Nội dung
Tất nhiên, khái niệm về một phạm vi trong Excel là một trong những khái niệm quan trọng. Nó là gì? Chúng ta đều biết rằng một trang tính được tạo thành từ các ô. Bây giờ, nếu một số trong số chúng chứa một số thông tin, thì đây là một phạm vi. Nói cách đơn giản, đây là hai hoặc nhiều ô trong một tài liệu.
Phạm vi được sử dụng tích cực trong công thức và cũng có thể được sử dụng làm nguồn dữ liệu cho đồ thị, biểu đồ và các cách hiển thị thông tin trực quan khác. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách làm việc với một phạm vi.
Cách chọn ô, hàng và cột
Ô là một phần tử chứa hoặc có thể chứa một số thông tin nhất định. Một hàng là các ô trong một hàng. Cột, tương ứng, trong một cột. Mọi thứ đều đơn giản.
Trước khi nhập dữ liệu hoặc thực hiện một số dữ liệu nhất định với một phạm vi, bạn cần tìm hiểu cách chọn ô, cột và hàng.
Để chọn một ô, bạn cần nhấp vào ô đó. Mỗi ô có một địa chỉ. Ví dụ, cái nằm ở giao điểm của cột C và hàng 3 được gọi là C3.
Theo đó, để chọn cột, bạn phải bấm vào chữ cái hiển thị tên của cột. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là cột C.
Như bạn có thể đoán, để chọn một dòng, bạn cần thực hiện tương tự, chỉ với tên của hàng.
Phạm vi ô: ví dụ
Bây giờ chúng ta hãy xem xét một số hoạt động có thể được thực hiện trực tiếp trên một phạm vi. Vì vậy, để chọn phạm vi B2: C4, bạn cần tìm góc bên phải của ô B2, trong trường hợp của chúng tôi là ô trên cùng bên trái và kéo con trỏ đến C4.
Quan trọng! Không phải là một hình vuông ở góc dưới bên phải, mà chỉ đơn giản là kéo ô này. Hình vuông là một điểm đánh dấu tự động hoàn thành, nó hơi khác một chút.
Một phạm vi không phải lúc nào cũng bao gồm các ô gần nhau. Để chọn nó, bạn cần nhấn phím Ctrl và không thả nó ra, hãy nhấp vào từng ô sẽ được bao gồm trong phạm vi này.
Cách điền vào một dải ô
Để điền vào dải ô với các giá trị nhất định, bạn phải thực hiện các hành động sau:
- Nhập giá trị mong muốn vào ô B2. Nó có thể là số hoặc văn bản. Nó cũng có thể nhập một công thức. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là số 2.
5 - Tiếp theo, nhấp vào điểm đánh dấu tự động điền (chỉ cùng hộp mà trước đây chúng tôi đã yêu cầu không nhấp vào) và kéo nó xuống cuối phạm vi.
Kết quả sẽ như sau. Ở đây chúng tôi đã điền vào tất cả các ô bắt buộc với số 2.
Tự động điền là một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất trong Excel. Nó cho phép bạn ghi vào các ô của phạm vi không chỉ một giá trị mà còn cho toàn bộ tập dữ liệu tương ứng với một mẫu nhất định. Ví dụ, dãy số là 2, 4, 6, 8, 10, v.v.
Để thực hiện việc này, chúng ta cần nhập hai giá trị đầu tiên của chuỗi vào các ô liền kề theo chiều dọc và di chuyển điểm đánh dấu tự động điền đến số ô cần thiết.
Tương tự, bạn có thể điền vào phạm vi với các ngày mong muốn, cũng theo một mẫu nhất định. Để thực hiện việc này, hãy nhập ngày 13 tháng 2013 năm 16 và ngày 2013 tháng XNUMX năm XNUMX ở định dạng Hoa Kỳ.
Sau đó, chúng ta thực hiện thao tác kéo thả đã quen thuộc.
Sự thay đổi phạm vi
Để di chuyển một phạm vi, chỉ cần làm theo một vài bước đơn giản. Trước tiên, bạn cần chọn phạm vi cần thiết và nhấn giữ một trong các đường viền của nó. Trong trường hợp của chúng tôi, một trong những bên phải.
Sau đó, bạn chỉ cần di chuyển nó đến đúng vị trí và thả chuột.
Sao chép và dán một dải ô
Đây cũng là một trong những thao tác khá phổ biến mà người dùng Excel thực hiện với phạm vi.
Để làm điều này, bạn cần chọn phạm vi, nhấp chuột phải vào phạm vi đó và nhấp vào “Sao chép”. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + C.
Bạn cũng có thể tìm thấy một nút chuyên dụng trên tab Trang đầu trong nhóm Bảng tạm.
Bước tiếp theo là dán thông tin bạn cần vào nơi khác. Để thực hiện việc này, bạn cần tìm một ô sẽ đóng vai trò là góc trên bên trái của dải ô, sau đó gọi menu ngữ cảnh theo cách tương tự, nhưng đồng thời tìm mục “Chèn”. Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + V tiêu chuẩn, hoạt động trong hoàn toàn bất kỳ chương trình nào.
Cách chèn một hàng hoặc cột cụ thể
Việc chèn một hàng hoặc cột được thực hiện theo cách tương tự. Đầu tiên bạn cần chọn chúng.
Chỉ sau đó, bạn cần nhấp chuột phải và nhấp vào nút “Chèn”, nằm ngay bên dưới.
Bằng cách này, chúng tôi đã quản lý để chèn một dòng.
Dãy được đặt tên
Như tên cho thấy, được đặt tên đề cập đến phạm vi đã được đặt tên. Điều này thuận tiện hơn nhiều, vì nó làm tăng nội dung thông tin của nó, đặc biệt hữu ích, ví dụ, nếu nhiều người đang làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc.
Bạn có thể gán tên cho một phạm vi thông qua Trình quản lý tên, có thể được tìm thấy trong Công thức - Tên được xác định - Trình quản lý tên.
Nhưng nói chung, có một số cách. Hãy xem một số ví dụ.
Ví dụ 1
Giả sử chúng ta phải đối mặt với nhiệm vụ xác định khối lượng bán hàng hóa. Với mục đích này, chúng tôi có một phạm vi B2: B10. Để gán tên, bạn phải sử dụng tham chiếu tuyệt đối.
Nói chung, các hành động của chúng tôi như sau:
- Chọn phạm vi mong muốn.
- Đi tới tab "Công thức" và tìm lệnh "Gán tên" ở đó.
- Tiếp theo, một hộp thoại sẽ xuất hiện trong đó bạn phải chỉ định tên của phạm vi. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là "Bán hàng".
- Ngoài ra còn có trường "Khu vực", cho phép bạn chọn trang tính có phạm vi này.
- Kiểm tra để đảm bảo rằng phạm vi chính xác được chỉ định. Công thức phải là: = '1 mùa giải'! $ B $ 2: $ B $ 10
- Nhấp vào OK.
19
Bây giờ bạn có thể nhập tên của nó thay vì địa chỉ của phạm vi. Vì vậy, sử dụng công thức = SUM (Doanh số) bạn có thể tính toán tổng doanh thu cho tất cả các sản phẩm.
Tương tự, bạn có thể tính khối lượng bán hàng trung bình bằng công thức = AVERAGE (Bán hàng).
Tại sao chúng tôi sử dụng địa chỉ tuyệt đối? Bởi vì nó cho phép Excel mã hóa một dải ô sẽ không thay đổi khi được sao chép.
Trong một số trường hợp, tốt hơn là sử dụng một liên kết tương đối.
Ví dụ 2
Bây giờ chúng ta hãy xác định số lượng bán hàng cho mỗi mùa trong số bốn mùa. Bạn có thể làm quen với thông tin bán hàng trên tờ 4_season.
Trong ảnh chụp màn hình này, các phạm vi như sau.
B2: B10, C 2: C 10, D 2: D 10, E2: E10
Theo đó, chúng ta cần đặt công thức vào các ô B11, C11, D11 và E11.
Tất nhiên, để biến nhiệm vụ này thành hiện thực, bạn có thể tạo nhiều phạm vi, nhưng điều này hơi bất tiện. Tốt hơn nhiều để sử dụng một. Để làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn, bạn cần sử dụng cách xưng hô tương đối. Trong trường hợp này, chỉ cần có một phạm vi là đủ, trong trường hợp của chúng tôi sẽ được gọi là “Seasonal_Sales”
Để thực hiện việc này, bạn cần mở trình quản lý tên, nhập tên vào hộp thoại. Cơ chế là như nhau. Trước khi nhấp vào “OK”, bạn cần đảm bảo rằng công thức được nhập vào dòng “Phạm vi” = '4seasons'! B $ 2: B $ 10
Trong trường hợp này, địa chỉ là hỗn hợp. Như bạn có thể thấy, không có ký hiệu đô la ở phía trước tên cột. Điều này cho phép bạn tính tổng các giá trị nằm trong cùng hàng nhưng khác cột.
Hơn nữa, thủ tục là như nhau.
Bây giờ chúng ta cần nhập công thức vào ô B11 = SUM (Season_Sales). Hơn nữa, bằng cách sử dụng điểm đánh dấu tự động hoàn thành, chúng tôi chuyển nó sang các ô lân cận và đây là kết quả.
Đề xuất: Nếu bạn nhấn phím F2 trong khi ô chứa công thức có tên phạm vi được chọn, các ô chính xác sẽ được đánh dấu bằng đường viền màu xanh lam.
Ví dụ 3
Một phạm vi đã đặt tên cũng có thể được sử dụng trong một công thức phức tạp. Giả sử chúng ta có một công thức lớn trong đó một phạm vi được đặt tên được sử dụng nhiều lần.
=СУММ(E2:E8)+СРЗНАЧ(E2:E8)/5+10/СУММ(E2:E8)
Nếu bạn cần thực hiện thay đổi đối với mảng dữ liệu đã sử dụng, bạn sẽ phải thực hiện điều này ba lần. Nhưng nếu bạn đặt tên cho phạm vi trước khi thực hiện thay đổi trực tiếp, thì chỉ cần thay đổi nó trong trình quản lý tên là đủ và tên sẽ vẫn giữ nguyên. Điều này là thuận tiện hơn nhiều.
Hơn nữa, nếu bạn bắt đầu nhập tên phạm vi, Excel sẽ tự động đề xuất tên đó cùng với các công thức khác.
Phạm vi tự động
Thông thường, khi làm việc với thông tin trong bảng tính, không thể biết trước được lượng dữ liệu sẽ được thu thập. Do đó, chúng tôi không phải lúc nào cũng biết phạm vi nào để gán cho một tên cụ thể. Do đó, bạn có thể làm cho phạm vi tự động thay đổi tùy thuộc vào lượng dữ liệu được nhập.
Giả sử bạn là một nhà đầu tư và bạn cần biết tổng số tiền bạn nhận được trong quá trình đầu tư vào một đối tượng cụ thể. Và giả sử bạn có một báo cáo như vậy.
Để làm điều này, có một chức năng "Tên động". Để gán nó, bạn cần làm như sau:
- Mở cửa sổ Gán tên.
- Điền vào các trường như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình.
26
Điều quan trọng cần lưu ý là thay vì phạm vi, công thức có hàm được sử dụng TRANH CHẤP cùng với chức năng KIỂM TRA.
Bây giờ bạn cần nhập hàm SUM với tên của phạm vi làm đối số. Sau khi thử điều này trên thực tế, bạn có thể thấy cách tổng thay đổi tùy thuộc vào số phần tử được nhập.
Như bạn có thể thấy, có nhiều cách thú vị để tương tác với các phạm vi. Chúng tôi hy vọng rằng bạn thích hướng dẫn này từ cơ bản đến chuyên nghiệp và thấy nó hữu ích.