Biểu đồ trong Excel với các dữ liệu khác nhau: mục đích, loại, cách xây dựng

Mẹo, thủ thuật và kỹ thuật để cải thiện giao diện của biểu đồ trong Microsoft Excel.

Các công cụ biểu đồ trong Microsoft Excel 2010 và 2007 có hình thức và chức năng tốt hơn nhiều so với các công cụ có sẵn trong các phiên bản Excel trước. Mặc dù đồ thị trông đẹp hơn, không phải tất cả các tham số được sử dụng để tăng chức năng đều hiển thị ngay lập tức. Bài viết ngắn này bao gồm các mẹo, thủ thuật và phương pháp hữu ích để tạo biểu đồ trong Excel sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.

điền mẫu

Bản cập nhật trong Microsoft Office 2010 là khả năng sử dụng mẫu biểu đồ điền vào thang độ xám. Để xem điều này đang hoạt động, hãy đánh dấu sơ đồ, chọn “Công cụ biểu đồ ” → “Tab bố cục” và chọn một tùy chọn chỉnh sửa từ danh sách thả xuống ở trên cùng bên trái của dải băng. Lựa chọn "Chọn Định dạng ”(ngay bên dưới đó trên ruy-băng) và chọn“ Điền ” → "Điền mẫu". Đối với biểu đồ đen trắng, hãy đặt màu nền trước thành đen và màu nền thành trắng, và chọn một mẫu tô cho chuỗi. Lặp lại các bước cho mẫu khác. Bạn không nhất thiết phải sử dụng màu đen và trắng, hãy thử các mẫu khác nhau để đảm bảo các biểu đồ dễ đọc khi in đen trắng hoặc sao chép đen trắng.

Mẫu có thể được sử dụng để điền vào biểu đồ trong Excel 2010 để nó có thể được in đen trắng hoặc sao chép đen trắng.

Lưu biểu đồ Excel dưới dạng hình ảnh

Bạn có thể lưu biểu đồ dưới dạng ảnh từ Excel để sử dụng trong các tài liệu khác như báo cáo hoặc web. Để lưu biểu đồ dưới dạng hình ảnh, cách đơn giản nhất là định kích thước biểu đồ trên trang tính sao cho lớn. Để thực hiện thao tác này, bạn phải thực hiện theo đường dẫn: Tập tin → Tiết kiệm như, chọn đường dẫn để lưu tệp cuối cùng và trong danh sách thả xuống “Lưu loại ” chọn một trang web (* .htm; *. html), nhập tên cho tệp mới và nhấp vào nút Lưu.

Do đó, trang tính được chuyển đổi thành tệp html và vì tệp html không thể chứa hình ảnh, nên biểu đồ được lưu riêng và được liên kết với tệp html. Biểu đồ sẽ được lưu trong thư mục lưu tệp html. Vì vậy, nếu tệp được đặt tên là Sales.htm, thì các hình ảnh sẽ nằm trong một thư mục có tên là sales_files. Hình ảnh được lưu dưới dạng tệp PNG riêng biệt. Nếu sơ đồ và tệp Excel này vẫn cần thiết cho công việc, nó cũng phải được lưu riêng.

Biểu đồ có thể được lưu dưới dạng tệp đồ họa nếu sau này bạn cần nó cho một dự án khác.

Chồng chéo hàng và điều chỉnh khoảng trống bên

Sự xuất hiện của biểu đồ có thể được cải thiện bằng cách thay đổi độ rộng của các hàng và khoảng trống bên giữa chúng. Để điều chỉnh sự chồng chéo giữa hai chuỗi biểu đồ hoặc thay đổi khoảng cách giữa chúng, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ hàng nào trên biểu đồ và nhấp vào “Định dạng chuỗi dữ liệu”. Sử dụng tính năng Hàng chồng chéo để tách hàng hoặc hợp nhất hàng bằng cách kéo thanh trượt đến Khoảng trống hoặc Chồng chéo.

Do đó, khoảng cách giữa các hàng được điều chỉnh để chúng gần nhau hơn hoặc xa nhau hơn. Nếu có hai loại dữ liệu trong biểu đồ và chúng cần được xếp chồng lên nhau và hàng thứ hai phải được xếp chồng lên hàng thứ nhất, thì thứ tự xây dựng biểu đồ sẽ thay đổi. Đầu tiên, sự chồng chéo mong muốn được thiết lập. Sau đó nhấp chuột phải để chọn chuỗi dữ liệu và chọn “Chọn dữ liệu”. Tiếp theo, hàng 1 được chọn và chuyển xuống hàng 2. Bằng cách thay đổi thứ tự của các bảng theo cách này, dữ liệu nhỏ hơn có thể được hiển thị trước dữ liệu lớn hơn.

Chuỗi dữ liệu lớn

Khi vẽ biểu đồ dữ liệu dựa trên ngày tháng, chuỗi dữ liệu thường quá hẹp. Giải pháp cho câu hỏi này là đánh dấu trục x (trục hoành) của biểu đồ excel, nhấp chuột phải và chọn định dạng trục. Sau khi chọn các tùy chọn trục, bạn cần nhấp vào trục văn bản để chọn nó. Bằng cách này, chiều rộng hàng mong muốn có thể được điều chỉnh. Ngoài các hàng, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách giữa chúng.

Lập kế hoạch trên trục thứ hai

Khi vẽ biểu đồ dữ liệu nhỏ, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm, liền kề với dữ liệu lớn, chẳng hạn như hàng triệu, tỷ lệ phần trăm sẽ bị mất và không hiển thị. Vấn đề được giải quyết bằng cách xây dựng biểu đồ phần trăm trên một trục khác. Đối với điều này, một sơ đồ được chọn và trong tab “Làm việc với biểu đồ”, tab được chọn Bố trí, nằm ở góc trên bên trái. Bạn muốn chọn các hàng không hiển thị. Sau đó nhấn nút “Lựa chọn định dạng”, sẽ xuất hiện ngay bên dưới, sau đó trong nhóm “Tùy chọn hàng” chọn “Trục phụ” và đóng cửa sổ. Không di chuyển phần tử đã chọn, hãy chọn “Làm việc với biểu đồ”, sau đó - tab Người xây dựng, Sau đó chọn “Thay đổi loại biểu đồ”.

Bây giờ bạn có thể chọn một loại biểu đồ khác, chẳng hạn như Đường. Vì một chuỗi đã được chọn sẽ chỉ áp dụng cho chuỗi đó chứ không áp dụng cho toàn bộ biểu đồ, nên kết quả là một biểu đồ kết hợp, chẳng hạn như biểu đồ thanh với biểu đồ đường ở trên cùng. Biểu đồ trông đẹp hơn và dễ đọc hơn nếu văn bản trên trục của nó phù hợp với màu của phần biểu đồ chứa dữ liệu. Do đó, nếu có các hàng màu xanh lá cây, tốt hơn nên nhập văn bản tương ứng cũng bằng màu xanh lá cây, và hàng màu đỏ sẽ được hiển thị bằng màu đỏ trên trục của nó.

Tạo biểu đồ kết hợp

Người dùng Microsoft Excel không nhận thức được ngay rằng nó có thể tạo biểu đồ kết hợp; tuy nhiên, điều này rất dễ thực hiện. Để thực hiện việc này, dữ liệu được chọn và loại biểu đồ đầu tiên được tạo, ví dụ: biểu đồ hàng. Sau đó, một chuỗi được chọn cần được hiển thị theo một cách khác, chẳng hạn như sử dụng biểu đồ đường và “Làm việc với sơ đồ ” → tab “Khối mã lệnh” → “Thay đổi loại biểu đồ” và loại biểu đồ thứ hai được chọn. Một số loại biểu đồ không thể được kết hợp vì những lý do hợp lý, chẳng hạn như hai biểu đồ đường, nhưng biểu đồ đường và biểu đồ đường hoạt động tốt với nhau.

Tự động tạo biểu đồ Excel

Nếu bạn có dữ liệu sẽ phát triển theo thời gian, bạn có thể tạo biểu đồ để nó lớn hơn khi có nhiều dữ liệu hơn được thêm vào kho dữ liệu. Để làm điều này, dữ liệu phải được định dạng dưới dạng bảng. Để thực hiện việc này, dữ liệu đã nhập sẽ được chọn và trên tab "Nhà" chức năng được chọn “Định dạng dưới dạng bảng”. Bây giờ, vì dữ liệu được định dạng dưới dạng bảng, khi bạn tạo biểu đồ trên dữ liệu dạng bảng, việc thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng sẽ tự động mở rộng biểu đồ.

Tiêu đề biểu đồ thông minh

Tiêu đề của biểu đồ có thể được lấy từ một trong các ô trên trang tính Excel. Đầu tiên, tiêu đề biểu đồ được thêm vào phần “Làm việc với sơ đồ ” → Tab bố cục → "Tiêu đề biểu đồ" và được đặt, ví dụ, bên trên sơ đồ. Ô cho tiêu đề của biểu đồ được chọn, sau đó con trỏ được di chuyển đến thanh công thức và một tham chiếu được nhập vào ô chứa dữ liệu sẽ dùng làm tiêu đề của biểu đồ. Nếu tiêu đề biểu đồ phải giống với trang tính, ô D5 trên trang tính 1 phải để trống. Bây giờ, bất cứ khi nào nội dung của ô đó thay đổi, tiêu đề của biểu đồ cũng thay đổi.

Thay đổi màu biểu đồ Excel

Đối với các biểu đồ có một loại dữ liệu, bạn có thể nhận thấy rằng Excel tô màu từng chuỗi bằng cùng một màu. Điều này có thể được thay đổi bằng cách nhấp vào hàng và nhấp chuột phải vào hàng đó, sau đó bạn sẽ cần chọn tab “Định dạng chuỗi dữ liệu”, và sau đó - "Đổ đầy". Nếu biểu đồ chỉ hiển thị một chuỗi dữ liệu, bạn có thể chọn tùy chọn “Dấu chấm đầy màu sắc”.

Tất nhiên, bạn luôn có thể chọn một chuỗi dữ liệu riêng lẻ, nhấp chuột phải và chọn “Định dạng điểm dữ liệu”và sau đó đặt bất kỳ màu nào cho điểm dữ liệu đó.

Quản lý null và dữ liệu bị thiếu

Khi không có giá trị XNUMX hoặc dữ liệu bị thiếu trong biểu đồ, bạn có thể kiểm soát việc hiển thị các số không bằng cách chọn hàng biểu đồ, sau đó - “Làm việc với biểu đồ” → tab “Khối mã lệnh” → “Chọn dữ liệu” → “Ô bị ẩn và ô trống”. Tại đây, bạn có thể chọn xem các ô trống được hiển thị dưới dạng dấu cách hay số không, hoặc nếu biểu đồ là biểu đồ đường, liệu đường có nên chạy từ điểm này sang điểm khác thay vì giá trị trống hay không. Sau khi chọn dữ liệu cần thiết, các cài đặt được lưu bằng cách nhấn nút "ĐƯỢC".

Notes. Điều này chỉ áp dụng cho các giá trị bị thiếu, không phải giá trị rỗng.

Lập sơ đồ dữ liệu không rõ ràng

Để vẽ biểu đồ dữ liệu không được xếp thành chuỗi cạnh nhau, hãy giữ phím Ctrl sau lần đầu tiên chọn dữ liệu cho từng phạm vi. Sau khi bạn chọn một phạm vi, một biểu đồ sẽ được tạo dựa trên dữ liệu đã chọn.

Lưu biểu đồ dưới dạng mẫu

Để lưu biểu đồ dưới dạng mẫu để có thể sử dụng lại, trước tiên, bạn tạo và tùy chỉnh giao diện mong muốn của biểu đồ. Chọn biểu đồ, nhấp vào “Làm việc với biểu đồ”, sau đó tab sẽ mở ra "Người xây dựng" và nút được nhấn “Lưu dưới dạng mẫu”. Bạn sẽ cần nhập tên cho biểu đồ và nhấp vào Lưu. Sau đó, định dạng này có thể được áp dụng cho các sơ đồ khác bằng cách sử dụng mẫu đã lưu khi tạo một sơ đồ mới hoặc chỉnh sửa một sơ đồ hiện có. Để áp dụng mẫu đã lưu, bạn cần chọn biểu đồ. Để chọn nó, hãy làm theo chuỗi: “Làm việc với các biểu đồ” → "Người xây dựng → Thay đổi loại biểu đồ → Patterns. Sau đó chọn mẫu đã tạo trước đó và nhấp vào nút “OK”.

Các mẹo và thủ thuật lập biểu đồ này giúp bạn tạo biểu đồ đẹp nhanh hơn và hiệu quả hơn trong Excel 2007 và 2010.