Nội dung
Định dạng là một trong những quy trình chính khi làm việc với bảng tính. Bằng cách áp dụng định dạng, bạn có thể thay đổi giao diện của dữ liệu dạng bảng, cũng như đặt các tùy chọn ô. Điều quan trọng là có thể triển khai nó một cách chính xác để thực hiện công việc của bạn trong chương trình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Từ bài viết, bạn sẽ học cách định dạng bảng một cách chính xác.
Định dạng bảng
Định dạng là một tập hợp các hành động cần thiết để chỉnh sửa giao diện của bảng và các chỉ báo bên trong bảng. Quy trình này cho phép bạn chỉnh sửa kích thước phông chữ và màu sắc, kích thước ô, tô màu, định dạng, v.v. Hãy phân tích chi tiết hơn từng yếu tố.
Tự động định dạng
Tự động định dạng có thể được áp dụng cho hoàn toàn bất kỳ phạm vi ô nào. Bộ xử lý bảng tính sẽ chỉnh sửa độc lập phạm vi đã chọn, áp dụng các tham số được chỉ định cho phạm vi đó. Hướng dẫn:
- Chúng tôi chọn một ô, một dải ô hoặc toàn bộ bảng.
- Đi tới phần "Trang chủ" và nhấp vào "Định dạng dưới dạng bảng". Bạn có thể tìm thấy phần tử này trong khối "Kiểu". Sau khi nhấp vào, một cửa sổ với tất cả các kiểu tạo sẵn có thể được hiển thị. Bạn có thể chọn bất kỳ phong cách nào. Bấm vào tùy chọn bạn thích.
- Một cửa sổ nhỏ được hiển thị trên màn hình, yêu cầu xác nhận tính đúng đắn của các tọa độ phạm vi đã nhập. Nếu bạn nhận thấy có lỗi trong phạm vi, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu. Bạn cần xem xét cẩn thận mục “Bảng có tiêu đề”. Nếu bảng chứa các tiêu đề, thì thuộc tính này phải được kiểm tra. Sau khi thực hiện tất cả các cài đặt, hãy nhấp vào “OK”.
- Sẳn sàng! Tấm đã mang dáng dấp của phong cách bạn đã chọn. Bất cứ lúc nào, phong cách này có thể được thay đổi sang phong cách khác.
Chuyển sang định dạng
Khả năng định dạng tự động không phù hợp với tất cả người dùng của bộ xử lý bảng tính. Có thể định dạng tấm bằng tay bằng cách sử dụng các thông số đặc biệt. Bạn có thể chỉnh sửa giao diện bằng menu ngữ cảnh hoặc các công cụ nằm trên ruy-băng. Hướng dẫn:
- Chúng tôi thực hiện lựa chọn khu vực chỉnh sửa cần thiết. Nhấp vào nó RMB. Menu ngữ cảnh được hiển thị trên màn hình. Nhấp vào phần tử “Định dạng ô…”.
- Một hộp có tên “Định dạng ô” xuất hiện trên màn hình. Tại đây bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa dữ liệu dạng bảng khác nhau.
Phần Trang chủ chứa các công cụ định dạng khác nhau. Để áp dụng chúng cho các ô của bạn, bạn cần chọn chúng, sau đó nhấp vào bất kỳ ô nào trong số chúng.
Định dạng dữ liệu
Định dạng ô là một trong những yếu tố định dạng cơ bản. Phần tử này không chỉ sửa đổi giao diện mà còn cho bộ xử lý bảng tính biết cách xử lý ô. Như trong phương pháp trước, hành động này có thể được thực hiện thông qua menu ngữ cảnh hoặc các công cụ nằm trong dải băng đặc biệt của tab Trang chủ.
Bằng cách mở cửa sổ “Định dạng ô” bằng menu ngữ cảnh, bạn có thể chỉnh sửa định dạng thông qua phần “Định dạng số”, nằm trong khối “Số”. Tại đây, bạn có thể chọn một trong các định dạng sau:
- ngày;
- thời gian;
- phổ thông;
- số;
- văn bản, v.v.
Sau khi chọn định dạng cần thiết, hãy nhấp vào “OK”.
Ngoài ra, một số định dạng có các tùy chọn bổ sung. Bằng cách chọn định dạng số, bạn có thể chỉnh sửa số chữ số sau dấu thập phân cho các số dạng phân số.
Bằng cách đặt định dạng “Ngày”, bạn có thể chọn cách hiển thị ngày trên màn hình. Thông số "Thời gian" có cùng cài đặt. Bằng cách nhấp vào phần tử “Tất cả các định dạng”, bạn có thể xem tất cả các phân loài có thể có của dữ liệu chỉnh sửa trong một ô.
Bằng cách chuyển đến phần “Trang chủ” và mở rộng danh sách nằm trong khối “Số”, bạn cũng có thể chỉnh sửa định dạng của một ô hoặc một dải ô. Danh sách này chứa tất cả các định dạng chính.
Bằng cách nhấp vào mục “Định dạng số khác…”, cửa sổ đã biết “Định dạng ô” sẽ được hiển thị, trong đó bạn có thể thực hiện cài đặt chi tiết hơn cho định dạng.
Căn chỉnh nội dung
Bằng cách đi tới hộp “Định dạng ô”, sau đó đến phần “Căn chỉnh”, bạn có thể thực hiện một số cài đặt bổ sung để làm cho hình thức của tấm dễ nhìn hơn. Cửa sổ này chứa một số lượng lớn các cài đặt. Bằng cách chọn hộp bên cạnh một hoặc một tham số khác, bạn có thể hợp nhất các ô, bọc văn bản theo từ và cũng có thể triển khai lựa chọn chiều rộng tự động.
Ngoài ra, trong phần này, bạn có thể triển khai vị trí của văn bản bên trong ô. Có một sự lựa chọn của hiển thị văn bản dọc và ngang.
Trong phần “Định hướng”, bạn có thể điều chỉnh góc định vị của thông tin văn bản bên trong ô.
Trong phần "Trang chủ" có một khối công cụ "Căn chỉnh". Ở đây, như trong cửa sổ “Định dạng ô”, có các cài đặt căn chỉnh dữ liệu, nhưng ở dạng cắt xén hơn.
Cài đặt phông chữ
Phần “Phông chữ” cho phép bạn thực hiện một loạt các hành động để chỉnh sửa thông tin trong ô hoặc phạm vi ô đã chọn. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa những thứ sau:
- một loại;
- kích cỡ;
- Màu sắc;
- phong cách, v.v.
Trên một dải băng đặc biệt là một khối công cụ “Phông chữ”, cho phép bạn thực hiện các phép biến đổi tương tự.
Đường viền và đường
Trong phần "Viền" của cửa sổ "Định dạng Ô", bạn có thể tùy chỉnh các loại đường, cũng như đặt màu mong muốn. Ở đây bạn cũng có thể chọn kiểu viền: bên ngoài hoặc bên trong. Có thể loại bỏ hoàn toàn đường viền nếu nó không cần thiết trong bảng.
Thật không may, không có công cụ để chỉnh sửa đường viền bảng trên ruy-băng trên cùng, nhưng có một phần tử nhỏ nằm trong khối “Phông chữ”.
Điền vào các ô
Trong phần “Tô” của hộp “Định dạng Ô”, bạn có thể chỉnh sửa màu của các ô trong bảng. Có một khả năng bổ sung là trưng bày các mẫu khác nhau.
Như trong phần tử trước, chỉ có một nút trên thanh công cụ, nằm trong khối “Phông chữ”.
Người dùng không có đủ sắc thái tiêu chuẩn để làm việc với thông tin dạng bảng. Trong trường hợp này, bạn cần chuyển đến phần “Màu khác…” thông qua nút nằm trong khối “Phông chữ”. Sau khi nhấp vào, một cửa sổ hiển thị cho phép bạn chọn một màu khác.
Kiểu ô
Bạn không chỉ có thể tự đặt kiểu ô mà còn có thể chọn từ những kiểu được tích hợp vào chính bảng tính. Thư viện phong cách rất phong phú, vì vậy mỗi người dùng sẽ có thể chọn phong cách phù hợp cho mình.
Hướng dẫn:
- Chọn các ô cần thiết để áp dụng kiểu đã hoàn thành.
- Chuyển đến phần "Trang chủ".
- Nhấp vào “Kiểu ô”.
- Chọn phong cách yêu thích của bạn.
Bảo vệ dữ liệu
Bảo vệ cũng thuộc về lĩnh vực định dạng. Trong cửa sổ “Định dạng ô” quen thuộc, có một phần gọi là “Bảo vệ”. Tại đây, bạn có thể đặt các tùy chọn bảo vệ sẽ cấm chỉnh sửa phạm vi ô đã chọn. Và cũng tại đây bạn có thể bật tính năng ẩn công thức.
Trên ruy-băng công cụ của phần Trang chủ, trong khối Ô có phần tử Định dạng cho phép bạn thực hiện các phép biến đổi tương tự. Bằng cách nhấp vào “Định dạng”, màn hình sẽ hiển thị danh sách trong đó phần tử “Bảo vệ” tồn tại. Bằng cách nhấp vào “Bảo vệ trang tính…”, bạn có thể cấm chỉnh sửa toàn bộ trang tính của tài liệu mong muốn.
Chủ đề bảng
Trong bảng tính Excel, cũng như trình xử lý văn bản Word, bạn có thể chọn chủ đề của tài liệu.
Hướng dẫn:
- Chuyển đến tab “Bố cục Trang”.
- Nhấp vào phần tử "Chủ đề".
- Chọn một trong những chủ đề được tạo sẵn.
Chuyển đổi thành “Bảng thông minh”
Bảng “thông minh” là một kiểu định dạng đặc biệt, sau đó mảng ô nhận được một số thuộc tính hữu ích nhất định giúp làm việc với lượng lớn dữ liệu dễ dàng hơn. Sau khi chuyển đổi, phạm vi ô được chương trình coi như một phần tử toàn bộ. Sử dụng chức năng này giúp người dùng không phải tính toán lại các công thức sau khi thêm các hàng mới vào bảng. Ngoài ra, bảng “Thông minh” có các nút đặc biệt trong tiêu đề cho phép bạn lọc dữ liệu. Hàm cung cấp khả năng ghim tiêu đề bảng lên đầu trang tính. Việc chuyển đổi thành “Bảng thông minh” được thực hiện như sau:
- Chọn khu vực cần thiết để chỉnh sửa. Trên thanh công cụ, chọn mục “Kiểu” và nhấp vào “Định dạng dưới dạng bảng”.
- Màn hình hiển thị danh sách các kiểu tạo sẵn với các thông số cài sẵn. Bấm vào tùy chọn bạn thích.
- Một cửa sổ phụ trợ xuất hiện với các cài đặt cho phạm vi và hiển thị tiêu đề. Chúng tôi thiết lập tất cả các thông số cần thiết và nhấp vào nút “OK”.
- Sau khi thực hiện các cài đặt này, máy tính bảng của chúng tôi đã biến thành Bảng thông minh, thuận tiện hơn nhiều khi làm việc.
Ví dụ về định dạng bảng
Hãy lấy một ví dụ đơn giản về cách định dạng bảng từng bước. Ví dụ, chúng tôi đã tạo một bảng như sau:
Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần chỉnh sửa chi tiết của nó:
- Hãy bắt đầu với tiêu đề. Chọn phạm vi A1… E1, và nhấp vào “Hợp nhất và di chuyển đến trung tâm.” Mục này nằm trong phần "Định dạng". Các ô được hợp nhất và văn bản bên trong được căn giữa. Đặt phông chữ thành “Arial”, kích thước thành “16”, “In đậm”, “Gạch chân”, bóng phông chữ thành “Tím”.
- Hãy chuyển sang định dạng các tiêu đề cột. Chọn các ô A2 và B2 và nhấp vào “Hợp nhất các ô”. Chúng tôi thực hiện các hành động tương tự với các ô A7 và B7. Chúng tôi đặt các dữ liệu sau: phông chữ - “Arial Black”, kích thước - “12”, căn chỉnh - “Trái”, bóng phông chữ - “Tím”.
- Chúng tôi thực hiện lựa chọn C2… E2, trong khi giữ “Ctrl”, chúng tôi thực hiện lựa chọn C7… E7. Ở đây chúng tôi đặt các thông số sau: phông chữ - “Arial Black”, kích thước - “8”, căn chỉnh - “Căn giữa”, màu phông chữ - “Tím”.
- Hãy chuyển sang phần chỉnh sửa bài viết. Chúng tôi chọn các chỉ số chính của bảng - đây là các ô A3… E6 và A8… E8. Chúng tôi đặt các thông số sau: phông chữ - “Arial”, “11”, “Bold”, “Centered”, “Blue”.
- Căn với cạnh trái B3… B6, cũng như B8.
- Chúng tôi để lộ màu đỏ trong A8… E8.
- Chúng tôi thực hiện lựa chọn D3… D6 và nhấn RMB. Nhấp vào “Định dạng ô…”. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn kiểu dữ liệu số. Chúng tôi thực hiện các hành động tương tự với ô D8 và đặt ba chữ số sau dấu thập phân.
- Hãy chuyển sang định dạng đường viền. Chúng tôi thực hiện lựa chọn A8… E8 và nhấp vào “Tất cả các đường viền”. Bây giờ chọn “Đường viền bên ngoài dày”. Tiếp theo, chúng tôi chọn A2… E2 và cũng chọn “Đường viền bên ngoài dày”. Theo cách tương tự, chúng tôi định dạng A7… E7.
- Chúng tôi thiết lập màu sắc. Chọn D3… D6 và gán màu xanh ngọc nhạt. Chúng tôi lựa chọn D8 và đặt màu vàng nhạt.
- Chúng tôi tiến hành cài đặt bảo vệ trên tài liệu. Chúng tôi chọn ô D8, nhấp chuột phải vào ô đó và nhấp vào “Định dạng ô”. Ở đây chúng tôi chọn phần tử “Bảo vệ” và đánh dấu kiểm bên cạnh phần tử “Ô được bảo vệ”.
- Chúng tôi chuyển đến menu chính của trình xử lý bảng tính và chuyển đến phần "Dịch vụ". Sau đó, chúng tôi chuyển đến "Bảo vệ", nơi chúng tôi chọn phần tử "Bảo vệ Trang tính". Đặt mật khẩu là một tính năng tùy chọn, nhưng bạn có thể đặt nó nếu muốn. Bây giờ ô này không thể được chỉnh sửa.
Trong ví dụ này, chúng tôi đã xem xét chi tiết cách bạn có thể định dạng bảng trong bảng tính theo từng bước. Kết quả của định dạng trông như thế này:
Như chúng ta có thể thấy, bảng hiệu đã thay đổi đáng kể so với bên ngoài. Vẻ ngoài của cô đã trở nên thoải mái và đoan trang hơn. Bằng các hành động tương tự, bạn có thể định dạng hoàn toàn bất kỳ bảng nào và bảo vệ bảng khỏi việc chỉnh sửa ngẫu nhiên. Phương pháp định dạng thủ công hiệu quả hơn nhiều so với việc sử dụng các kiểu được xác định trước, vì bạn có thể đặt thủ công các thông số duy nhất cho bất kỳ loại bảng nào.
Kết luận
Bộ xử lý bảng tính có một số lượng lớn các cài đặt cho phép bạn định dạng dữ liệu. Chương trình có các kiểu tạo sẵn thuận tiện được tích hợp sẵn với các tùy chọn định dạng đã đặt và thông qua cửa sổ “Định dạng ô”, bạn có thể thực hiện các cài đặt của riêng mình theo cách thủ công.