Nội dung
- Cách gửi Trang tính Excel 2013 lên Web
- Làm việc với sổ làm việc trong Excel Online
Trong một trong các bài báo, chúng tôi đã nghiên cứu các kỹ thuật chuyển đổi trang tính Excel sang HTML. Ngày nay có vẻ như mọi người đều đang chuyển sang lưu trữ đám mây, vậy tại sao chúng ta lại tệ hơn? Các công nghệ mới để chia sẻ dữ liệu Excel qua Internet là một cách dễ dàng, với nhiều tính năng và lợi ích mà bạn có thể sử dụng.
Với sự ra đời của Excel Online, bạn không còn cần mã HTML rườm rà để đăng bảng tính lên web. Đơn giản chỉ cần lưu sổ làm việc của bạn trực tuyến và truy cập nó từ mọi nơi, chia sẻ nó với những người khác và làm việc cùng nhau trên cùng một bảng tính. Sử dụng Excel Online, bạn có thể nhúng trang tính Excel vào trang web hoặc blog và cho phép khách truy cập tương tác với trang tính đó để nhận chính xác thông tin họ muốn tìm.
Phần sau của bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các tính năng này và nhiều tính năng khác mà Excel Online cung cấp.
Cách gửi Trang tính Excel 2013 lên Web
Nếu bạn mới bắt đầu với các dịch vụ đám mây nói chung và Excel Online nói riêng, thì khởi đầu dễ dàng là chia sẻ sổ làm việc hiện có bằng giao diện Excel 2013 quen thuộc trên máy tính của bạn.
Tất cả các trang tính Excel Online được lưu trữ trong dịch vụ web OneDrive (trước đây là SkyDrive). Như bạn có thể biết, bộ nhớ trực tuyến này đã xuất hiện được một thời gian và hiện được tích hợp vào Microsoft Excel dưới dạng lệnh giao diện một cú nhấp chuột. Ngoài ra, khách, tức là những người dùng khác mà bạn chia sẻ bảng tính của mình không còn cần tài khoản Microsoft của riêng họ để xem và chỉnh sửa các tệp Excel mà bạn chia sẻ với họ.
Nếu bạn vẫn chưa có tài khoản OneDrive, bạn có thể tạo một tài khoản ngay bây giờ. Dịch vụ này đơn giản, miễn phí và chắc chắn đáng để bạn quan tâm vì hầu hết các ứng dụng của bộ Microsoft Office 2013 (không chỉ Excel) đều hỗ trợ OneDrive. Sau khi đăng ký, hãy làm theo các bước sau:
1. Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn
Đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của mình từ Excel 2013. Mở sổ làm việc Excel của bạn và xem ở góc trên cùng bên phải. Nếu bạn thấy tên và ảnh của mình ở đó, hãy chuyển sang bước tiếp theo, nếu không hãy nhấp vào Đăng nhập (Đầu vào).
Excel sẽ hiển thị một cửa sổ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn thực sự muốn cho phép Office kết nối Internet. Nhấp chuột Có (Có) và sau đó nhập thông tin tài khoản Windows Live của bạn.
2. Lưu trang tính excel của bạn lên đám mây
Hãy đảm bảo rằng, để bạn yên tâm, rằng sổ làm việc mong muốn đang mở, tức là chính xác là sổ mà bạn muốn chia sẻ trên Internet. Tôi muốn chia sẻ một cuốn sách Danh sách quà tặng ngày lễđể các thành viên trong gia đình và bạn bè của tôi có thể xem và giúp đỡ 🙂
Với sổ làm việc đang mở, hãy chuyển đến tab miếng (Tệp) và nhấp vào Chia sẻ (Chia sẻ) ở bên trái cửa sổ. Tùy chọn mặc định sẽ là Mời mọi người (Mời người khác), sau đó bạn cần nhấp vào Lưu vào đám mây (Lưu vào Đám mây) ở bên phải cửa sổ.
Sau đó, chọn một vị trí để lưu tệp Excel. OneDrive được liệt kê đầu tiên ở bên trái và được chọn theo mặc định. Bạn chỉ cần chỉ định thư mục lưu tệp trong phần bên phải của cửa sổ.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy mục menu OneDrive, thì bạn không có tài khoản OneDrive hoặc bạn chưa đăng nhập vào tài khoản của mình.
Tôi đã tạo một thư mục đặc biệt Công cụ lập kế hoạch quà tặngvà nó được hiển thị trong danh sách thư mục gần đây. Bạn có thể chọn bất kỳ thư mục nào khác bằng cách nhấp vào nút THỂ LOẠI (Tổng quan) khu vực bên dưới Thư mục gần đây (Các thư mục gần đây) hoặc tạo một thư mục mới bằng cách nhấp chuột phải và chọn từ menu ngữ cảnh Mới (Tạo)> Thư mục (thư mục). Khi thư mục mong muốn được chọn, hãy nhấp vào Lưu (Tiết kiệm).
3. Chia sẻ Trang tính Excel đã Lưu trên Web
Sổ làm việc Excel của bạn đã trực tuyến và bạn có thể xem nó trong OneDrive của mình. Nếu bạn cần chia sẻ trang tính Excel được lưu trên Internet, thì bạn chỉ cần thực hiện một bước - chọn một trong các phương pháp được cung cấp bởi Excel 2013 để chia sẻ:
- Mời mọi người (Mời người khác). Tùy chọn này được chọn theo mặc định. Chỉ cần nhập địa chỉ email của (các) liên hệ mà bạn muốn chia sẻ trang tính Excel. Khi bạn bắt đầu nhập, tính năng tự động hoàn thành của Excel sẽ so sánh dữ liệu bạn đã nhập với tên và địa chỉ trong sổ địa chỉ của bạn và hiển thị cho bạn danh sách các tùy chọn phù hợp để chọn. Nếu bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ, hãy nhập chúng được phân tách bằng dấu chấm phẩy. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm địa chỉ liên hệ trong sổ địa chỉ, để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng Tìm kiếm địa chỉ cuốn sách (Tìm trong sổ địa chỉ). Bạn có thể đặt quyền truy cập để xem hoặc chỉnh sửa bằng cách chọn tùy chọn thích hợp từ danh sách thả xuống ở bên phải. Nếu bạn chỉ định nhiều địa chỉ liên hệ, thì các quyền sẽ được đặt thành giống nhau cho mọi người, nhưng sau đó bạn có thể thay đổi quyền cho từng người. Bạn cũng có thể thêm tin nhắn cá nhân vào lời mời. Nếu bạn không nhập bất kỳ điều gì, Excel sẽ thêm lời nhắc chung cho bạn.
Cuối cùng, bạn cần chọn xem người dùng có phải đăng nhập vào tài khoản Windows Live của họ để truy cập trang tính Excel trực tuyến của bạn hay không. Tôi không thấy lý do cụ thể nào buộc họ phải làm điều này, nhưng điều đó tùy thuộc vào bạn.
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, hãy nhấn nút Chia sẻ (Truy cập chung). Mỗi người được mời sẽ nhận được một email có chứa liên kết đến tệp bạn đã chia sẻ. Để mở trang tính Excel của bạn trực tuyến, người dùng chỉ cần nhấp vào liên kết
Sau khi nhấn Chia sẻ (Chia sẻ), Excel sẽ hiển thị danh sách các liên hệ mà bạn đã chia sẻ tệp. Nếu bạn muốn xóa một liên hệ khỏi danh sách hoặc thay đổi quyền, hãy nhấp chuột phải vào tên của liên hệ này và chọn tùy chọn thích hợp từ menu ngữ cảnh.
- Nhận liên kết chia sẻ (Lấy liên kết). Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập vào một trang tính Excel trực tuyến cho nhiều người, thì một cách nhanh hơn là gửi cho họ một liên kết đến tệp, ví dụ, thông qua danh sách gửi thư Outlook. Chọn một sự lựa chọn Nhận liên kết chia sẻ (Lấy liên kết) ở bên trái cửa sổ, hai liên kết sẽ xuất hiện ở bên phải cửa sổ: Xem liên kết (Liên kết đến Xem) và Chỉnh sửa liên kết (Liên kết để chỉnh sửa). Bạn có thể gửi một hoặc cả hai.
- Đăng lên Mạng xã hội (Đăng lên Social Media). Tên của tùy chọn này đã nói lên chính nó và hầu như không cần giải thích thêm, ngoại trừ một nhận xét. Nếu bạn chọn phương pháp này, bạn sẽ không tìm thấy danh sách các mạng xã hội có sẵn ở phần bên phải của cửa sổ. Nhấp vào liên kết Nhấn vào đây để kết nối mạng xã hội (Thêm mạng xã hội) để thêm tài khoản của bạn vào Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, v.v.
- E-mail (Gửi bằng thư điện tử). Nếu bạn muốn gửi sổ làm việc Excel dưới dạng tệp đính kèm (dưới dạng tệp Excel, PDF hoặc XPS thông thường) hoặc qua Internet Fax, hãy chọn phương pháp này ở bên trái cửa sổ và tùy chọn thích hợp ở bên phải.
Mẹo: Nếu bạn muốn giới hạn vùng của sổ làm việc Excel mà người dùng khác có thể xem được, hãy mở trên tab miếng (Tệp) phần Thông tin (Chi tiết) và nhấn Tùy chọn Chế độ xem Trình duyệt (Tùy chọn Chế độ xem Trình duyệt). Tại đây, bạn có thể định cấu hình các trang tính nào và các phần tử được đặt tên nào có thể được hiển thị trên web.
Đó là tất cả! Sổ làm việc Excel 2013 của bạn hiện đã trực tuyến và có sẵn cho những người dùng được chọn. Và ngay cả khi bạn không thích cộng tác với bất kỳ ai, phương pháp này sẽ cho phép bạn truy cập các tệp Excel từ mọi nơi, cho dù bạn đang ở văn phòng, làm việc tại nhà hay đi du lịch ở đâu đó.
Làm việc với sổ làm việc trong Excel Online
Nếu bạn là một cư dân tự tin của Vũ trụ Đám mây, thì bạn có thể dễ dàng thành thạo Excel Online trong giờ nghỉ trưa của mình.
Cách tạo sổ làm việc trong Excel Online
Để tạo một cuốn sách mới, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Tạo (Tạo) và chọn từ danh sách thả xuống Sổ làm việc Excel (Sổ Excel).
Để đổi tên sách trực tuyến của bạn, hãy nhấp vào tên mặc định và nhập tên mới.
Để tải một sổ làm việc hiện có lên Excel Online, hãy bấm Tải lên (Tải lên) trên thanh công cụ OneDrive và chọn tệp mong muốn được lưu trên máy tính của bạn.
Cách chỉnh sửa sổ làm việc trong Excel Online
Sau khi mở sổ làm việc trong Excel Online, bạn có thể làm việc với sổ làm việc đó bằng Excel Web App (giống như với Excel được cài đặt trên máy tính cá nhân), tức là nhập dữ liệu, sắp xếp và lọc, tính toán bằng công thức và trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ.
Chỉ có một sự khác biệt đáng kể giữa phiên bản web và phiên bản Excel cục bộ. Excel Online không có nút Lưu (Lưu) vì nó tự động lưu sổ làm việc. Nếu bạn thay đổi quyết định của mình, hãy nhấp vào Ctrl + Zđể hủy hành động và Ctrl + Yđể thực hiện lại hành động đã hoàn tác. Với mục đích tương tự, bạn có thể sử dụng các nút lùi lại (Hủy bỏ) / Làm lại (Quay lại) tab Trang Chủ (Trang chủ) trong phần lùi lại (Hủy bỏ).
Nếu bạn đang cố gắng chỉnh sửa một số dữ liệu nhưng không có gì xảy ra, thì rất có thể sách đang mở ở chế độ chỉ đọc. Để bật chế độ chỉnh sửa, hãy nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc (Chỉnh sửa Sách)> Chỉnh sửa trong Ứng dụng web Excel (Chỉnh sửa trong Excel Online) và thực hiện các thay đổi nhanh chóng ngay trong trình duyệt web của bạn. Để truy cập các tính năng phân tích dữ liệu nâng cao hơn như PivotTables, Đường thu nhỏ hoặc để liên kết với nguồn dữ liệu bên ngoài, hãy nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel (Mở trong Excel) để chuyển sang Microsoft Excel trên máy tính của bạn.
Khi bạn lưu một trang tính trong Excel, nó sẽ được lưu ở nơi bạn đã tạo ban đầu, tức là trong bộ lưu trữ đám mây OneDrive.
Mẹo: Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi nhanh chóng đối với một số sách, thì cách tốt nhất là mở danh sách tệp trong OneDrive của bạn, tìm sách bạn cần, nhấp chuột phải vào sách và chọn hành động mong muốn từ menu ngữ cảnh.
Để chia sẻ trang tính của bạn trong Excel Online, hãy bấm Chia sẻ (Đã chia sẻ)> Chia sẻ với mọi người (Đăng lại) …
… Và sau đó chọn một trong các tùy chọn:
- Mời mọi người (Gửi liên kết truy cập) - và nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ sách.
- Nhận một liên kết (Lấy liên kết) - và đính kèm liên kết này vào email, đăng nó lên một trang web hoặc trên các mạng xã hội.
Bạn cũng có thể đặt quyền truy cập cho các liên hệ: quyền chỉ xem hoặc cấp quyền chỉnh sửa tài liệu.
Khi nhiều người đang chỉnh sửa trang tính cùng một lúc, Excel Online ngay lập tức hiển thị sự hiện diện của họ và các cập nhật được thực hiện, miễn là mọi người đang chỉnh sửa tài liệu trong Excel Online chứ không phải trong Excel cục bộ trên máy tính. Nếu bạn nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh tên của người đó ở góc trên cùng bên phải của trang tính Excel, bạn có thể xem chính xác ô mà người đó hiện đang chỉnh sửa.
Nếu bạn đang chia sẻ trang tính trực tuyến với nhóm của mình, bạn có thể muốn cấp cho họ quyền chỉ chỉnh sửa các ô, hàng hoặc cột nhất định trong tài liệu Excel của bạn. Để thực hiện việc này, trong Excel trên máy tính cục bộ, bạn cần chọn (các) phạm vi mà bạn cho phép chỉnh sửa, sau đó bảo vệ trang tính.
- Chọn một loạt các ô mà người dùng của bạn có thể chỉnh sửa, mở tab Đánh giá (Xem lại) và trong phần Những thay đổi (Thay đổi) bấm vào Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi (Cho phép thay đổi phạm vi).
- Trong hộp thoại Cho phép người dùng chỉnh sửa phạm vi (Cho phép thay đổi phạm vi) nhấp vào nút Mới (Tạo), đảm bảo phạm vi chính xác và nhấp vào Bảo vệ Sheet (Bảo vệ trang tính). Nếu bạn muốn cho phép người dùng của mình chỉnh sửa nhiều phạm vi, hãy nhấp lại vào nút. Mới (Tạo ra).
- Nhập mật khẩu của bạn hai lần và tải trang tính bảo mật lên OneDrive.
Để biết thêm thông tin về điều này, vui lòng đọc bài viết Khóa và mở khóa các khu vực cụ thể của trang tính được bảo vệ.
Cách nhúng một trang tính Excel vào một trang web hoặc blog
Nếu bạn muốn xuất bản sổ làm việc Excel của mình lên một trang web hoặc blog, hãy làm theo 3 bước đơn giản sau trong Excel Web App:
- Mở sổ làm việc trong Excel Online, bấm Chia sẻ (Đã chia sẻ)> Nhúng (nhúng), sau đó nhấp vào nút Tạo ra (Tạo ra).
- Trong bước tiếp theo, bạn xác định chính xác trang tính sẽ trông như thế nào trên web. Các tùy chọn sau có sẵn cho bạn:
- Những gì để hiển thị (Những gì nên được hiển thị). Trong phần này, bạn có thể chỉ định xem bạn muốn nhúng toàn bộ sổ làm việc hay chỉ một phần của nó, chẳng hạn như một dải ô, bảng tổng hợp, v.v.
- Xuất hiện (Vẻ bề ngoài). Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của sách (hiển thị hoặc ẩn các đường lưới, tiêu đề cột và hàng, bao gồm liên kết tải xuống).
- Tương tác (Sự tương tác). Cho phép hoặc không cho phép người dùng tương tác với bảng của bạn - sắp xếp, lọc và nhập dữ liệu vào các ô. Nếu bạn cho phép nhập dữ liệu, thì các thay đổi do người khác thực hiện trong các ô trên Internet sẽ không được lưu trong sổ làm việc gốc. Nếu bạn muốn một ô cụ thể được mở khi mở một trang web, hãy chọn hộp Luôn bắt đầu với ô này được chọn (Luôn bắt đầu từ ô này) và nhấp vào ô mong muốn trong khu vực Xem trước (Xem trước), nằm ở phía bên phải của hộp thoại.
- Kích thước (Kích thước). Nhập vào đây chiều rộng và chiều cao của cửa sổ bảng tính bằng pixel. Để xem kích thước thực của cửa sổ, hãy nhấp vào Xem kích thước thực tế (kích thước xem thực tế) phía trên cửa sổ Xem trước (Xem trước). Hãy nhớ rằng bạn có thể đặt kích thước tối thiểu là 200 x 100 pixel và nhiều nhất là 640 x 655 pixel. Nếu bạn cần có một kích thước khác vượt quá những giới hạn này, thì sau này, bạn có thể thay đổi mã trong bất kỳ trình chỉnh sửa HTML nào, trực tiếp trên trang web hoặc blog của bạn.
- Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Sao chép (Sao chép) phần bên dưới Mã nhúng (mã nhúng) và dán mã HTML (hoặc JavaScript) vào blog hoặc trang web của bạn.
Lưu ý: Mã nhúng là một iframe, vì vậy hãy đảm bảo trang web của bạn hỗ trợ thẻ này và blog của bạn cho phép sử dụng thẻ này trong các bài đăng.
Ứng dụng web Excel được nhúng
Những gì bạn thấy bên dưới là một trang tính Excel tương tác thể hiện kỹ thuật được mô tả đang hoạt động. Bảng này tính toán số ngày còn lại cho đến sinh nhật, ngày kỷ niệm tiếp theo của bạn hoặc một số sự kiện khác và tô màu các khoảng trống theo các sắc thái khác nhau của xanh lá cây, vàng và đỏ. Trong Excel Web App, bạn chỉ cần nhập các sự kiện của mình vào cột đầu tiên, sau đó thử thay đổi ngày tương ứng và xem kết quả.
Nếu bạn tò mò về công thức sử dụng tại đây, hãy xem bài viết Cách đặt định dạng ngày có điều kiện trong Excel.
Ghi chú của người dịch: Trong một số trình duyệt, iframe này có thể không hiển thị chính xác hoặc hoàn toàn không hiển thị.
Mashup trong Excel Web App
Nếu bạn muốn tạo sự tương tác chặt chẽ hơn giữa trang tính Excel của mình và các ứng dụng hoặc dịch vụ web khác, bạn có thể sử dụng API JavaScript có sẵn trên OneDrive để tạo các bản trộn tương tác từ dữ liệu của mình.
Dưới đây, bạn có thể thấy bản kết hợp Destination Explorer được tạo bởi nhóm Excel Web App như một ví dụ về những gì nhà phát triển có thể tạo cho trang web hoặc blog của bạn. Bản kết hợp này sử dụng API của Excel Services JavaScript và Bing Maps để giúp khách truy cập trang web chọn tuyến đường để đi du lịch. Bạn có thể chọn một vị trí trên bản đồ và mashup sẽ hiển thị cho bạn thời tiết tại vị trí đó hoặc số lượng khách du lịch đến thăm các địa điểm đó. Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị vị trí của chúng tôi 🙂
Như bạn có thể thấy, làm việc trong Excel Online cực kỳ đơn giản. Bây giờ chúng ta đã đề cập đến những điều cơ bản, bạn có thể tiếp tục khám phá các tính năng của nó và làm việc với các trang tính của mình một cách dễ dàng và tự tin!