Nội dung
Những người từng làm việc trong trình soạn thảo văn bản MS Word đã thấy cách gạch chân màu đỏ xuất hiện khi các từ bị sai chính tả hoặc mắc lỗi chính tả. Thật không may, trong ứng dụng MS Excel, chức năng như vậy rất thiếu. Rõ ràng là tất cả các kiểu viết tắt, viết tắt và các cách viết khác của các từ ở dạng sửa đổi có thể gây hiểu nhầm cho chương trình và nó sẽ tự động đưa ra kết quả không chính xác. Mặc dù vậy, một chức năng như vậy vẫn tồn tại và bạn có thể sử dụng nó.
Đặt ngôn ngữ mặc định thành
Tính năng tự động sửa lỗi chính tả và từ sai chính tả được bật theo mặc định, nhưng chương trình có vấn đề với thứ tự khác. Khi kiểm tra tài liệu ở chế độ tự động, 9 trong số 10 trường hợp, chương trình phản ứng với các thuật ngữ tiếng Anh viết sai. Tại sao điều này lại xảy ra và cách khắc phục nó, chúng ta hãy thử tìm hiểu thêm:
- Ở đầu bảng điều khiển, nhấp vào nút "Tệp" và nhấp vào liên kết "Tùy chọn".
- Chọn “Ngôn ngữ” từ danh sách bên trái.
- Cửa sổ cài đặt ngôn ngữ tiếp theo có hai cài đặt. Trong phần “Chọn ngôn ngữ chỉnh sửa” đầu tiên, bạn có thể thấy ngôn ngữ đó được đặt theo mặc định.
Nếu vì lý do nào đó, bạn thích tiếng Anh (Hoa Kỳ) để làm việc với tài liệu, thì bạn cần thay thế bằng cách kích hoạt dòng có tùy chọn ngôn ngữ và nhấp vào nút “Mặc định” sáng lên.
- Tiếp theo, chúng ta đi xuống mục “Lựa chọn ngôn ngữ cho giao diện và trợ giúp”. Ở đây, theo mặc định, như bạn có thể thấy, giao diện được đặt thành ngôn ngữ Microsoft Windows và ngôn ngữ giao diện để tham khảo.
- Nó là cần thiết để thực hiện một thay thế cho. Bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau: nhấp vào dòng “” và nhấp vào nút “Mặc định” bên dưới hoặc nhấp vào nút hoạt động có mũi tên xuống.
- Nó vẫn chỉ để đồng ý bằng cách nhấp vào "OK". Một cửa sổ sẽ xuất hiện với khuyến nghị khởi động lại chương trình để các thay đổi có hiệu lực. Chúng tôi đồng ý và khởi động lại ở chế độ thủ công.
Sau khi khởi động lại, chương trình sẽ tự động tạo ngôn ngữ chính.
Những gì bạn cần để bật chính tả trong Excel
Quá trình thiết lập này chưa hoàn tất và bạn cần thực hiện thêm một số bước:
- Trong ứng dụng mới khởi chạy, hãy chuyển đến “Tệp” một lần nữa và mở “Tùy chọn”.
- Tiếp theo, chúng ta quan tâm đến công cụ Spelling. Kích hoạt tính năng mở cửa sổ bằng cách nhấp vào dòng LMB.
- Chúng tôi tìm thấy dòng “AutoCorrect Options…” và nhấp vào nó LMB.
- Chúng tôi đi đến cửa sổ mở ra, nơi bạn cần kích hoạt cột "Tự động sửa" (theo quy tắc, nó được kích hoạt khi cửa sổ được mở).
- Trong tiêu đề “Hiển thị các nút cho các tùy chọn tự động sửa lỗi”, chúng tôi tìm thấy chức năng được bao gồm. Ở đây, để thuận tiện cho việc làm việc với các bảng, bạn nên tắt một số chức năng, chẳng hạn như “Viết hoa các chữ cái đầu tiên của câu” và “Viết tên các ngày bằng chữ in hoa”.
Giải thích từ chuyên gia! Vì ngôn ngữ không cung cấp cách viết các ngày trong tuần bằng chữ in hoa nên bạn có thể bỏ chọn dòng này. Cũng cần lưu ý rằng việc viết hoa các chữ cái đầu tiên của câu không có ý nghĩa gì, vì làm việc với các bảng liên quan đến các chữ viết tắt không đổi. Nếu bạn để dấu tích vào mục này thì sau mỗi điểm trong từ viết tắt, chương trình sẽ phản ứng và sửa từ sai chính tả.
Chúng ta đi xuống bên dưới thì thấy trong cửa sổ giao diện này cũng có danh sách các từ tự sửa. Ở phía bên trái, các biến thể của các từ viết sai chính tả được đề xuất và ở bên phải, các tùy chọn để sửa chúng. Tất nhiên, danh sách này không thể được gọi là hoàn chỉnh, nhưng vẫn có những từ sai chính tả chính hiện diện trong danh sách này.
Ở trên cùng có các trường để nhập các từ để tìm kiếm. Ví dụ, hãy viết "máy". Chương trình sẽ tự động đề xuất một từ để tự động sửa trong trường bên trái. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là "máy". Cũng có thể từ đó sẽ không có trong từ điển được đề xuất. Sau đó, bạn sẽ cần phải nhập chính tả theo cách thủ công và nhấp vào nút “Thêm” bên dưới. Thao tác này hoàn tất cài đặt và bạn có thể tiến hành khởi chạy tính năng kiểm tra chính tả tự động trong Excel.
Chạy trình kiểm tra chính tả tự động
Sau khi biên dịch bảng và ghi lại tất cả các thông tin cần thiết, cần kiểm tra chính tả của văn bản. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện danh sách các hành động sau:
- Nếu bạn chỉ cần kiểm tra một phần của văn bản, hãy chọn phần cần kiểm tra. Nếu không, không cần đánh dấu văn bản.
- Ở đầu chương trình, hãy tìm công cụ Xem lại.
- Tiếp theo, trong mục “Chính tả”, tìm nút “Chính tả” và nhấp vào nút đó với LMB.
- Một cửa sổ sẽ mở ra, nơi bạn sẽ được yêu cầu tiếp tục kiểm tra chính tả từ đầu trang tính. Nhấp vào nút "Có".
- Sau khi công cụ tìm thấy một từ sai chính tả, một hộp thoại sẽ bật lên với từ mà chương trình cho rằng đã viết sai chính tả.
- Trong phần “Tùy chọn”, chọn từ đúng và nhấp vào “Thay thế” nếu chỉ có một từ như vậy trong văn bản hoặc “Thay thế tất cả” nếu có khả năng từ đã chọn xuất hiện nhiều lần.
Lưu ý từ một chuyên gia! Cũng chú ý đến các mục khác nằm ở bên phải. Nếu bạn chắc chắn rằng từ được viết đúng chính tả, thì bạn cần chọn “Bỏ qua” hoặc “Bỏ qua tất cả”. Ngoài ra, nếu bạn chắc chắn rằng từ đó bị sai chính tả, bạn có thể chạy “AutoCorrect”. Trong trường hợp này, chương trình sẽ tự động thay đổi tất cả các từ của chính nó. Còn một mục nữa là “Thêm vào từ điển”. Nó là cần thiết cho việc tự thêm các từ mà bạn có thể thường viết sai chính tả.
Kết luận
Cho dù bạn là chuyên gia đến đâu, bạn cũng không bao giờ có thể hoàn toàn chắc chắn về tính chính xác của văn bản viết. Yếu tố con người liên quan đến việc giả định các loại lỗi khác nhau. Đặc biệt trong trường hợp này, MS Excel cung cấp một công cụ kiểm tra chính tả, bằng cách chạy công cụ này bạn có thể sửa các từ sai chính tả.