Nội dung
Đôi khi rất khó để khớp các mốc thời gian của các dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả. Biểu diễn đồ họa về thời hạn và các mốc quan trọng của dự án sẽ giúp xác định bất kỳ điểm nghẽn nào trong quá trình lập kế hoạch.
Tất nhiên, nó là giá trị xem xét việc sử dụng các hệ thống quản lý dự án. Một hệ thống như vậy sẽ hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ dự án dựa trên nền tảng chung. Nhưng những hệ thống như vậy là khá tốn kém! Một giải pháp khác là thử sử dụng biểu đồ thanh dòng thời gian của Excel khi lập kế hoạch để xem tất cả các xung đột trong dự án. Cộng tác với nhóm và với các chuyên gia của bên thứ ba sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu hành động của mọi người có thể được nhìn thấy trên cùng một trang!
Thật không may, tạo dòng thời gian trong Microsoft Excel không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Tôi không khuyên bạn nên xây dựng một biểu đồ Gantt phức tạp trong Excel, nhưng có thể tạo một dòng thời gian đơn giản bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước của chúng tôi:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Để bắt đầu, chúng ta cần một bảng dữ liệu, trong cột bên trái của (cột А) chứa tất cả các tên nhiệm vụ và hai cột bên phải được dành riêng cho ngày bắt đầu và thời gian của nhiệm vụ (cột В и С).
Bước 2: Tạo biểu đồ
Đánh dấu bảng dữ liệu đã chuẩn bị, sau đó trên tab Chèn (Chèn) trong phần Sơ đồ (Biểu đồ) nhấp Xếp chồng theo quy tắc (Thanh xếp chồng lên nhau).
Bước 3: Vẽ dữ liệu trên biểu đồ một cách chính xác
Bước này luôn khó nhất, vì biểu đồ ban đầu được vẽ với dữ liệu chính xác ở những vị trí sai, nếu dữ liệu đó đã từng xuất hiện trên biểu đồ!
Nhấn vào nút Chọn dữ liệu (Chọn dữ liệu) tab xây dựng (Thiết kế). Kiểm tra những gì trong khu vực Các mục chú giải (hàng) (Mục chú thích (Dòng)) hai yếu tố được viết - thời lượng (Duration) và ngày bắt đầu (Start Date). Chỉ nên có hai yếu tố này.
Hãy để tôi đoán. Tất cả các thông tin đã di chuyển hoặc chuyển sang một bên? Hãy sửa chữa nó.
Để sửa dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Thêm (Thêm hoặc Thay đổi (Chỉnh sửa) trong khu vực Các mục chú giải (hàng) (Mục Huyền thoại (Loạt)). Để thêm Ngày bắt đầu, hãy chỉ định một ô B1 trên đồng ruộng Tên hàng (Tên Dòng), và trong trường Giá trị (Giá trị chuỗi) - phạm vi B2:B13. Theo cách tương tự, bạn có thể thêm hoặc thay đổi thời lượng của nhiệm vụ (Thời lượng) - trong trường Tên hàng (Tên Dòng) chỉ định một ô C1và trong lĩnh vực này Giá trị (Giá trị chuỗi) - phạm vi C2:C13.
Để sắp xếp các danh mục, hãy nhấp vào nút Thay đổi (Chỉnh sửa) trong khu vực Nhãn trục ngang (danh mục) (Nhãn Trục (Danh mục) Ngang). Phạm vi dữ liệu phải được chỉ định ở đây:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Tại thời điểm này, biểu đồ sẽ trông giống như một biểu đồ xếp chồng lên nhau với các tiêu đề nhiệm vụ trên trục tung và ngày tháng trên trục hoành.
Bước 4: Chuyển Kết quả thành Biểu đồ Gantt
Tất cả những gì còn phải làm là thay đổi màu tô của các phần ngoài cùng bên trái của tất cả các thanh đồ thị kết quả thành màu trắng hoặc trong suốt.
★ Đọc thêm về cách tạo biểu đồ Gantt trong bài viết: → Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel - hướng dẫn từng bước
Bước 5: Cải thiện Giao diện của Biểu đồ
Bước cuối cùng là làm cho sơ đồ đẹp hơn để có thể gửi cho người quản lý. Kiểm tra trục hoành: chỉ các thanh thời lượng của dự án mới được hiển thị, tức là chúng ta cần loại bỏ không gian trống đã xuất hiện ở bước trước. Nhấp chuột phải vào trục hoành của biểu đồ. Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện Thông số trục (Tùy chọn trục), trong đó bạn có thể thay đổi giá trị nhỏ nhất của trục. Tùy chỉnh màu sắc của các thanh biểu đồ Gantt, thiết lập một cái gì đó thú vị hơn. Cuối cùng, đừng quên tiêu đề.
Dòng thời gian trong Excel (biểu đồ Gantt) có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ban quản lý chắc chắn sẽ đánh giá cao rằng bạn có thể tạo một lịch trình như vậy mà không phải tốn thêm chi phí mua phần mềm quản lý dự án đắt tiền!