Chuyển đổi CSV sang Excel dưới dạng bảng

Nội dung của cơ sở dữ liệu thường được trích xuất dưới dạng tệp .csv. Tuy nhiên, nó chỉ là một tập tin văn bản, không dễ đọc. Để làm việc với nội dung của cơ sở dữ liệu, cần phải trình bày nó ở một định dạng khác - thường là các trang tính Excel là thuận tiện nhất. Về những phương pháp nào tồn tại để thực hiện việc này, phương pháp nào tốt hơn và những lỗi nào xảy ra khi truyền dữ liệu, sẽ được thảo luận trong bài viết này.

Cách chuyển đổi CSV sang định dạng Excel

Có nhiều cách khác nhau để chuyển tài liệu CSV được tải xuống từ cơ sở dữ liệu sang Excel. Chúng ta sẽ thảo luận về ba trong số chúng:

1. Mở trực tiếp trong Excel.
2. Mở thông qua Windows Explorer.
3. Nhập tài liệu với sự thay đổi định dạng.

Mở tài liệu CSV trong Excel

Excel có thể mở tài liệu .csv trực tiếp mà không cần chuyển đổi. Định dạng không thay đổi sau khi mở theo cách này, phần mở rộng .csv được lưu - mặc dù phần mở rộng có thể được thay đổi sau khi chỉnh sửa.

1. Khởi chạy Excel, nhấp vào “Tập tin", Sau đó"Mở".
2. Trong cửa sổ xuất hiện, chọn tùy chọn “Tập tin văn bảntừ danh sách mở rộng.

3. Tìm tài liệu bạn cần và nhấp đúp vào tài liệu đó.

Tài liệu .csv mở trong Excel ngay lập tức mà không cần bất kỳ thao tác bổ sung nào. Nhưng các tệp .txt sẽ yêu cầu chuyển đổi - một cửa sổ sẽ xuất hiện “Trình hướng dẫn Nhập Văn bản".

Có những trường hợp tốt hơn là không nên mở tài liệu trực tiếp mà nên gọi Bậc thầy. Cách tiếp cận này được chứng minh trong các trường hợp sau:

• ký tự phân cách được sử dụng trong tài liệu là không chuẩn hoặc có một số ký tự khác nhau trong số đó;
• tài liệu chứa ngày tháng ở các định dạng khác nhau;
• bạn đang chuyển đổi các số bắt đầu bằng số không và muốn giữ chúng theo cách đó;
• trước khi chuyển dữ liệu, bạn muốn xem kết quả cuối cùng sẽ như thế nào;
• bạn thường muốn có nhiều tính di động hơn.

Bậc thầy sẽ bắt đầu nếu bạn thay đổi phần mở rộng tài liệu thành .txt. Bạn cũng có thể bắt đầu nhập tệp theo cách khác, điều này sẽ được thảo luận sau, sau khi mô tả phương pháp mở thứ hai.

Nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu sau khi bạn mở nó, Excel sẽ nhắc bạn lưu nó dưới dạng .xls (hoặc .xlsx) vì nếu không, một số định dạng sẽ bị mất. Sau đó, sẽ luôn có cơ hội để thay đổi định dạng trở lại, tuy nhiên, một phần khác của nội dung có thể bị mất - các số không có thể biến mất ở đầu các số, một số bản ghi có thể thay đổi hình thức của chúng.

Mở tài liệu CSV thông qua Windows Explorer

Con đường này về cơ bản không khác so với con đường trước đó. Để mở tài liệu, chỉ cần nhấp đúp vào tài liệu đó trong Windows Explorer.

Trước khi mở, hãy đảm bảo rằng bên cạnh tên tài liệu có biểu tượng cho chương trình Excel chứ không phải biểu tượng nào khác - điều này có nghĩa là Excel được chọn làm chương trình sẽ mở các tệp đó. Nếu không, một số chương trình khác sẽ mở. Bạn có thể thay đổi nó thành Excel như sau:

1. Gọi menu ngữ cảnh bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp .csv nào và áp dụng Mở bằng…> Chọn chương trình.
2. lựa chọn Excel (máy tính để bàn) of Các chương trình được đề xuất, chỉ định nó là một chương trình luôn được sử dụng cho các tệp như vậy (chọn hộp bên dưới) và đóng cửa sổ bằng cách nhấn OK.

Nhập CSV sang Excel

Cũng có thể biến tài liệu đã mở thành sổ làm việc Excel. Định dạng sẽ thay đổi thành .xls cho các phiên bản Excel trước (2000, 2003) và .xlsx cho tất cả các phiên bản khác. Tất cả nội dung sẽ được hiển thị trên một trang tính.

1. Bấm vào ô trong trang tính mà quá trình nhập sẽ bắt đầu. Đây thường là ô đầu tiên trong bảng, A1. Bắt đầu từ nó, bao nhiêu hàng có trong tệp đã mở và bao nhiêu cột có giá trị trong mỗi cột sẽ được lấp đầy.
2. Trong tab “Dữ liệu" trong một nhóm "Nhận dữ liệu bên ngoài ” lựa chọn "Từ văn bản ”.

3. Trong cửa sổ xuất hiện, tìm tài liệu cần thiết và nhấp đúp vào tài liệu đó (bạn cũng có thể sử dụng nút Nhập khẩu ở cuối cửa sổ).

4. Tiếp theo, bạn cần làm theo hướng dẫn từng bước của phần mở Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

Hình ảnh dưới đây cho thấy tài liệu gốc và kết quả mong đợi. Để mọi thứ trông giống hệt như thế này sau khi nhập, bạn cần áp dụng các cài đặt khác nhau, sẽ được thảo luận sau.

Bước 1. Trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn chọn loại tệp - như bạn có thể đoán, nó sẽ là “có dải phân cách" (bằng tiếng Anh - phân định), và dòng bắt đầu chuyển nội dung - rất có thể, bạn cần bắt đầu với điều khoản 1nếu bạn không muốn chỉ chuyển một phần nội dung. Cửa sổ bên dưới sẽ hiển thị những dòng đầu tiên từ tài liệu đã chọn.

Bước 2. Bây giờ bạn cần hiểu cái nào được sử dụng phân cách (có thể có nhiều hơn một) trong tệp và chỉ định ký tự này trong Thạc sĩ. Nó có các tùy chọn để chọn từ các dấu phân cách tiêu chuẩn, nhưng nếu một ký tự không điển hình được sử dụng trong tài liệu, bạn có thể chọn Nền tảng khác và nhập ký tự mong muốn. Trong tệp được sử dụng để trình diễn, các dấu phân cách là: Dấu phẩy и Tab. Dấu phẩy phân tách các ô với các đặc tính của sản phẩm, chẳng hạn như số sê-ri và số lượng bản sao đã bán và các tab phân tách một sản phẩm với một sản phẩm khác - thông tin về mỗi sản phẩm phải bắt đầu trên một dòng mới.

Nó cũng cần thiết để xác định và chỉ rõ dấu phân cách văn bản. Đây là một ký tự được đặt trước và sau mỗi đoạn văn bản phải nằm trong một ô. Nhờ dấu phân cách, mỗi phân đoạn như vậy được coi là một giá trị riêng biệt, ngay cả khi bên trong nó có các ký tự được chọn để phân tách các giá trị. Trong tài liệu của chúng tôi, mỗi giá trị được đóng khung bằng dấu ngoặc kép - do đó, ngay cả khi nó chứa dấu phẩy (ví dụ: “bắt đầu, sau đó tiếp tục”), tất cả văn bản của nó sẽ được đặt trong một ô chứ không phải trong hai ô liên tiếp.

Bước 3. Đến đây là đủ để xem bản xem trước và nếu nó không hiển thị bất kỳ sai sót không thể chấp nhận được, hãy nhấp vào Kết thúc. Có thể xảy ra trường hợp một số giá trị sẽ được phân tách không phải bằng một dấu phân cách mà bởi nhiều giá trị, do đó, các ô không có giá trị sẽ xuất hiện giữa chúng. Để ngăn điều này xảy ra, hãy chọn hộp kiểm Coi các dấu phân cách liên tiếp là một.

5. Chọn đường dẫn đích (nó có thể là một trang tính mới hoặc một trang tính hiện có) và nhấp vào OKđể hoàn tất quá trình nhập.

Bạn cũng có thể nhấp Vật liệu - có những khả năng khác. Ví dụ: bạn có thể định dạng nội dung, tùy chỉnh đánh dấu và cách cập nhật thông tin.

Đôi khi kết quả của việc chuyển đổi khác xa với mong đợi. Kết quả này có thể được thay đổi như thế nào sẽ được thảo luận trong phần tiếp theo của bài viết.

Các vấn đề trong quá trình chuyển đổi và giải pháp của chúng

Đối với tất cả thời gian mà định dạng CSV đã tồn tại, không ai bận tâm đến việc chính thức ghi lại nó. Do đó, mặc dù người ta cho rằng dấu phẩy nên được sử dụng để phân tách các giá trị, trên thực tế, các cơ sở dữ liệu khác nhau sử dụng các dấu phân tách khác nhau - dấu chấm phẩy, tab và các dấu khác.

Các dấu phân cách văn bản cũng có thể khác nhau - thường chúng là dấu ngoặc kép hoặc dấu thứ tự byte. Có thể không có bất kỳ dấu phân cách nào - khi đó ký tự được sử dụng làm dấu phân tách luôn được coi là như vậy (khi đó nó thường không phải là dấu phẩy - nó được sử dụng quá thường xuyên trong văn bản - mà là một ký tự khác, ít phổ biến hơn).

Các tệp không chuẩn có thể không mở đúng cách - để chúng được hiển thị như bình thường, bạn phải thay đổi cài đặt của máy tính hoặc chương trình mở. Hãy xem đó là những khó khăn gì và giải pháp nào cho chúng.

Tệp không mở đúng cách

Bằng chứng. Toàn bộ nội dung của tài liệu được đặt ở cột đầu tiên.

Nguyên nhân. Tài liệu sử dụng một ký tự làm dấu phân cách không được chỉ định như vậy trong cài đặt máy tính hoặc được dành riêng cho một chức năng khác. Ví dụ, dấu phẩy có thể được dành riêng để phân tách các phần thập phân của một số và do đó không thể phân tách các giá trị trong một tệp.

Giải pháp. Có nhiều cách khác nhau để giải quyết vấn đề này:

1. Thay đổi ký tự phân tách trong chính tài liệu. Mở nó trong Notepad hoặc một trình soạn thảo tương tự và trong dòng đầu tiên (trống, tất cả dữ liệu phải ở các dòng bên dưới), hãy nhập văn bản sau:

• để thay đổi dấu phân cách thành dấu phẩy: Tháng Chín
• để thay đổi thành dấu chấm phẩy: sep =;

Một nhân vật khác được viết sau tháng chín = trong dòng đầu tiên, cũng sẽ trở thành dấu phân cách.

2. Ký tự phân tách được sử dụng trong tệp cũng có thể được chỉ định trong chính Excel. Trong các phiên bản 2016, 2013 hoặc 2010, để làm được điều này, bạn cần mở tab Ngày và lựa chọn "Văn bản theo cột ” trong một nhóm "Làm việc với dữ liệu ”.

Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ “Trình hướng dẫn phân phối văn bản thành các cột ”. Ở đó, từ các định dạng dữ liệu được đề xuất, bạn cần chọn những định dạng có dấu phân cách. Sau đó, bạn cần nhấn Sau và sau khi chọn dấu phân cách, Kết thúc.

3. Để tự động mở tài liệu bằng Thuật sĩ nhập khẩuvà không chỉ trong trang tính Excel, phần mở rộng có thể được thay đổi từ .csv thành .txt. TẠI Thạc sĩ có thể chỉ định bất kỳ ký tự nào làm dấu phân tách - cách thực hiện điều này, bài viết đã giải thích trước đó.
4. Sử dụng VBA. Ví dụ, bạn có thể sử dụng - nó phù hợp với Excel 2000 hoặc 2003. Mã có thể được thay đổi để phù hợp với các phiên bản khác.

Các giải pháp được trình bày ở trên được thiết kế cho các tài liệu riêng lẻ, các cài đặt của chúng khác với các cài đặt thông thường. Các chuỗi hành động này sẽ cần được áp dụng cho từng tệp không mở đúng cách. Nếu hầu hết các tài liệu không mở đúng cách, có lẽ giải pháp tốt nhất là thay đổi cài đặt của máy tính - điều này được thảo luận trong giải pháp thứ năm.

5. Thay đổi dấu phân tách và dấu thập phân trong cài đặt máy tính

В Bảng điều khiển, được gọi bằng nút Bắt đầu, lựa chọn "Tùy chọn bổ sung ” từ danh sách “Tiêu chuẩn khu vực ”. Sau khi nhấp vào, một cửa sổ sẽ hiện raCài đặt định dạng ” - trong đó bạn có thể chọn “Danh sách tách" và dấu phân cách của phần nguyên và phần thập phân của số. Nếu tệp yêu cầu dấu phẩy làm dấu phân cách, trước tiên hãy đặt dấu chấm làm dấu thập phân. Có thể ngược lại - bạn cần dấu chấm phẩy làm ký tự phân cách. Sau đó, đối với phân số, bạn có thể để lại bất kỳ dấu hiệu nào, điều này sẽ không gây ra xung đột.

Khi tất cả các cài đặt được hoàn thành, hãy nhấp vào OK trên cả hai cửa sổ đang mở - chúng sẽ đóng và các thay đổi sẽ được lưu. Hãy nhớ rằng chúng hiện hoạt động cho tất cả các chương trình trên máy tính.

Loại bỏ các số không ở đầu

Ký tên. Một số giá trị trong tài liệu nguồn là các số bắt đầu bằng số không được phân tách bằng dấu phân số (ví dụ: mật mã và mã có số chữ số cố định, thông tin đăng nhập và mật khẩu, số đọc đồng hồ và dụng cụ). Trong Excel, các số không ở đầu các số như vậy sẽ biến mất. Nếu bạn chỉnh sửa tệp và sau đó lưu nó dưới dạng sổ làm việc Excel, bạn sẽ không thể tìm thấy trong sổ làm việc này nơi chứa các số bằng XNUMX trong sổ làm việc này.

Nguyên nhân. Excel có các định dạng riêng biệt cho văn bản và số. Trong các tệp văn bản, không có sự phân tách như vậy và do đó Excel chỉ định định dạng Chung cho tất cả các giá trị. Nó có nghĩa là văn bản được hiển thị dưới dạng văn bản và các số không có ký tự chữ cái được hiển thị dưới dạng số không thể bắt đầu bằng số không.

Dung dịch. Thay đổi phần mở rộng thành .txt để bật Trình hướng dẫn Nhập khi bạn mở tài liệu. Khi bạn đến Bước 3, hãy thay đổi định dạng của các cột có số bắt đầu bằng số không thành văn bản.

Một số giá trị trông giống như ngày tháng

Ký tên. Ngày hiển thị các giá trị ban đầu là văn bản thuần túy hoặc số.

Nguyên nhân. Định dạng chung liên quan đến việc chuyển các giá trị thành ngày tháng giống với các ngày trong Excel. Nếu tài liệu CSV chứa một giá trị như tháng năm12, thì trong trang tính Excel, nó sẽ được hiển thị dưới dạng ngày tháng.

Dung dịch. Tương tự như trong trường hợp trước. Thay đổi phần mở rộng thành .txt, trong Thạc sĩ thay đổi định dạng của các giá trị được chuyển đổi thành ngày tháng thành văn bản.

Ngược lại, nếu bạn muốn hiển thị nội dung của một cột nhất định dưới dạng ngày tháng, hãy đặt định dạng cho cột đó ngày. Có một số kiểu định dạng ngày tháng, vì vậy hãy chọn kiểu bạn cần từ danh sách.

Cách nhập nhiều tệp CSV vào Excel

Excel có thể mở nhiều tệp CSV cùng một lúc.

1. Ấn Bản Tệp> Mở và chọn tùy chọn Tập tin văn bản từ danh sách thả xuống bên dưới.
2. Để chọn nhiều tệp cạnh nhau, trước tiên hãy chọn tệp đầu tiên, sau đó nhấp vào sự thay đổi và nhấp vào cái cuối cùng. Ngoài các tệp đã chọn, tất cả các tệp ở giữa sẽ được chọn.
3. Nhấp chuột Mở.

Nhược điểm của phương pháp này là mỗi tệp được chọn sẽ được mở riêng biệt trong Excel. Chuyển từ tài liệu này sang tài liệu khác có thể làm tăng chi phí thời gian. Tuy nhiên, sau đó có thể sao chép nội dung của tất cả chúng vào các trang tính trong cùng một sổ làm việc.

Lời giải thích đã dài, tuy nhiên, bây giờ bạn sẽ có thể mở bất kỳ tệp CSV nào trong Excel mà không gặp nhiều khó khăn. Nếu thoạt nhìn có điều gì đó không thể hiểu được, chỉ cần làm theo các bước được chỉ ra và mọi thứ sẽ trở nên rõ ràng.