Nội dung
Trong quá trình làm việc trên một tài liệu Excel, việc nhiều người kết nối với tài liệu đó cùng một lúc là điều cần thiết. Và thường thì số lượng của chúng có thể được tính bằng vài chục. Do đó, vấn đề cộng tác không chỉ giới hạn ở việc kết nối mọi người, vì họ thường có thể tạo ra những thay đổi mâu thuẫn và cần học cách chỉnh sửa nhanh chóng và hiệu quả.
Ai làm được? Một người có tư cách của một người dùng chính. Tóm lại, cần phải làm gì để làm việc chung với một tài liệu không chỉ khả thi mà còn hiệu quả?
Làm việc với một tệp được chia sẻ trong Excel có các đặc điểm riêng của nó. Vì vậy, một số hành động không khả dụng cho người dùng:
- Tạo bảng.
- Quản lý kịch bản, bao gồm cả việc xem chúng.
- Đang xóa trang tính.
- Người dùng không có khả năng hợp nhất một số ô hoặc ngược lại, tách các ô đã hợp nhất trước đó.
- Bất kỳ hoạt động nào với dữ liệu XML.
Làm thế nào có thể bỏ qua những hạn chế này? Bạn chỉ cần xóa quyền truy cập chung, và sau đó trả lại khi có nhu cầu.
Đây là một bảng tính khác với một số tác vụ có thể thực hiện được hoặc không thể thực hiện được nếu bạn đang làm việc với nhiều người trên cùng một bảng tính.
Trước tiên, bạn cần hiểu tệp nào cần có sẵn để nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc. Nó có thể là một tệp mới hoặc một tệp hiện có.
Cài đặt
Mọi thứ bạn cần làm để chia sẻ tệp trong Excel đều có trong phần Chia sẻ Sách, bạn có thể tìm thấy phần này bằng cách chuyển đến tab Xem lại.
Một cửa sổ sẽ bật lên với hai tab. Chúng tôi quan tâm đến cái đầu tiên, nó sẽ tự động mở ra. Chúng ta cần chọn hộp bên cạnh mục được đánh dấu trong ảnh chụp màn hình bằng hình chữ nhật màu đỏ. Với nó, chúng tôi cho phép nhiều người dùng quản lý một tài liệu.
Sau khi chúng tôi đã mở quyền truy cập để chỉnh sửa, chúng tôi cần phải định cấu hình nó. Để làm điều này, hãy mở tab thứ hai.
Sau khi nhập các thông số, chúng tôi xác nhận hành động của mình. Để làm điều này, nhấp chuột trái vào nút “OK”. Chia sẻ có thể được mở cho bất kỳ cuốn sách nào, cả mới và hiện có. Trong trường hợp đầu tiên, bạn sẽ cần phải đặt tên cho cô ấy.
Sau đó, bạn cần lưu tệp trên máy tính của mình.
Quan trọng! Định dạng phải sao cho mỗi người dùng có thể mở tệp bằng phiên bản bảng tính của họ.
Bạn phải lưu tệp vào một chia sẻ mạng hoặc thư mục có quyền truy cập cho những người tham gia muốn sử dụng tệp. Sau khi thư mục được chọn, chúng ta chỉ cần nhấp vào nút "Lưu".
Tuy nhiên, không được phép sử dụng máy chủ web để lưu tệp được chia sẻ.
Sau khi thực hiện tất cả các thao tác được mô tả ở trên, bạn cần kiểm tra xem có thể kết nối với người khác hay không. Để thực hiện việc này, hãy mở tab "Dữ liệu" và tìm mục "Kết nối" ngay bên dưới nó. Nếu bạn nhấp vào nó, bạn sẽ có thể thay đổi các liên kết hoặc liên kết. Nếu không có nút tương ứng, thì không có tệp nào được liên kết.
Tiếp theo, tab "Trạng thái" mở ra, với sự trợ giúp của nó, bạn có thể kiểm tra các kết nối. Thực tế là mọi thứ đều ổn có thể được công nhận bởi sự hiện diện của nút “OK”.
Excel cũng cho phép bạn mở một sổ làm việc được chia sẻ. Để làm điều này, bạn cần nhấp vào nút Office. Khi cửa sổ bật lên xuất hiện, chúng ta cần chọn mục “Mở” và chọn cuốn sách sẽ được sử dụng để chia sẻ. Sau đó, nhấp lại vào nút Office và mở cửa sổ “Tùy chọn Excel”, bạn có thể tìm thấy cửa sổ này ở dưới cùng.
Ở phía bên trái của cửa sổ xuất hiện, bạn sẽ có thể chọn một danh mục cài đặt, nhưng chúng tôi quan tâm đến danh mục cài đặt đầu tiên, chứa các thông số chung nhất.
Tiếp theo, chuyển đến mục “Cài đặt cá nhân”, nơi bạn cần chỉ định dữ liệu cho phép bạn lọc người dùng - tên người dùng, biệt hiệu.
Sau khi thực hiện các thao tác này, bạn có thể chỉnh sửa thông tin trong tài liệu hoặc thêm một số dữ liệu. Đừng quên lưu các thay đổi của bạn sau khi thực hiện.
Điều này đôi khi có thể gây ra sự cố khi lưu. Ví dụ: tính năng chia sẻ chỉ khả dụng cho lần mở đầu tiên và khi bạn cố gắng mở tài liệu lần thứ hai, chương trình sẽ báo lỗi. Điều này có thể xảy ra vì những lý do sau:
- Nếu nhiều người tham gia nhập dữ liệu cùng một lúc trong cùng một ô. Hoặc bất kỳ phần nào khác.
- Tạo bảng thay đổi làm cho sổ làm việc tăng kích thước. Điều này dẫn đến các vấn đề.
- Người dùng đã bị xóa khỏi chia sẻ. Trong trường hợp này, việc lưu các thay đổi sẽ không chỉ hoạt động trên máy tính của anh ấy.
- Tài nguyên mạng bị quá tải.
Để khắc phục sự cố, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Xóa bảng thay đổi hoặc xóa thông tin thừa khỏi đó.
- Loại bỏ thông tin thừa trong chính tài liệu.
- Khởi động lại chia sẻ.
- Mở tài liệu Excel trong một trình soạn thảo văn phòng khác, rồi lưu lại ở định dạng xls.
Đúng, trong các phiên bản gần đây, lỗi này không xảy ra thường xuyên như các phiên bản cũ hơn.
Cách xem hoạt động của thành viên
Trong quá trình làm việc chung, bạn cần liên tục giám sát để một trong hai người tham gia không làm hỏng việc gì đó. Do đó, bạn cần tìm hiểu để hiểu một trong số họ đã thực hiện những hành động nào. Để làm điều này, bạn phải thực hiện các bước sau.
- Chuyển đến tab "Xem lại" và ở đó tìm mục "Sửa chữa". Trong menu, chọn mục "Chọn sửa".
6 - Tiếp theo, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể tìm hiểu xem người dùng đã thực hiện những thay đổi nào. Danh sách này được tạo tự động. Bạn có thể xác minh rằng đây thực sự là trường hợp bằng cách nhìn vào hộp kiểm bên cạnh mục tương ứng trong hộp thoại này.
7 Trong trường hợp này, chỉ những thay đổi đã được thực hiện kể từ lần lưu cuối cùng mới được hiển thị trong danh sách ở góc trên bên trái. Điều này được thực hiện để thuận tiện, bạn luôn có thể xem các chỉnh sửa trước đó trong tạp chí.
- Mỗi người tham gia được chỉ định một màu cụ thể, nhờ đó bạn có thể hiểu ai đã thực hiện các thay đổi. Các nhãn nằm ở góc trên bên trái. Bạn cũng có thể thiết lập các thay đổi theo dõi theo thời gian, người dùng cụ thể hoặc trong một phạm vi cụ thể, cũng như tắt hiển thị của họ.
8 - Khi bạn di chuột qua một ô có dấu như vậy, một khối nhỏ sẽ xuất hiện từ đó bạn có thể hiểu ai đã thực hiện các thay đổi.
9 - Để thực hiện các điều chỉnh đối với các quy tắc hiển thị các chỉnh sửa, bạn cần quay lại cửa sổ cài đặt, sau đó tìm trường “Theo thời gian”, nơi bạn có thể đặt điểm bắt đầu để xem các thay đổi. Đó là, thời gian mà từ đó các hiệu chỉnh sẽ được hiển thị. Bạn có thể đặt khoảng thời gian kể từ lần lưu cuối cùng, đặt để hiển thị tất cả các thay đổi cho mọi thời điểm, độc quyền không được xem hoặc chỉ định ngày mà chúng sẽ được hiển thị.
10 - Bạn cũng có thể kiểm soát việc hiển thị các chỉnh sửa chỉ được thực hiện bởi một thành viên cụ thể.
11 - Sử dụng trường tương ứng, bạn có thể đặt phạm vi trang tính mà các hành động của lệnh sẽ được ghi lại.
Bạn cũng có thể thực hiện các thay đổi khác bằng cách đánh dấu vào các hộp kiểm thích hợp ở đúng vị trí.
Danh sách các thay đổi không phải là trọng lượng chết. Người dùng chính có thể xem lại các chỉnh sửa của những người tham gia khác, xác nhận hoặc từ chối chúng. Làm thế nào để làm nó?
- Chuyển đến tab "Xem lại". Có một menu "Bản sửa lỗi" nơi người dùng có thể quản lý các bản sửa lỗi. Trong bảng bật lên, bạn cần chọn tùy chọn “Chấp nhận / từ chối sửa chữa”, sau đó một cửa sổ sẽ hiển thị trong đó các chỉnh sửa được hiển thị.
13 14 - Việc lựa chọn các chỉnh sửa có thể được thực hiện theo các tiêu chí tương tự như đã mô tả trước đó: theo thời gian, bởi một người dùng cụ thể hoặc trong một phạm vi nhất định. Sau khi thiết lập các thông số cần thiết, nhấn nút OK.
- Tiếp theo, tất cả các điều chỉnh đáp ứng các điều kiện đã đặt ở bước trước sẽ được hiển thị. Bạn có thể đồng ý với một chỉnh sửa cụ thể hoặc từ chối nó bằng cách nhấp vào nút thích hợp ở cuối cửa sổ. Nó cũng có thể chấp nhận hàng loạt hoặc từ chối các điều chỉnh.
15
Bây giờ những điều chỉnh cần thiết đã được để lại và những điều chỉnh bổ sung đã bị loại bỏ.
Cách xóa người dùng khỏi tệp excel
Đôi khi, việc xóa người dùng khỏi đồng tác giả là cần thiết. Có thể có rất nhiều lý do: họ được giao một nhiệm vụ khác, người tham gia bắt đầu thực hiện các chỉnh sửa từ một máy tính khác, v.v. Thực hiện tác vụ này trong Excel không khó chút nào.
Đầu tiên, hãy mở tab “Xem lại”. Có một nhóm "Thay đổi", trong đó có một tùy chọn "Truy cập vào sách".
Sau đó, cửa sổ tương tự mà chúng ta đã thấy trước đó sẽ xuất hiện trên màn hình. Bạn có thể tìm thấy danh sách tất cả những người có thể thực hiện thay đổi đối với bảng trên tab Chỉnh sửa. Để xóa người dùng mà chúng tôi không cần hiện tại, bạn cần tìm người đó trong danh sách này, chọn người đó bằng cách nhấn nút chuột trái và nhấp vào nút “Xóa” nằm bên dưới.
Tiếp theo, Excel sẽ cảnh báo người dùng rằng các chỉnh sửa do người tham gia này thực hiện có thể không được lưu nếu anh ta hiện đang thực hiện các thay đổi đối với sổ làm việc. Nếu bạn đồng ý, hãy nhấp vào “OK” và người dùng sẽ không được chia sẻ nữa.
Cách tốt nhất để hạn chế việc sử dụng sổ cái dùng chung là xóa người dùng. Nếu điều này không phù hợp, bạn có thể đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa sách của một người tham gia cụ thể.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là một số hạn chế được tích hợp sẵn trong chia sẻ theo mặc định. Chúng đã được mô tả ở trên. Hãy ghi nhớ chúng, bởi vì lặp đi lặp lại là mẹ của việc học.
- Cấm tạo bảng thông minh tự động cập nhật dữ liệu và có nhiều tính năng khác.
- Bạn không thể quản lý tập lệnh.
- Có một hạn chế tích hợp trong việc xóa trang tính, kết nối hoặc ngắt kết nối các ô.
- Thực hiện tất cả các hoạt động trên dữ liệu XML. Nói một cách dễ hiểu, có những hạn chế đối với việc cấu trúc một lượng lớn dữ liệu, bao gồm cả việc chỉnh sửa các mảng của chúng. XML là một trong những loại tệp khó hiểu nhất đối với người mới bắt đầu, nhưng nó thực sự khá đơn giản. Với loại tệp này, bạn có thể chuyển dữ liệu bằng cách thực hiện các thay đổi hàng loạt đối với tài liệu.
Nói một cách đơn giản, đồng tác giả cho phép bạn thực hiện các thao tác tiêu chuẩn trên một tài liệu, nhưng các tùy chọn chuyên nghiệp hơn chỉ có sẵn cho một người. Điều này là do các macro giống nhau hoặc các thay đổi hàng loạt XML có phần khó khôi phục hơn.
Tắt tính năng chia sẻ và sau đó bật lại tính năng này là một cách khác để hạn chế những gì người dùng Excel có thể làm. Bạn có thể tự mình thực hiện những thay đổi cần thiết, do đó tạm thời tước đi cơ hội chỉnh sửa điều gì đó của người khác.
Để làm điều này, bạn phải làm theo các bước sau.
- Mở tab “Đánh giá”, chuyển đến mục “Chỉnh sửa” và chọn mục “Đánh dấu bản sửa đổi” từ menu bật lên.
- Sau đó, một cửa sổ xuất hiện trong đó bạn cần bỏ chọn các hộp bên cạnh các mục “Người dùng” và “Trong phạm vi”.
- Sau đó, một bảng thay đổi xuất hiện, cần thiết cho việc sao lưu dữ liệu.
Sau đó, bạn có thể tắt chia sẻ. Để thực hiện việc này, trên cùng một tab trên ruy-băng, hãy chọn mục “Truy cập vào sách” và bỏ chọn “Cho phép nhiều người dùng sửa đổi tệp”.
Vậy là xong, bây giờ tính năng chia sẻ đã bị vô hiệu hóa.
Vì vậy, khá dễ dàng để thiết lập đồng tác giả trong Excel. Tất nhiên, có một số hạn chế không cho phép bạn sử dụng tài liệu một cách đầy đủ nhất. Nhưng chúng được giải quyết khá đơn giản, chỉ cần tắt chia sẻ một lúc, sau đó bật nó lên khi đã có những thay đổi cần thiết.