Nội dung
Trong bài viết gồm 2 phần này, Terry nói về mục đích của các kiểu trong Microsoft Excel. Trong phần đầu tiên, bạn sẽ học cách định dạng ô một cách thông minh và trong phần thứ hai, bạn sẽ tìm hiểu các tùy chọn định dạng nâng cao hơn.
Kiểu trong Microsoft Excel chắc chắn là một trong những tính năng bị bỏ qua, sử dụng ít và bị đánh giá thấp nhất của Excel.
Mặc dù đã tăng dung lượng trên Ribbon của Microsoft Excel 2007 dành riêng cho tính năng này, hầu hết người dùng (bao gồm cả tôi) đều mắc lỗi khi điều chỉnh định dạng ô theo cách thủ công trên trang tính, thay vì dành một vài phút thời gian quý báu của họ để chỉnh sửa các kiểu tùy chỉnh sẽ có thể được sử dụng chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Bạn đã quen với thông báo lỗi này:Quá nhiều định dạng ô khác nhau.“? Nếu có, thì bạn chắc chắn sẽ thấy hữu ích khi sử dụng các kiểu trong Microsoft Excel.
Các kiểu Excel được áp dụng khéo léo sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian về lâu dài! Chưa kể đến sự giảm bớt đáng kể trong việc định dạng các ô, sự xuất hiện đồng nhất của các bảng và sự dễ dàng trong nhận thức của chúng. Chưa hết, ngay cả trong số những người dùng Excel có kinh nghiệm nhất, công cụ này vẫn tương đối không phổ biến.
Bài viết này không nhằm trả lời câu hỏi tại sao chúng tôi không sử dụng kiểu trong Microsoft Excel. Trên thực tế, cũng như các cuộc thảo luận về việc củng cố sổ làm việc Microsoft Excel bằng cách kết hợp các kiểu với các công cụ xác thực dữ liệu.
Trong bài này, chúng ta sẽ xem xét cách làm việc với các kiểu, nơi tôi sẽ hướng dẫn từng bước cho bạn về cách làm việc với công cụ này, và sau đó, trong phần thứ hai của bài học, chúng ta sẽ nghiên cứu các kỹ thuật và cài đặt khác nhau. . Tôi sẽ chỉ cho bạn cách quản lý kiểu, chia sẻ một số ý tưởng để sử dụng kiểu Microsoft Excel trong công việc hàng ngày của bạn và bạn sẽ luôn tìm thấy một số mẹo hữu ích được in đậm trong các bài viết của tôi.
Cuối cùng, cần phải đề cập rằng, giống như trường hợp của nhiều công cụ của Microsoft, các phong cách hiện diện trong tất cả các ứng dụng của bộ Microsoft Office. Ở đây chúng tôi sẽ tập trung vào các kiểu trong Microsoft Excel, nhưng các khái niệm cơ bản và kỹ thuật được mô tả sẽ áp dụng cho bất kỳ ứng dụng Microsoft Office nào.
Vậy các kiểu trong Microsoft Excel là gì?
Kiểu trong Microsoft Excel là một công cụ được truy cập trong tab Trang Chủ (Nhà). Nó cho phép bạn áp dụng các tùy chọn định dạng được cấu hình sẵn cho một ô hoặc một nhóm ô chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Có một bộ sưu tập các kiểu cài sẵn đã được thiết lập và sẵn sàng sử dụng. Bạn có thể truy cập chúng bằng cách chỉ cần nhấp vào biểu tượng. Phong cách (Kiểu dáng) như trong hình trên.
Bạn sẽ thấy một số tùy chọn (xem hình bên dưới). Trên thực tế, tính hữu dụng của chúng là một vấn đề đáng nghi ngờ. Nhưng đừng lo lắng, bạn có thể điều chỉnh các kiểu cài sẵn để phù hợp với nhu cầu của riêng bạn, hoặc thú vị hơn là tạo kiểu độc nhất cho riêng bạn! Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về vấn đề này trong phần thứ hai của bài viết.
Việc áp dụng các kiểu trong Excel giúp bạn tự tin rằng việc định dạng hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Việc sử dụng các kiểu giúp bạn tiết kiệm thời gian dành cho việc định dạng các ô trong bảng theo cách thủ công và mang lại cho bạn trải nghiệm chuyên sâu hơn, đặc biệt là khi bạn đang cộng tác (chúng ta sẽ nói thêm về trải nghiệm người dùng sau này).
Bạn cần biết gì để sử dụng các kiểu trong Microsoft Excel?
Bạn sẽ rất vui khi biết rằng không có điều kiện tiên quyết tuyệt đối để sử dụng các kiểu trong Microsoft Excel.
Tất nhiên, sẽ rất hữu ích nếu bạn làm quen với hộp thoại định dạng và các yếu tố phong cách riêng lẻ, đặc biệt nếu bạn định tạo phong cách của riêng mình, nhưng đây không phải là một yêu cầu. Trên thực tế, công cụ này khá dễ sử dụng, ngay cả đối với những người mới bắt đầu sử dụng Excel lần đầu!
Các tùy chọn định dạng kiểu có sẵn bao gồm sáu thuộc tính ô, tương ứng với sáu tab trong hộp thoại. Format Cells (định dạng ô).
Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ số lượng phần tử định dạng nào có sẵn cho mỗi thuộc tính, điều quan trọng nhất là nằm trong giới hạn được xác định bởi Microsoft Excel, đó là khoảng 4000 định dạng ô khác nhau trong một sổ làm việc (để tránh thông báo lỗi Excel nói trên).
Ghi chú của người dịch: Đối với Excel 2003 trở về trước (phần mở rộng .xls), số định dạng tối đa có thể được lưu trong một tệp là 4000 kết hợp duy nhất. Trong Excel 2007 trở về sau (phần mở rộng .xlsx), con số này đã tăng lên 64000 định dạng.
Điều quan trọng cần nhớ là, giống như macro, bất kỳ kiểu định dạng mới nào của Microsoft đều dành riêng cho sách. Điều này có nghĩa là chúng được lưu trong một sổ làm việc cụ thể và sẽ chỉ có sẵn trong sổ làm việc đó cho đến khi bạn nhập kiểu vào một sổ làm việc khác. Chúng ta sẽ xem điều này được thực hiện như thế nào trong phần thứ hai của bài viết.
Làm thế nào để sử dụng một kiểu định sẵn?
Để áp dụng một kiểu định cấu hình trước cho các ô Excel:
- Chọn các ô mà kiểu sẽ được áp dụng.
- Mở trên ruy-băng Microsoft Excel: Trang Chủ (Trang chủ)> Phong cách (Phong cách)> Kiểu ô (kiểu ô)
Lời khuyên hữu ích! Xin lưu ý rằng khi chọn kiểu, bản xem trước tương tác sẽ hoạt động - điều này có nghĩa là khi bạn di chuột qua các tùy chọn kiểu khác nhau, các ô đã chọn sẽ thay đổi. Ý kiến hay, Microsoft!
- Chọn bất kỳ kiểu nào cho các ô bằng cách nhấp vào nó bằng chuột.
Đó là nó! Tất cả các ô đã chọn sẽ được định dạng theo kiểu đã chọn!
Lời khuyên hữu ích! Khi bạn đã xác định kiểu cho các ô, việc thay đổi bất kỳ phần tử định dạng nào cùng lúc sẽ là một phần tư phút đối với bạn, giảm xuống việc thay đổi các thông số kiểu, thay vì có thể mất hàng giờ để lặp lại và thay đổi các định dạng theo cách thủ công trong bàn!
Đối với bất kỳ ai muốn tìm hiểu thêm về các tùy chọn kiểu nâng cao trong Microsoft Excel, hãy xem phần thứ hai của bài viết của tôi.