Cách điền các ô trống với các giá trị hàng đầu trong Excel

Sau khi điền vào một bảng Excel với các giá trị nhất định (thường xảy ra nhất khi thêm một mảng thông tin), rất thường có các khoảng trống. Chúng sẽ không can thiệp vào việc xem xét bản thân tệp đang làm việc, tuy nhiên, chúng sẽ làm phức tạp các chức năng sắp xếp, tính toán dữ liệu, lọc các số, công thức và hàm nhất định. Để chương trình hoạt động mà không gặp khó khăn, cần phải học cách điền vào các khoảng trống bằng các giá trị từ các ô lân cận.

Cách tô sáng các ô trống trong trang tính

Trước khi bắt đầu xem xét cách điền các ô trống trong trang tính Excel, bạn cần tìm hiểu cách chọn chúng. Điều này chỉ dễ thực hiện nếu bàn nhỏ. Tuy nhiên, nếu tài liệu bao gồm một số lượng lớn các ô, các không gian trống có thể được đặt ở những nơi tùy ý. Việc chọn thủ công các ô riêng lẻ sẽ mất nhiều thời gian, trong khi có thể bỏ qua một số khoảng trống. Để tiết kiệm thời gian, bạn nên tự động hóa quá trình này thông qua các công cụ tích hợp của chương trình:

1. Trước hết, bạn cần đánh dấu tất cả các ô của trang tính. Để thực hiện việc này, bạn chỉ có thể sử dụng chuột hoặc thêm các phím SHIFT, CTRL để lựa chọn.
2. Sau đó, nhấn tổ hợp phím CTRL + G trên bàn phím (cách gọi khác là F5).
3. Một cửa sổ nhỏ có tên Go To sẽ xuất hiện trên màn hình.
4. Nhấp vào nút "Chọn".

Để đánh dấu các ô trong bảng, trên thanh công cụ chính, bạn cần tìm chức năng “Tìm và chọn”. Sau đó, một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện, từ đó bạn cần chọn lựa chọn các giá trị nhất định - công thức, ô, hằng số, ghi chú, ô trống. Chọn chức năng “Chọn một nhóm ô. Tiếp theo, một cửa sổ cài đặt sẽ mở ra, trong đó bạn cần chọn hộp bên cạnh thông số “Ô trống”. Để lưu cài đặt, bạn cần nhấp vào nút “OK”.

Cách điền các ô trống theo cách thủ công

Cách dễ nhất để điền vào các ô trống trong trang tính với các giá trị từ các ô trên cùng là thông qua chức năng "Điền vào các ô trống", nằm trên bảng XLTools. Thủ tục:

1. Nhấn nút để kích hoạt chức năng “Điền vào các ô trống”.
2. Một cửa sổ cài đặt sẽ mở ra. Sau đó, cần đánh dấu phạm vi ô cần điền vào các ô trống.
3. Quyết định phương pháp điền - từ các tùy chọn có sẵn bạn cần chọn: trái, phải, lên, xuống.
4. Chọn hộp bên cạnh “Hủy hợp nhất các ô”.

Vẫn nhấn nút “OK” để các ô trống được điền đầy đủ thông tin cần thiết.

Quan trọng! Một trong những tính năng hữu ích của chức năng này là lưu các giá trị đã đặt. Nhờ đó, có thể lặp lại hành động với phạm vi ô tiếp theo mà không cần định cấu hình lại hàm.

Các giá trị có sẵn để lấp đầy các ô trống

Có một số tùy chọn để điền các ô trống trong trang tính Excel:

1. Tô bên trái. Sau khi kích hoạt chức năng này, các ô trống sẽ được lấp đầy bằng dữ liệu từ các ô bên phải.
2. Điền vào bên phải. Sau khi nhấp vào giá trị này, các ô trống sẽ được điền thông tin từ các ô bên trái.
3. Lấp đầy. Các ô trên cùng sẽ được lấp đầy bằng dữ liệu từ các ô ở dưới cùng.
4. Làm đầy. Tùy chọn phổ biến nhất để lấp đầy các ô trống. Thông tin từ các ô bên trên được chuyển đến các ô của bảng bên dưới.

Hàm “Điền vào các ô trống” sao chép chính xác các giá trị (số, chữ cái) nằm trong các ô đã được lấp đầy. Tuy nhiên, có một số tính năng ở đây:

1. Ngay cả khi ẩn hoặc chặn một ô đã điền, thông tin từ ô đó sẽ được chuyển sang ô trống sau khi kích hoạt chức năng này.
2. Rất thường xảy ra các tình huống mà giá trị để chuyển là một hàm, một công thức, một liên kết đến các ô khác trong trang tính. Trong trường hợp này, ô trống sẽ được lấp đầy bằng giá trị đã chọn mà không thay đổi nó.

Quan trọng! Trước khi kích hoạt chức năng “Điền vào ô trống”, bạn cần vào phần cài đặt trang tính, xem có bảo vệ không. Nếu nó được bật, thông tin sẽ không được chuyển.

Điền vào các ô trống bằng một công thức

Một cách dễ dàng hơn và nhanh hơn để điền các ô trong bảng dữ liệu từ các ô lân cận là sử dụng một công thức đặc biệt. Thủ tục:

1. Đánh dấu tất cả các ô trống theo cách đã mô tả ở trên.
2. Chọn một dòng để nhập công thức LMB hoặc nhấn nút F
3. Nhập ký hiệu “=”.

4. Sau đó, chọn ô nằm ở trên. Công thức phải chỉ ra ô mà từ đó thông tin sẽ được sao chép vào một ô trống.

Thao tác cuối cùng là nhấn tổ hợp phím “CTRL + Enter” để công thức hoạt động cho tất cả các ô trống.

Quan trọng! Chúng ta không được quên rằng sau khi áp dụng phương pháp này, tất cả các ô trống trước đó sẽ được lấp đầy bởi các công thức. Để bảo toàn thứ tự trong bảng, nên thay chúng bằng các giá trị số.

Làm đầy các ô trống bằng macro

Trong trường hợp bạn phải thường xuyên điền vào các ô trống trong trang tính, nên thêm macro vào chương trình, sử dụng nó sau này để tự động hóa quá trình chọn, điền vào các ô trống. Điền mã cho macro:

Sub Fill_Blanks ()

    Đối với mỗi ô trong lựa chọn

        Nếu IsEmpty (ô) Thì ô.Value = ô.Offset (-1, 0) .Value

    Sau pin

Kết thúc Sub

Để thêm macro, bạn cần thực hiện một số hành động:

1. Nhấn tổ hợp phím ALT + F
2. Thao tác này sẽ mở trình chỉnh sửa VBA. Dán đoạn mã trên vào một cửa sổ miễn phí.

Nó vẫn để đóng cửa sổ cài đặt, hiển thị biểu tượng macro trong bảng điều khiển truy cập nhanh.

Kết luận

Trong số các phương pháp được mô tả ở trên, bạn cần chọn một phương pháp phù hợp nhất cho một tình huống cụ thể. Phương pháp thủ công thêm dữ liệu vào những chỗ trống của trang tính thích hợp cho việc làm quen chung, sử dụng một lần. Trong tương lai, bạn nên nắm vững công thức hoặc đăng ký macro (nếu quy trình tương tự được thực hiện rất thường xuyên).