Nội dung
Thí nghiệm biến chúng ta thành anh hùng.
(Tốc biến)
Mặc dù các cụ Điền tức thì (Tô flash) đã xuất hiện trong Excel từ phiên bản 2013, nhưng vì một số lý do mà thực tế này đã không được nhiều người dùng chú ý. Và hoàn toàn vô ích. Trong nhiều trường hợp, nó trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn so với các giải pháp tương tự dựa trên công thức hoặc macro. Theo kinh nghiệm của tôi, trong các khóa đào tạo, chủ đề này gây ra liên tục "wow!" khán giả - bất kể sự tiến bộ và / hoặc mệt mỏi của người nghe.
Cơ chế hoạt động của công cụ này rất đơn giản: nếu bạn có một hoặc nhiều cột với dữ liệu ban đầu và bạn bắt đầu nhập chúng cạnh nhau trong cột tiếp theo, nhưng ở một số dạng sửa đổi mà bạn cần, thì sớm muộn gì Excel cũng sẽ gợi ý rằng nó đã sẵn sàng để tiếp tục xa hơn ngoài bạn:
Để tiết lộ logic (mẫu, mẫu) của phép biến đổi và chạy hàm Excel này, thông thường chỉ cần nhập 1-3 giá trị kết quả đầu tiên theo cách thủ công. Nếu tùy chọn được đề xuất phù hợp với bạn, thì chỉ cần nhấp vào đăng ký hạng mục thi - và phần còn lại của danh sách sẽ được hoàn thành ngay lập tức.
Nếu bạn đã nhập 2-3 giá trị đầu tiên và phần tiếp theo vẫn không xuất hiện, thì bạn có thể buộc quá trình bằng phím tắt Ctrl+E hoặc sử dụng nút Điền tức thì (Tô flash) chuyển hướng Ngày (Ngày):
Chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ về cách công cụ này có thể được sử dụng trong thực tế để hiểu các khả năng của nó.
Trích xuất từ khỏi văn bản và hoán vị
Viết một công thức trích xuất, ví dụ, từ thứ ba từ văn bản trong một ô không phải là một công việc nhỏ. Phân tích cú pháp một cụm từ theo khoảng trắng thành các cột khác nhau bằng cách sử dụng Dữ liệu - Văn bản theo Cột (Dữ liệu - Văn bản thành Cột) Nó cũng không nhanh. Với điền ngay lập tức, điều này được thực hiện dễ dàng và đẹp mắt. Hơn nữa, bạn có thể đồng thời thay đổi các từ được trích xuất ở các vị trí, kết hợp chúng theo bất kỳ thứ tự nào:
Phân chia văn bản theo thanh ghi
Để tô sáng các từ để điền ngay lập tức, hoàn toàn không cần thiết phải có khoảng trắng. Mọi dấu phân tách khác sẽ hoạt động tốt, như dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy sau khi nhập tệp CSV. Nhưng điều thực sự thú vị là có thể không có dấu phân tách nào cả - chỉ có chữ in hoa là đủ:
Rất khó để thực hiện các công thức như vậy. Nếu không điền ngay lập tức, thì chỉ có macro mới có ích.
Dán văn bản
Nếu bạn có thể chia, sau đó bạn có thể keo! Điền ngay lập tức sẽ dễ dàng tập hợp một cụm từ dài cho bạn từ một số đoạn, xen kẽ chúng với các khoảng trắng, dấu phẩy, liên kết hoặc từ cần thiết:
Trích xuất các ký tự riêng lẻ
Thông thường, để lấy ra các ký tự và chuỗi con riêng lẻ trong Excel, các hàm được sử dụng LEVSIMV (TRÁI), QUYỀN (ĐÚNG), PSTR (giữa) và tương tự, nhưng điền ngay lập tức giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Một ví dụ cổ điển là sự hình thành tên đầy đủ:
Chỉ trích xuất số, văn bản hoặc ngày tháng
Nếu bạn đã từng cố gắng chỉ lấy ra kiểu dữ liệu mong muốn từ một món cháo chữ và số, thì bạn sẽ hiểu sự phức tạp của công việc tưởng chừng như đơn giản này. Làm đầy tức thì và ở đây có thể đối phó với một tiếng nổ, nhưng bạn cần một đèn pendel nhẹ ở dạng Ctrl+E:
Tương tự đối với việc trích xuất văn bản.
Ngày tháng cũng không phải là vấn đề (ngay cả khi chúng được viết ở các định dạng khác nhau):
Chuyển đổi định dạng số hoặc ngày tháng
Flash Fill có thể giúp thay đổi diện mạo của dữ liệu hiện có hoặc đưa nó về cùng một mẫu số. Ví dụ: để chuyển đổi một ngày thông thường "topsy-turvy" sang định dạng Unix:
Ở đây, sắc thái là trước khi nhập, bạn cần thay đổi định dạng của các ô kết quả thành văn bản trước để Excel không cố gắng nhận ra ngày “sai” được nhập theo cách thủ công dưới dạng mẫu.
Tương tự, bạn cũng có thể thể hiện chính xác số điện thoại bằng cách thêm mã quốc gia và tiền tố nhà điều hành (thành phố) gồm ba chữ số trong dấu ngoặc vuông:
Trước tiên, đừng quên thay đổi định dạng của các ô trong cột B thành văn bản - nếu không, Excel sẽ coi các giá trị uXNUMXbuXNUMX bắt đầu bằng dấu “+” là công thức.
Chuyển văn bản (số) sang ngày tháng
Khi tải xuống từ các hệ thống ERP và CRM khác nhau, ngày thường được biểu thị dưới dạng số 8 chữ số ở định dạng YYYYMMDD. Bạn có thể chuyển nó sang dạng bình thường bằng hàm BỘ NHẬN DIỆN DỮ LIỆU (DATEVALUE)hoặc dễ dàng hơn nhiều - điền ngay:
Thay đổi trường hợp
Nếu bạn nhận được một văn bản không đúng trường hợp, thì bạn có thể chỉ cần gợi ý trong cột tiếp theo loại bạn muốn chuyển đổi nó thành - và việc điền ngay lập tức sẽ thực hiện tất cả công việc cho bạn:
Sẽ khó hơn một chút nếu bạn cần thay đổi trường hợp khác nhau cho các phần khác nhau của văn bản. Ví dụ: chỉ viết hoa từ thứ hai, để từ đầu tiên ở dạng bình thường. Ở đây, hai giá trị được nhập làm mẫu sẽ không đủ và bạn sẽ phải thực hiện các thay đổi mà việc điền tức thì sẽ ngay lập tức được tính đến trong kết quả:
Hạn chế và sắc thái
Có một số điều cần lưu ý khi sử dụng Flash Fill trong công việc của bạn:
- Nó chỉ hoạt động nếu nhập mẫu nghiêm ngặt cạnh nhau - trong cột trước đó hoặc cột tiếp theo bên phải dữ liệu. Nếu bạn rút lại một cột trống từ văn bản gốc, thì không có gì sẽ hoạt động.
- Khi một mẫu được tìm thấy tất cả các giá trị trong một hàng đều được tính đến - ở bên trái và bên phải của cột đầu vào. Đạo đức: các cột phụ có thể gây nhầm lẫn thuật toán hoặc gây nhiễu nên được tách trước dữ liệu làm việc bằng các cột trống hoặc bị xóa.
- Điền tức thì hoạt động tuyệt vời trong bảng thông minh.
- nhỏ nhất lỗi hoặc đánh máy khi nhập các ô mẫu có thể làm cho flash fill không hiển thị mẫu và không hoạt động. Hãy cẩn thận.
- Có những trường hợp mẫu được xác định không chính xác, vì vậy luôn cần kiểm tra phát hiệnmà bạn đã nhận được (ít nhất là có chọn lọc).
- Cách trích xuất từ cuối cùng từ văn bản trong một ô
- Tìm kiếm Văn bản Mờ (Pushkin = Pushkin) với Tra cứu Mờ trong Excel
- Ba cách để dán văn bản trong Excel