Nội dung
Excel được nhiều người coi là một chương trình bảng tính. Do đó, câu hỏi làm thế nào để tạo và làm việc với các bảng thoạt nghe có vẻ lạ. Nhưng ít người biết sự khác biệt chính giữa Excel và bảng tính là gì. Ngoài ra, thành phần này của gói Microsoft Office không phải lúc nào cũng tương tác với bảng tính. Hơn nữa, nhiệm vụ chính của Excel là xử lý thông tin có thể được trình bày dưới các hình thức khác nhau. Cũng ở dạng bảng.
Hoặc một tình huống có thể phát sinh khi cần phải chọn một phạm vi riêng biệt cho bảng và định dạng nó cho phù hợp. Nói chung, có rất nhiều khả năng sử dụng bảng, vì vậy chúng ta hãy xem xét chúng chi tiết hơn.
Khái niệm về bảng thông minh
Vẫn có sự khác biệt giữa trang tính Excel và bảng tính thông minh. Đầu tiên chỉ đơn giản là một khu vực chứa một số ô nhất định. Một số người trong số họ có thể được điền với một số thông tin nhất định, trong khi những người khác để trống. Nhưng không có sự khác biệt cơ bản giữa chúng từ quan điểm kỹ thuật.
Nhưng bảng tính Excel là một khái niệm khác về cơ bản. Nó không bị giới hạn trong một phạm vi dữ liệu, nó có các thuộc tính riêng, một tên gọi, một cấu trúc nhất định và một số lượng lớn các ưu điểm.
Do đó, bạn có thể chọn một tên riêng cho bảng Excel - “Bảng thông minh” hoặc Bảng thông minh.
Tạo một bảng thông minh
Giả sử chúng ta đã tạo một phạm vi dữ liệu với thông tin bán hàng.
Nó vẫn chưa phải là một cái bàn. Để biến một dải ô thành nó, bạn cần chọn nó và tìm tab “Chèn” và ở đó tìm nút “Bảng” trong khối cùng tên.
Một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện. Trong đó, bạn có thể điều chỉnh tập hợp các ô mà bạn muốn chuyển thành bảng. Ngoài ra, bạn phải chỉ định rằng dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + T để hiển thị cùng một hộp thoại.
Về nguyên tắc, không có gì cần phải thay đổi trong hầu hết các trường hợp. Sau khi hành động được xác nhận bằng cách nhấn nút “OK”, phạm vi đã chọn trước đó sẽ ngay lập tức trở thành một bảng.
Trước khi trực tiếp thiết lập các thuộc tính của nó, bạn cần hiểu cách chương trình nhìn thấy bảng. Sau đó, rất nhiều thứ sẽ trở nên rõ ràng.
Hiểu cấu trúc bảng Excel
Tất cả các bảng có một tên cụ thể được hiển thị trên tab Thiết kế đặc biệt. Nó được hiển thị ngay sau khi chọn bất kỳ ô nào. Theo mặc định, tên có dạng "Bảng 1" hoặc "Bảng 2", và tương ứng.
Nếu bạn cần có nhiều bảng trong một tài liệu, bạn nên đặt cho chúng những tên như vậy để sau này bạn có thể hiểu thông tin được chứa ở đâu. Trong tương lai, việc tương tác với họ sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều, cho cả bạn và những người đang xem tài liệu của bạn.
Ngoài ra, các bảng đã đặt tên có thể được sử dụng trong Power Query hoặc một số phần bổ trợ khác.
Hãy gọi bảng của chúng ta là “Báo cáo”. Tên có thể được nhìn thấy trong cửa sổ được gọi là trình quản lý tên. Để mở nó, bạn cần đi theo đường dẫn sau: Công thức - Tên được xác định - Trình quản lý tên.
Cũng có thể nhập công thức theo cách thủ công, tại đây bạn cũng có thể thấy tên bảng.
Nhưng điều thú vị nhất là Excel có thể xem đồng thời bảng trong một số phần: toàn bộ, cũng như trong từng cột, tiêu đề, tổng số riêng lẻ. Sau đó, các liên kết sẽ như thế này.
Nói chung, các công trình xây dựng như vậy chỉ được đưa ra nhằm mục đích định hướng chính xác hơn. Nhưng không cần thiết phải ghi nhớ chúng. Chúng tự động được hiển thị trong chú giải công cụ xuất hiện sau khi chọn Bảng và cách mở dấu ngoặc vuông. Để chèn chúng, trước tiên bạn phải bật bố cục tiếng Anh.
Tùy chọn mong muốn có thể được tìm thấy bằng cách sử dụng phím Tab. Đừng quên đóng tất cả các dấu ngoặc có trong công thức. Hình vuông không phải là ngoại lệ ở đây.
Nếu bạn muốn tính tổng nội dung của toàn bộ cột với doanh số, bạn phải viết công thức sau:
= SUM (D2: D8)
Sau đó, nó sẽ tự động biến thành = SUM (Báo cáo [Doanh số]). Nói cách đơn giản, liên kết sẽ dẫn đến một cột cụ thể. Thuận tiện, đồng ý?
Do đó, bất kỳ biểu đồ, công thức, phạm vi nào, trong đó bảng thông minh sẽ được sử dụng để lấy dữ liệu từ đó, sẽ tự động sử dụng thông tin cập nhật.
Bây giờ chúng ta hãy nói chi tiết hơn về những bảng nào có thể có các thuộc tính.
Bảng Excel: Thuộc tính
Mỗi bảng được tạo có thể có nhiều tiêu đề cột. Sau đó, dòng đầu tiên của phạm vi đóng vai trò là nguồn dữ liệu.
Ngoài ra, nếu kích thước bảng quá lớn, khi cuộn xuống, thay vì các chữ cái chỉ các cột tương ứng sẽ hiển thị tên các cột. Điều này sẽ theo ý muốn của người dùng, vì sẽ không cần thiết phải sửa các khu vực theo cách thủ công.
Nó cũng bao gồm một bộ lọc tự động. Nhưng nếu bạn không cần, bạn luôn có thể tắt nó đi trong phần cài đặt.
Ngoài ra, tất cả các giá trị được viết ngay bên dưới ô cuối cùng của cột bảng đều được gắn vào chính nó. Do đó, chúng có thể được tìm thấy trực tiếp trong bất kỳ đối tượng nào sử dụng dữ liệu từ cột đầu tiên của bảng trong công việc của nó.
Đồng thời, các ô mới được định dạng cho thiết kế của bảng và tất cả các công thức cụ thể cho cột này sẽ được tự động ghi vào chúng. Nói cách đơn giản, để tăng kích thước của bảng và mở rộng nó, chỉ cần nhập dữ liệu chính xác. Mọi thứ khác sẽ được chương trình bổ sung. Tương tự đối với các cột mới.
Nếu một công thức được nhập vào ít nhất một ô, thì công thức đó sẽ tự động lan ra toàn bộ cột. Có nghĩa là, bạn không cần phải điền thủ công vào các ô, mọi thứ sẽ diễn ra tự động, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình hoạt hình này.
Tất cả các tính năng này đều tốt. Nhưng bạn có thể tự tùy chỉnh bảng và mở rộng chức năng của nó.
Thiết lập bảng
Trước tiên, bạn cần mở tab “Designer”, nơi chứa các thông số bảng. Bạn có thể tùy chỉnh chúng bằng cách thêm hoặc xóa các hộp kiểm cụ thể nằm trong nhóm “Tùy chọn kiểu bảng”.
Các tùy chọn sau được cung cấp:
- Thêm hoặc xóa hàng tiêu đề.
- Thêm hoặc xóa một hàng có tổng.
- Làm cho các dòng xen kẽ.
- Tô đậm các cột cực đoan.
- Bật hoặc tắt tính năng điền đường sọc.
- Tắt bộ lọc tự động.
Bạn cũng có thể đặt một định dạng khác. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các tùy chọn nằm trong nhóm Kiểu bảng. Ban đầu, định dạng khác với định dạng ở trên, nhưng trong trường hợp đó, bạn luôn có thể tùy chỉnh giao diện bạn muốn.
Bạn cũng có thể tìm thấy nhóm "Công cụ", nơi bạn có thể tạo bảng tổng hợp, xóa các bản sao và chuyển đổi bảng thành phạm vi tiêu chuẩn.
Nhưng tính năng thú vị nhất là tạo ra các lát cắt.
Slice là một loại bộ lọc được hiển thị trong một phần tử đồ họa riêng biệt. Để chèn nó, bạn cần nhấp vào nút “Insert Slicer” cùng tên, rồi chọn cột bạn muốn để lại.
Vậy là xong, hiện ra một bảng liệt kê tất cả các giá trị duy nhất có trong các ô của cột này.
Để lọc bảng, bạn phải chọn danh mục thú vị nhất tại thời điểm này.
Có thể chọn nhiều danh mục bằng máy cắt. Để thực hiện việc này, bạn phải nhấn phím Ctrl hoặc nhấp vào nút ở góc trên bên phải bên trái của việc xóa bộ lọc trước khi bắt đầu lựa chọn.
Để đặt thông số trực tiếp trên ruy-băng, bạn có thể sử dụng tab cùng tên. Với sự trợ giúp của nó, có thể chỉnh sửa các thuộc tính khác nhau của lát cắt: hình thức, kích thước nút, số lượng, v.v.
Hạn chế chính của Bàn thông minh
Mặc dù thực tế là bảng tính Excel có nhiều ưu điểm, nhưng người dùng vẫn sẽ phải đối mặt với một số nhược điểm:
- Các chế độ xem không hoạt động. Nói một cách dễ hiểu, không có cách nào để nhớ các thông số trang tính nhất định.
- Bạn không thể chia sẻ sách với người khác.
- Không thể chèn tổng phụ.
- Bạn không thể sử dụng công thức mảng.
- Không có cách nào để hợp nhất các ô. Nhưng nó không được khuyến khích làm như vậy.
Tuy nhiên, có nhiều ưu điểm hơn nhược điểm, vì vậy những nhược điểm này sẽ không được chú ý cho lắm.
Ví dụ về Bảng thông minh
Bây giờ đã đến lúc nói về các tình huống cần sử dụng bảng tính Excel thông minh và những hành động nào có thể được thực hiện mà phạm vi tiêu chuẩn không thể thực hiện được.
Giả sử chúng ta có một bảng hiển thị các khoản thu tiền mặt từ việc mua áo phông. Cột đầu tiên chứa tên của các thành viên trong nhóm và các thành viên khác - số lượng áo phông đã được bán và kích cỡ của chúng. Hãy sử dụng bảng này làm ví dụ để xem những hành động nào có thể được thực hiện, những hành động không thể thực hiện trong trường hợp phạm vi thông thường.
Tổng hợp với chức năng Excel
Trong ảnh chụp màn hình ở trên, bạn có thể thấy bảng của chúng tôi. Đầu tiên chúng ta hãy tổng hợp tất cả các kích thước của áo phông riêng lẻ. Nếu bạn sử dụng một phạm vi dữ liệu để đạt được mục tiêu này, bạn sẽ phải nhập tất cả các công thức theo cách thủ công. Nếu bạn tạo ra một bảng, thì gánh nặng nặng nề này sẽ không còn nữa. Chỉ cần bao gồm một mục là đủ và sau đó dòng với các tổng sẽ được tạo bởi chính nó.
Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bất kỳ nơi nào. Một menu bật lên xuất hiện với mục "Bảng". Nó có một tùy chọn “tổng hàng”, bạn cần bật tùy chọn này. Nó cũng có thể được thêm vào thông qua hàm tạo.
Hơn nữa, một hàng có tổng số xuất hiện ở cuối bảng. Nếu bạn mở menu thả xuống, bạn có thể thấy các cài đặt sau ở đó:
- Trung bình cộng.
- Số tiền.
- Tối đa.
- bù lệch.
Và nhiều hơn nữa. Để truy cập các chức năng không có trong danh sách trên, bạn cần nhấp vào mục “Các chức năng khác”. Ở đây, điều thuận tiện là phạm vi được xác định tự động. Chúng tôi đã chọn chức năng TÓM TẮT, bởi vì trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi cần biết tổng số áo phông đã được bán.
Tự động chèn công thức
Excel là một chương trình thực sự thông minh. Người dùng thậm chí có thể không biết rằng cô ấy đang cố gắng dự đoán các hành động tiếp theo của anh ta. Chúng tôi đã thêm một cột vào cuối bảng để phân tích kết quả bán hàng cho từng người mua. Sau khi chèn công thức vào hàng đầu tiên, nó ngay lập tức được sao chép sang tất cả các ô khác, và sau đó toàn bộ cột sẽ được lấp đầy bằng các giá trị mà chúng ta cần. Thoải mái?
chức năng sắp xếp
Rất nhiều người sử dụng menu ngữ cảnh để sử dụng chức năng này hoặc chức năng kia. Có gần như tất cả các hành động mà trong hầu hết các trường hợp cần phải thực hiện. Nếu bạn sử dụng bảng thông minh, thì chức năng còn mở rộng hơn nữa.
Ví dụ: chúng ta cần kiểm tra xem ai đã chuyển khoản thanh toán trước. Để làm điều này, bạn cần sắp xếp dữ liệu theo cột đầu tiên. Hãy định dạng văn bản theo cách có thể hiểu được ai đã thanh toán, ai chưa và ai chưa cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc này. Đầu tiên sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lá cây, thứ hai màu đỏ và thứ ba màu xanh lam. Và giả sử chúng ta phải đối mặt với nhiệm vụ nhóm chúng lại với nhau.
Hơn nữa, Excel có thể làm mọi thứ cho bạn.
Trước tiên, bạn cần nhấp vào menu thả xuống gần tiêu đề của cột “Tên” và nhấp vào mục “Sắp xếp theo màu” và chọn màu chữ đỏ.
Mọi thứ, bây giờ thông tin về người thực hiện thanh toán đã được trình bày rõ ràng.
Lọc
Cũng có thể tùy chỉnh hiển thị và ẩn thông tin bảng nhất định. Ví dụ: nếu bạn muốn chỉ hiển thị những người chưa trả tiền, bạn có thể lọc dữ liệu theo màu này. Lọc theo các tham số khác cũng có thể.
Kết luận
Vì vậy, bảng tính thông minh trong Excel sẽ đóng vai trò là người trợ giúp đắc lực để giải quyết mọi vấn đề mà bạn phải đối mặt.