kê, mà còn cả các nhiệm vụ lý thuyết, sắp xếp bài tập về nhà, v.v.
3. Báo cáo kế toán. Kế toán thường xuyên phải tiếp xúc với các con số, mỗi con số này có mối liên hệ với các con số khác. Và để thuận tiện hơn khi làm việc với một số lượng lớn các giá trị uXNUMXbuXNUMX được viết tắt với nhau và thông tin thuộc một kiểu khác, rất tiện lợi khi sử dụng phân nhóm dữ liệu.

Ngoài ra, chức năng nhóm dữ liệu cho phép bạn ẩn thông tin lỗi thời. Hãy xem nó hoạt động như thế nào và bạn có thể sử dụng nó như thế nào.

Cách thiết lập các tham số chức năng

Để làm việc với phân nhóm dữ liệu, trước tiên bạn phải định cấu hình nó. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab "Dữ liệu" và tìm tùy chọn "Cấu trúc" ở đó. Tiếp theo, một bảng bật lên sẽ xuất hiện trong đó bạn cần tìm một nút ở góc dưới bên phải.

Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn cần chọn các hộp kiểm thích hợp và nhấn phím OK. Các cài đặt này kiểm soát cách dữ liệu sẽ được hiển thị.

Quan trọng: trong thực tế, nhiều người cảm thấy khá bất tiện khi hiển thị tổng dưới dữ liệu. Do đó, bạn có thể bỏ chọn hộp này. Bạn cũng nên chọn hộp “Kiểu tự động”.

Sau khi hoàn thành các bước này, bạn có thể bắt đầu nhóm thông tin ngay lập tức.

Cách nhóm dữ liệu theo hàng

Bây giờ chúng ta hãy tìm ra những gì cần phải được thực hiện để nhóm các hàng, trong thực tế.

1. Tạo một hàng mới bên trên hoặc bên dưới những hàng chúng ta muốn nhóm. Tất cả phụ thuộc vào phương pháp hiển thị kết quả đã được chọn ở giai đoạn trước.
2. Bước tiếp theo là tạo tiêu đề bảng ở ô trên cùng bên trái của hàng đã thêm. Đây sẽ là tên của nhóm mà các ô sẽ được kết hợp phổ biến trên một cơ sở nhất định.
3. Chọn tất cả các ô trong khu vực bên dưới hàng mới tạo hoặc phía trên hàng đó (tùy thuộc vào những gì chúng ta đã làm trong bước đầu tiên). Sau đó, chúng tôi tìm nút "Cấu trúc" trên tab dữ liệu và ở đó chúng tôi tìm thấy tùy chọn "Nhóm". Điều quan trọng là không nhấp vào mũi tên hoặc tên của lệnh trong bảng điều khiển bật lên, mà nhấp vào biểu tượng.

Nếu bạn vẫn nhấp vào mũi tên xuống, một menu bổ sung sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể chọn chức năng nhóm hoặc tạo cấu trúc. Chúng tôi chủ yếu quan tâm đến việc phân nhóm ở giai đoạn này.

Sau đó, chúng tôi chọn tính năng chính mà nhóm sẽ được thực hiện. Nó có thể là hàng hoặc cột. Nếu bạn không thay đổi bất cứ điều gì, thì mục đầu tiên được chọn theo mặc định. Sau khi chúng tôi đã đảm bảo rằng các cài đặt được đặt như chúng tôi cần, chúng tôi cần xác nhận hành động của mình bằng cách nhấn nút OK. Vì chúng ta đang nhóm theo hàng nên chúng ta không cần thay đổi bất cứ điều gì, chúng ta chỉ cần kiểm tra lại.

Quan trọng: nếu trước khi bắt đầu nhóm các đối tượng, bạn không chọn một ô mà chọn toàn bộ cột hoặc hàng trên bảng tọa độ, thì hộp thoại này sẽ không xuất hiện. Chương trình sẽ tự tìm ra những việc cần làm.

Thực tế là các đường đã được nhóm lại, chúng ta có thể hiểu bằng dấu trừ trên bảng tọa độ. Điều này cho chúng tôi biết rằng dữ liệu đã được tiết lộ. Bây giờ chúng ta có thể ẩn chúng bằng cách nhấp vào biểu tượng này hoặc bằng cách nhấp vào nút 1 cao hơn một chút (nó cho biết mức độ nhóm).

Chúng ta thấy rằng các dòng bị ẩn và dấu trừ đã chuyển thành dấu cộng. Để mở dòng mong muốn, bạn có thể nhấp vào dòng đó, và sau đó chương trình sẽ tự thực hiện. Nếu bạn cần mở rộng tất cả các đường, thì bạn cần nhấp vào nút “2”, nằm trên cùng của bảng tọa độ trong trường hợp này.

Cách nhóm các cột

Để nhóm các cột, thuật toán của các hành động gần giống nhau:

1. Tùy thuộc vào những tùy chọn chúng tôi đã chọn trong cài đặt, chúng tôi cần chèn một cột mới vào bên trái hoặc bên phải của khu vực sẽ được nhóm.
2. Chúng tôi viết ra tên của nhóm trong ô trên cùng của cột xuất hiện.
3. Chúng tôi chọn tất cả các cột mà chúng tôi cần nhóm (chỉ để lại cột mà chúng tôi đã thêm ở giai đoạn đầu tiên), và sau đó nhấp vào nút “Nhóm” theo cách tương tự như thuật toán được mô tả ở trên.
4. Bây giờ chúng ta cần nhấp vào mục “Cột” trong cửa sổ nhỏ và nhấp vào nút “OK”.
5. Chúc may mắn.

Notes. Giống như khi nhóm các hàng, nếu chúng ta chọn toàn bộ các cột trong thanh tọa độ ngang, chúng ta sẽ không nhận được một hộp thoại nhỏ.

Cách tạo nhóm đa cấp

Excel là một chương trình chức năng, nhưng các khả năng của nó không kết thúc với nhóm cấp đơn, như được mô tả trong các ví dụ ở trên. Ngoài ra còn có khả năng nhóm các ô theo nhiều cấp độ. Điều này được thực hiện theo cách sau:

1. Để bắt đầu, nhóm chính được tạo theo cách được mô tả ở trên. Các nhóm con sau đó sẽ được thêm vào nó.
2. Sau đó, chúng tôi đảm bảo rằng nhóm chính được mở. Trong đó, chúng ta cũng thực hiện các thao tác như đã mô tả ở trên. Các bước cụ thể phụ thuộc vào việc người đó đang làm việc với hàng hay cột.
3. Kết quả là, các nhóm gồm nhiều cấp có thể được tạo ra.

Hướng dẫn hủy nhóm dữ liệu

Một tình huống có thể phát sinh khi một nhóm hoặc nhóm con đã tạo trước đó không còn cần thiết nữa. Có một chức năng riêng cho việc này - “Ungroup”. Để thực hiện nó, bạn cần làm theo các bước sau:

1. Chọn các phần tử là một phần của nhóm.
2. Mở tab "Dữ liệu".
3. Chúng tôi tìm thấy nhóm "Cấu trúc" ở đó, mở nó bằng mũi tên bên dưới.
4. Tại đó, nhấp vào nút “Bỏ nhóm”. Điều rất quan trọng là nhấp vào biểu tượng, không phải dòng chữ.

Tiếp theo, chúng tôi chọn chính xác những gì chúng tôi muốn tách nhóm. Chúng tôi chọn mục phù hợp tùy thuộc vào những gì chúng tôi đã nhóm trước đó. Sau khi hoàn thành hành động, nhấn nút OK.

Chú ý! Nếu trước đó một nhóm nhiều cấp đã được tạo hoặc một số nhóm khác nhau được tạo ra, thì chúng nên được cải tổ riêng biệt.

Ở đây chúng tôi cũng nhận được kết quả như vậy.

Đây là một thuật toán chung để hủy nhóm các ô, nhưng cũng như trong bất kỳ công việc kinh doanh nào, có nhiều sắc thái. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn.

Cách hủy nhóm các trang tính

Thỉnh thoảng, có thể cần phải hủy nhóm các trang tính. Để làm điều này, bạn phải thực hiện chuỗi hành động sau:

1. Để bắt đầu, chúng tôi tìm những trang tính đã được nhóm lại. Nếu các trang tính đã được nhóm từ trước, chúng sẽ được hiển thị cùng màu hoặc tiêu đề sẽ được in đậm.
2. Sau đó, bạn cần nhấp chuột phải vào một trong các trang tính từ nhóm, rồi nhấp vào nút “Bỏ nhóm trang tính” trong menu ngữ cảnh. Bây giờ chúng sẽ được hủy nhóm và tất cả các thay đổi sẽ được thực hiện cho chúng một cách độc lập với những thay đổi khác.

Một cách khác để hủy nhóm các trang tính là sử dụng phím Shift và sau đó nhấp vào trang tính đang hoạt động trong nhóm mà bạn muốn hủy nhóm. Đó là, bạn cần xác định nhóm có yêu cầu hủy nhóm, sau đó nhấp vào một trong các tab, sau đó nhấp vào nó trong khi giữ phím Shift.

Sau khi các thay đổi đã được thực hiện, bây giờ bạn có thể nhóm một số trang tính. Để thực hiện việc này, hãy nhấn phím Ctrl hoặc Cmd (phím đầu tiên dành cho máy tính chạy Windows và phím thứ hai dành cho công nghệ của Apple) và trong khi giữ nút, hãy nhấp luân phiên vào các trang tính mà bạn muốn kết hợp thành một nhóm. Sau đó, chương trình sẽ làm mọi thứ cho người dùng.

Cách hủy nhóm dữ liệu được nhóm theo cách thủ công

Trước khi hủy nhóm các ô, trước tiên bạn phải hiểu cách chúng được nhóm: theo cách thủ công hay tự động. Phân nhóm thủ công được coi là phương pháp được mô tả ở trên. Tự động tạo nhóm là khi chúng được tạo bằng cách sử dụng các chức năng nhất định. Ví dụ, sau khi tạo tổng phụ. Thực tế là cơ hội này đã được sử dụng có thể được hiểu từ dòng “Kết quả trung gian”.

Nếu dữ liệu được nhóm thông qua chức năng cùng tên Excel, thì để giải tán nó, bạn cần đảm bảo rằng nhóm đã được triển khai. Nếu không, bạn cần nhấp vào nút + trên thanh bên bên trái. Thực tế là nhóm được triển khai, chúng ta có thể đánh giá bằng nút bấm - ở cùng một nơi. Khi chúng tôi mở rộng một nhóm, chúng tôi bắt đầu thấy cả hàng và nhóm ẩn. Sau đó, sử dụng bàn phím hoặc nút chuột trái, chọn tất cả các ô trong nhóm và sau đó - theo thuật toán được mô tả ở trên.

Ít người biết rằng có một cách khác để hủy nhóm các ô được nhóm theo cách thủ công - sử dụng phím nóng.

Để thực hiện việc này, trước tiên bạn phải chọn những cột đã được nhóm lại, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên trái. Nếu công việc được thực hiện trên máy tính điều khiển bằng Mac OS thì bạn cần sử dụng tổ hợp phím Command + Shift + J.

Cách hủy nhóm dữ liệu được nhóm tự động

Nếu, do kết quả của việc kiểm tra được thực hiện trong đoạn trước, hóa ra dữ liệu được nhóm tự động, thì mọi thứ có phần phức tạp hơn, vì hàm ungroup tiêu chuẩn sẽ không hoạt động trong trường hợp này. Các hành động phụ thuộc vào những gì đã thực hiện chính xác việc nhóm dữ liệu. Nếu đây là hàm "Tổng phụ", thì chuỗi hành động như sau:

1. Chúng tôi mở cùng một tab với dữ liệu trên bảng điều khiển chính (hoặc dải băng, vì nó cũng thường được gọi).
2. Sau khi chúng ta nhấp vào nút “Tổng phụ” (đó là chính xác những gì chúng ta cần làm ở bước thứ hai), chúng ta sẽ có một cửa sổ. Bản thân nút nằm trong cùng một phần - Cấu trúc. Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó chúng ta cần nhấp vào nút “Xóa tất cả”. Nó có thể được tìm thấy ở góc dưới bên trái của cửa sổ hoặc ở nơi khác (tùy thuộc vào phiên bản Office và chương trình bảng tính cụ thể).

Chú ý! Phương pháp này không chỉ loại bỏ nhóm mà còn loại bỏ tổng phụ. Do đó, nếu bạn cần giữ chúng, tốt hơn là sao chép các phần tử nhóm sang một trang tính khác và sử dụng chúng như những phần tử chưa được nhóm.

Khuyến nghị mạnh mẽ cho bất kỳ hoạt động nào với bảng để nhóm hoặc hủy nhóm dữ liệu. Trước khi thực hiện việc này, bạn cần tạo một bản sao của bảng gốc. Trong trường hợp này, bạn có thể khôi phục chế độ xem ban đầu của tài liệu nếu có điều gì đó không diễn ra theo đúng kế hoạch.

Vì vậy, Excel có một chức năng rất rộng để cấu trúc dữ liệu. Tất nhiên, nó sẽ không thể làm mọi thứ cho một người, nhưng nó cho phép bạn sắp xếp công việc thuận tiện hơn với dữ liệu có cấu trúc. Phần còn lại sẽ phải được thực hiện bởi người. Tuy nhiên, đây là một công cụ rất hữu ích sẽ rất hữu ích cho những ai phải làm việc với lượng thông tin dạng số và dạng văn bản khổng lồ.