2 cách để thay đổi nền trong Excel

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu hai cách đơn giản để thay đổi nền của các ô dựa trên nội dung của chúng trong các phiên bản Excel mới nhất. Bạn cũng sẽ hiểu công thức nào cần sử dụng để thay đổi bóng của ô hoặc ô nơi công thức được viết không chính xác hoặc không có thông tin nào cả.

Mọi người đều biết rằng chỉnh sửa nền của một ô đơn giản là một thủ tục đơn giản. Nhấp vào "màu nền". Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần chỉnh sửa màu sắc dựa trên một nội dung ô nhất định? Làm thế nào tôi có thể làm cho điều này xảy ra tự động? Sau đây là một loạt thông tin hữu ích sẽ cho phép bạn tìm ra cách phù hợp để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ này.

Thay đổi màu nền ô động

Nhiệm vụ: Bạn có một bảng hoặc tập hợp các giá trị và bạn cần chỉnh sửa màu nền của các ô dựa trên số được nhập vào đó. Bạn cũng cần đảm bảo rằng màu sắc phản ứng với các giá trị thay đổi.

Dung dịch: Đối với tác vụ này, chức năng “định dạng có điều kiện” của Excel được cung cấp cho các ô màu có số lớn hơn X, nhỏ hơn Y hoặc giữa X và Y.

Giả sử bạn có một bộ sản phẩm ở các trạng thái khác nhau với giá của chúng và bạn cần biết chúng có giá cao hơn 3,7 đô la. Do đó, chúng tôi quyết định đánh dấu những sản phẩm cao hơn giá trị này bằng màu đỏ. Và các ô có giá trị tương tự hoặc lớn hơn, nó được quyết định nhuộm thành màu xanh lục.

Lưu ý: Ảnh chụp màn hình được chụp trong phiên bản 2010 của chương trình. Nhưng điều này không ảnh hưởng đến bất cứ điều gì, vì chuỗi hành động là như nhau, bất kể phiên bản nào - mới nhất hay không - người dùng sử dụng.

Vì vậy, đây là những gì bạn cần làm (từng bước):

1. Chọn các ô mà màu sắc sẽ được chỉnh sửa. Ví dụ, phạm vi $ B $ 2: $ H $ 10 (tên cột và cột đầu tiên, liệt kê tên tiểu bang, bị loại trừ khỏi mẫu).

2. Nhấp vào "Nhà" trong nhóm "Phong cách". Sẽ có một mục “Định dạng có điều kiện”. Ở đó bạn cũng cần phải chọn "Quy tắc mới". Trong phiên bản tiếng Anh của Excel, trình tự các bước như sau: “Trang chủ”, “Nhóm kiểu”, “Định dạng có điều kiện> Quy tắc mới».

3. Trong cửa sổ mở ra, chọn hộp “Chỉ định dạng các ô có chứa” (“Chỉ định dạng các ô có chứa” trong phiên bản tiếng Anh).

4. Ở cuối cửa sổ này dưới dòng chữ “Chỉ định dạng các ô đáp ứng điều kiện sau” (Chỉ định dạng các ô có), bạn có thể chỉ định các quy tắc mà định dạng sẽ được thực hiện. Chúng tôi đã chọn định dạng cho giá trị được chỉ định trong các ô, giá trị này phải lớn hơn 3.7, như bạn có thể thấy từ ảnh chụp màn hình: 

5. Tiếp theo, nhấp vào nút "Định dạng". Một cửa sổ sẽ xuất hiện với vùng chọn màu nền ở bên trái. Nhưng trước đó, bạn cần mở tab "Lấp đầy" ("Lấp đầy"). Trong trường hợp này, nó có màu đỏ. Sau đó, nhấp vào nút “OK”.

6. Sau đó, bạn sẽ trở lại cửa sổ “Quy tắc định dạng mới”, nhưng ở cuối cửa sổ này, bạn có thể xem trước ô này sẽ trông như thế nào. Nếu mọi thứ đều ổn, bạn cần nhấp vào nút “OK”.

Kết quả là, bạn nhận được một cái gì đó như thế này:

Tiếp theo, chúng ta cần thêm một điều kiện nữa, đó là đổi nền của các ô có giá trị nhỏ hơn 3.45 thành màu xanh lá cây. Để thực hiện tác vụ này, bạn phải nhấp vào “Quy tắc định dạng mới” và lặp lại các bước trên, chỉ cần đặt điều kiện là "Nhỏ hơn hoặc tương đương" (trong phiên bản tiếng Anh “nhỏ hơn hoặc bằng”, sau đó viết giá trị. Cuối cùng, bạn cần nhấp vào nút “OK”.

Bây giờ bảng được định dạng theo cách này.

Nó hiển thị giá nhiên liệu cao nhất và thấp nhất ở các bang khác nhau và bạn có thể xác định ngay tình hình ở đâu là lạc quan nhất (tất nhiên là ở Texas).

Khuyến nghị: Nếu cần, bạn có thể sử dụng một phương pháp định dạng tương tự, không chỉnh sửa nền mà là chỉnh sửa phông chữ. Để thực hiện việc này, trong cửa sổ định dạng xuất hiện ở giai đoạn thứ năm, bạn cần chọn tab "Nét chữ" và làm theo lời nhắc trong cửa sổ. Mọi thứ đều rõ ràng bằng trực giác, và ngay cả một người mới bắt đầu cũng có thể hiểu ra.

Kết quả là, bạn sẽ nhận được một bảng như sau:

Làm thế nào để giữ cho màu của ô giống nhau ngay cả khi giá trị thay đổi?

Nhiệm vụ: Bạn cần tô màu nền để nó không bao giờ thay đổi, ngay cả khi nền thay đổi trong tương lai.

Dung dịch: tìm tất cả các ô có số cụ thể bằng hàm excel “Tìm tất cả” “Tìm tất cả” hoặc tiện ích bổ sung “Chọn các ô đặc biệt” (“Chọn các ô đặc biệt”), rồi chỉnh sửa định dạng ô bằng hàm “Định dạng ô” («Định dạng ô»).

Đây là một trong những tình huống không thường xuyên không được đề cập trong hướng dẫn sử dụng Excel và thậm chí trên Internet, giải pháp cho vấn đề này khá hiếm khi được tìm thấy. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, vì nhiệm vụ này không phải là tiêu chuẩn. Nếu bạn muốn chỉnh sửa nền vĩnh viễn để nó không bao giờ thay đổi cho đến khi nó được người dùng chương trình điều chỉnh theo cách thủ công, bạn phải làm theo hướng dẫn ở trên.

Chọn tất cả các ô có chứa một điều kiện nhất định

Có một số phương pháp khả thi, tùy thuộc vào loại giá trị cụ thể được tìm thấy.

Nếu bạn cần chỉ định các ô có giá trị cụ thể với nền đặc biệt, bạn cần chuyển đến tab "Nhà" Và chọn “Tìm và chọn” - “Tìm”.

Nhập các giá trị cần thiết và nhấp vào “Tìm tất cả”.

Trợ giúp: Bạn có thể nhấp vào nút Tùy chọn ở bên phải để tận dụng một số cài đặt bổ sung: tìm kiếm ở đâu, cách xem, có tôn trọng chữ hoa và chữ thường hay không, v.v. Bạn cũng có thể viết các ký tự bổ sung, chẳng hạn như dấu hoa thị (*), để tìm tất cả các dòng chứa các giá trị này. Nếu bạn sử dụng dấu chấm hỏi, bạn có thể tìm thấy bất kỳ ký tự đơn lẻ nào.

Trong ví dụ trước của chúng tôi, nếu chúng tôi muốn tìm tất cả các báo giá nhiên liệu từ $ 3,7 đến $ 3,799, chúng tôi có thể tinh chỉnh truy vấn tìm kiếm của mình.

Bây giờ chọn bất kỳ giá trị nào mà chương trình tìm thấy ở cuối hộp thoại và nhấp vào một trong số chúng. Sau đó, nhấn tổ hợp phím “Ctrl-A” để chọn tất cả các kết quả. Tiếp theo, nhấp vào nút “Đóng”. 

Đây là cách chọn tất cả các ô có giá trị cụ thể bằng cách sử dụng tính năng Tìm tất cả. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi cần tìm tất cả giá nhiên liệu trên $ 3,7 và rất tiếc là Excel không cho phép bạn làm điều này bằng cách sử dụng chức năng Tìm và Thay thế.

“Thùng mật ong” được đưa ra ánh sáng ở đây vì có một công cụ khác sẽ giúp thực hiện những công việc phức tạp như vậy. Nó được gọi là Chọn các ô Đặc biệt. Tiện ích bổ sung này (cần được cài đặt riêng cho Excel) sẽ giúp:

• tìm tất cả các giá trị trong một phạm vi nhất định, ví dụ từ -1 đến 45,
• nhận giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một cột,
• tìm một chuỗi hoặc dải ô,
• tìm ô theo màu nền và hơn thế nữa.

Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung, chỉ cần nhấp vào nút “Chọn theo giá trị” (“Chọn theo giá trị”) và sau đó tinh chỉnh truy vấn tìm kiếm trong cửa sổ bổ trợ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang tìm kiếm các số lớn hơn 3,7. Nhấn "Chọn" (“Chọn”), và sau một giây, bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Nếu bạn quan tâm đến tiện ích bổ sung, bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử tại liên kết.

Thay đổi nền của các ô đã chọn thông qua cửa sổ “Định dạng ô”

Bây giờ, sau khi tất cả các ô có một giá trị nhất định đã được chọn bằng một trong các phương pháp được mô tả ở trên, bạn vẫn phải chỉ định màu nền cho chúng.

Để làm điều này, bạn cần mở một cửa sổ “Định dạng ô”bằng cách nhấn phím Ctrl + 1 (bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và nhấp chuột trái vào mục “định dạng ô”) và điều chỉnh định dạng bạn cần.

Chúng tôi sẽ chọn một bóng màu cam, nhưng bạn có thể chọn bất kỳ màu nào khác.

Nếu bạn cần chỉnh sửa màu nền mà không thay đổi các thông số xuất hiện khác, bạn có thể chỉ cần nhấp vào "điền màu" và chọn màu hoàn toàn phù hợp với bạn.

Kết quả là một bảng như thế này:

Không giống như kỹ thuật trước, ở đây màu của ô sẽ không thay đổi ngay cả khi giá trị được chỉnh sửa. Ví dụ, điều này có thể được sử dụng để theo dõi động thái của hàng hóa trong một nhóm giá nhất định. Giá trị của chúng đã thay đổi, nhưng màu sắc vẫn giữ nguyên.

Chỉnh sửa màu nền cho các ô đặc biệt (trống hoặc có lỗi khi viết công thức)

Tương tự như ví dụ trước, người dùng có khả năng chỉnh sửa màu nền của các ô đặc biệt theo hai cách. Có các tùy chọn tĩnh và động.

Áp dụng công thức để chỉnh sửa nền

Tại đây màu của ô sẽ được chỉnh sửa tự động dựa trên giá trị của nó. Phương pháp này giúp ích cho người dùng rất nhiều và có nhu cầu trong 99% tình huống.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng bảng trước đó, nhưng bây giờ một số ô sẽ trống. Chúng ta cần xác định những cái nào không chứa bất kỳ số đọc nào và chỉnh sửa màu nền.

1. Trên tab "Nhà" bạn cần nhấp vào “Định dạng có điều kiện” ->  "Quy tắc mới" (giống như trong bước 2 của phần đầu tiên “Thay đổi màu nền động”.

2. Tiếp theo, bạn cần chọn mục “Sử dụng công thức để xác định…”.

3. Nhập công thức = IsBlank () (ISBLANK trong phiên bản), nếu bạn muốn chỉnh sửa nền của ô trống hoặc = IsError () (ISERROR trong phiên bản), nếu bạn cần tìm một ô có công thức được viết sai. Vì trong trường hợp này chúng ta cần chỉnh sửa các ô trống nên chúng ta nhập công thức = IsBlank (), rồi đặt con trỏ giữa các dấu ngoặc đơn và bấm vào nút bên cạnh trường nhập công thức. Sau những thao tác này, một loạt các ô sẽ được chọn theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể tự chỉ định phạm vi, ví dụ: = IsBlank (B2: H12).

4. Nhấp vào nút “Định dạng” và chọn màu nền thích hợp và thực hiện mọi thứ như được mô tả trong đoạn 5 của phần “Thay đổi màu nền ô động”, sau đó nhấp vào “OK”. Ở đó bạn cũng có thể thấy màu của ô sẽ như thế nào. Cửa sổ sẽ trông giống như thế này.

5. Nếu bạn thích nền của ô, bạn phải nhấp vào nút “OK” và các thay đổi sẽ được thực hiện ngay lập tức cho bảng.

Sự thay đổi tĩnh của màu nền của các ô đặc biệt

Trong tình huống này, sau khi được gán, màu nền sẽ tiếp tục giữ nguyên như vậy, bất kể ô thay đổi như thế nào.

Nếu bạn cần thay đổi vĩnh viễn các ô đặc biệt (trống hoặc có lỗi), hãy làm theo các hướng dẫn sau:

1. Chọn tài liệu của bạn hoặc một số ô và nhấn F5 để mở cửa sổ Đi tới, rồi nhấn nút "Điểm nổi bật".
2. Trong hộp thoại mở ra, chọn nút “Blanks” hoặc “Empty cell” (tùy thuộc vào phiên bản của chương trình – hoặc tiếng Anh) để chọn các ô trống.
3. Nếu bạn cần đánh dấu các ô có công thức bị lỗi, bạn nên chọn mục "Công thức" và để lại một hộp kiểm bên cạnh từ “Lỗi”. Như sau từ ảnh chụp màn hình ở trên, các ô có thể được chọn theo bất kỳ thông số nào và mỗi cài đặt được mô tả đều có sẵn nếu cần.
4. Cuối cùng, bạn cần thay đổi màu nền của các ô đã chọn hoặc tùy chỉnh chúng theo bất kỳ cách nào khác. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng phương pháp được mô tả ở trên.

Chỉ cần nhớ rằng các thay đổi định dạng được thực hiện theo cách này sẽ vẫn tồn tại ngay cả khi bạn điền vào khoảng trống hoặc thay đổi loại ô đặc biệt. Tất nhiên, không chắc ai đó sẽ muốn sử dụng phương pháp này, nhưng trong thực tế thì điều gì cũng có thể xảy ra.

Làm thế nào để tận dụng tối đa Excel?

Là người dùng nhiều của Microsoft Excel, bạn nên biết rằng nó chứa nhiều tính năng. Một số người trong số họ chúng tôi biết và yêu thích, trong khi những người khác vẫn còn bí ẩn đối với người dùng bình thường và một số lượng lớn các blogger đang cố gắng làm sáng tỏ ít nhất một chút về họ. Nhưng có những tác vụ phổ biến mà mỗi chúng ta sẽ phải thực hiện và Excel không giới thiệu một số tính năng hoặc công cụ để tự động hóa một số hành động phức tạp.

Và giải pháp cho vấn đề này là các tiện ích bổ sung (addons). Một số trong số chúng được phát miễn phí, số khác - lấy tiền. Có nhiều công cụ tương tự có thể thực hiện các chức năng khác nhau. Ví dụ: tìm các bản sao trong hai tệp không có công thức hoặc macro khó hiểu.

Nếu bạn kết hợp các công cụ này với chức năng cốt lõi của Excel, bạn có thể đạt được kết quả rất tuyệt vời. Ví dụ: bạn có thể tìm hiểu giá nhiên liệu nào đã thay đổi, sau đó tìm các bản sao trong tệp cho năm qua.

Chúng tôi thấy rằng định dạng có điều kiện là một công cụ tiện dụng cho phép bạn tự động hóa công việc trên các bảng mà không cần bất kỳ kỹ năng cụ thể nào. Bây giờ bạn biết cách điền vào các ô theo một số cách, dựa trên nội dung của chúng. Bây giờ nó vẫn chỉ để đưa nó vào thực tế. Chúc may mắn!