Nội dung
Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Excel là khả năng tạo công thức. Bạn có thể sử dụng công thức để tính toán các giá trị mới, phân tích dữ liệu và hơn thế nữa. Nhưng làm việc với công thức có mặt trái của nó - một sai sót nhỏ nhất cũng đủ để công thức cho kết quả sai.
Tệ nhất là Excel không phải lúc nào cũng báo lỗi trong công thức. Theo quy luật, một công thức như vậy tiếp tục hoạt động và thực hiện các phép tính, đưa ra một kết quả sai. Trách nhiệm về việc bạn lại quá lười biếng trong việc kiểm tra công thức hoàn toàn thuộc về bạn.
Chúng tôi đã biên soạn một danh sách các nguyên tắc mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra tính đúng đắn của các công thức đã tạo. Những gợi ý này sẽ không giải quyết được mọi vấn đề bạn sẽ gặp phải, nhưng sẽ cung cấp một công cụ để xác định nhiều lỗi phổ biến.
Kiểm tra các liên kết
Hầu hết các công thức sử dụng ít nhất một tham chiếu ô. Nếu bạn bấm đúp vào một công thức, thì đường viền của tất cả các ô được tham chiếu sẽ được tô sáng. Bạn có thể kiểm tra lại từng liên kết để đảm bảo chúng chính xác.
Tìm các hoán vị
Một sai lầm phổ biến là sử dụng các tham chiếu ô đúng nhưng không đúng thứ tự. Ví dụ, nếu bạn muốn trừ C2 of C3, công thức phải là: = C3-C2, không phải như thế này: = C2-C3.
Tháo nó ra
Nếu công thức quá phức tạp để kiểm tra, hãy thử chia nó thành nhiều công thức đơn giản hơn. Do đó, bạn có thể kiểm tra độ chính xác của từng công thức, và nếu có vấn đề phát sinh, bạn sẽ biết chính xác ở đâu.
Hãy nghĩ xem kết quả sẽ như thế nào
Bạn có thể sử dụng kinh nghiệm, tư duy phản biện và trực giác của chính mình để xác định kết quả sẽ như thế nào. Nếu kết quả trong Excel lớn hơn hoặc nhỏ hơn nhiều so với mong đợi, có thể có lỗi trong công thức (hoặc dữ liệu sai trong các ô).
Ví dụ: nếu bạn tính toán tổng chi phí 8 đơn vị hàng hóa 98 xu cho mỗi, kết quả sẽ ít hơn một chút $8. Trong ví dụ dưới đây, công thức cho kết quả sai. $ 784,00. Lý do là trong ô A2, giá được nhập là 98, và nên được 0,98. Như bạn thấy, những chi tiết nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt lớn.
Hãy nhớ rằng thủ thuật này không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, câu trả lời sai có thể gần giống câu trả lời đúng. Tuy nhiên, trong nhiều tình huống, việc đánh giá nhanh như vậy cho thấy một lỗi trong công thức.
Kiểm tra đối số
Nếu bạn đang làm việc với một hàm, hãy đảm bảo rằng tất cả các đối số bắt buộc được cung cấp. Khi nhập một hàm, một chú giải công cụ nhỏ với các đối số bắt buộc sẽ được hiển thị.
Chú giải công cụ đặc biệt hữu ích khi bạn đang cố gắng sửa một tính năng không hoạt động bình thường. Ví dụ, hãy xem chức năng bên dưới:
Trong ví dụ ở hình trên, hàm NGÀY MẠNG (NETWORKDAYS) trả về lỗi. Nếu chúng tôi giới thiệu một chức năng NGÀY MẠNG (NETWORKDAYS) sang một ô khác, lý do trở nên rõ ràng:
Chức năng NGÀY MẠNG (NETWORKDAYS) yêu cầu tối thiểu hai đối số - ngày bắt đầu (start_date) và ngày cuối (ngày cuối). Trong ví dụ trước, chỉ có một đối số được đưa ra, vì vậy hãy sửa hàm bằng cách thêm đối số bị thiếu:
Bây giờ công thức của chúng tôi hoạt động chính xác!
Kiểm tra toàn bộ chuỗi hoạt động (trình tự)
Hãy nhớ từ toán học trường học thứ tự của các phép toán là gì? Nếu không (hoặc nếu bạn muốn làm mới trí nhớ của mình), bạn có thể học bài về cách xây dựng công thức phức tạp. Excel luôn sử dụng thứ tự này, tức là các thao tác không chỉ được thực hiện lần lượt từ trái sang phải. Trong ví dụ sau, bước đầu tiên là phép nhân, đây không phải là chính xác những gì chúng ta muốn. Hãy để chúng tôi sửa công thức này bằng cách kết luận D2 + D3 trong ngoặc:
Bật hiển thị công thức
Nếu có nhiều công thức và hàm trên một trang tính Excel, thì bạn có thể thuận tiện hơn khi chuyển sang chế độ hiển thị công thức để xem tất cả các công thức cùng một lúc. Để làm điều này, bạn cần sử dụng lệnh Chế độ xem công thức (Hiển thị công thức), nằm trên tab Công thức (Công thức) phần Kiểm tra công thức (Phụ thuộc công thức).
Để chuyển về chế độ xem quen thuộc, hãy nhấp lại vào lệnh này.
Hãy nhớ rằng, việc thành thạo các công thức có được nhờ thực hành liên tục. Ngay cả những người dùng Excel có kinh nghiệm nhất cũng mắc lỗi trong công thức. Nếu công thức của bạn không hoạt động hoặc cung cấp cho bạn giá trị sai, đừng hoảng sợ! Trong hầu hết các trường hợp, có một lời giải thích đơn giản tại sao công thức không thành công. Khi bạn tìm thấy lỗi này, bạn có thể làm cho công thức hoạt động chính xác.