Làm việc với các ô trong Excel

Một số lượng lớn người dùng Excel cũng mắc lỗi tương tự. Họ nhầm lẫn về cơ bản hai loại hoạt động khác nhau: bên trong ô và đằng sau nó. Nhưng sự khác biệt giữa chúng là rất lớn.

Thực tế là mỗi ô là một phần tử đầy đủ tính năng, là một trường đầu vào với rất nhiều khả năng. Công thức, số, văn bản, toán tử logic, v.v. được nhập vào đó. Bản thân văn bản có thể được tạo kiểu: thay đổi kích thước và kiểu của nó, cũng như vị trí của nó bên trong ô.

Ví dụ, trong hình này, bạn có thể thấy văn bản bên trong ô có màu đỏ và đậm.

Trong trường hợp này, điều quan trọng cần chú ý là ô hiển thị trong hình hiện đang ở chế độ chỉnh sửa nội dung. Để hiểu trạng thái cụ thể của ô trong trường hợp của bạn, bạn có thể sử dụng con trỏ văn bản bên trong. Nhưng ngay cả khi nó không hiển thị, ô có thể đang ở chế độ chỉnh sửa. Bạn có thể hiểu điều này bởi sự hiện diện của các nút hoạt động để xác nhận và hủy bỏ đầu vào. 

Một tính năng quan trọng của chế độ này là không thể thực hiện tất cả các hoạt động có thể có với một ô trong đó. Nếu bạn nhìn vào thanh công cụ ribbon, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các nút đều không hoạt động. Đây là nơi mà sai lầm chính được thể hiện. Nhưng hãy nói về mọi thứ theo thứ tự, bắt đầu từ những điều rất cơ bản và sau đó chúng ta sẽ tăng mức độ phức tạp để mọi người có thể học được điều gì đó hữu ích.

Các khái niệm cơ bản

Vì vậy, phần tử chính của bảng là ô. Nó nằm ở giao điểm của một cột và một hàng, và do đó nó có địa chỉ riêng, có thể được sử dụng trong các công thức để trỏ đến nó, lấy một số dữ liệu nhất định, v.v. 

Ví dụ: ô B3 có tọa độ sau: hàng 3, cột 2. Bạn có thể nhìn thấy nó ở góc trên bên trái, ngay bên dưới menu điều hướng. 

Khái niệm quan trọng thứ hai là sổ làm việc. Đây là tài liệu do người dùng mở, chứa danh sách các trang tính, lần lượt bao gồm các ô. Bất kỳ tài liệu mới nào ban đầu không chứa bất kỳ thông tin nào và trong trường vang tương ứng, địa chỉ của ô hiện được chọn.

Tên cột và hàng cũng được hiển thị. Khi một trong các ô được chọn, các phần tử tương ứng trong thanh tọa độ sẽ được đánh dấu bằng màu cam.

Để nhập thông tin, như chúng ta đã hiểu ở trên, cần phải chuyển sang chế độ chỉnh sửa. Bạn cần chọn ô thích hợp bằng cách nhấp chuột trái vào ô đó, sau đó chỉ cần nhập dữ liệu. Bạn cũng có thể điều hướng giữa các ô khác nhau bằng bàn phím bằng các nút mũi tên.

Hoạt động tế bào cơ bản

Chọn các ô trong một phạm vi

Nhóm thông tin trong Excel được thực hiện theo một phạm vi đặc biệt. Trong trường hợp này, một số ô được chọn cùng một lúc, cũng như các hàng và cột, tương ứng. Nếu bạn chọn chúng, toàn bộ khu vực sẽ được hiển thị và thanh địa chỉ cung cấp bản tóm tắt của tất cả các ô đã chọn.

Hợp nhất các ô

Khi các ô đã được chọn, bây giờ chúng có thể được hợp nhất. Trước khi thực hiện việc này, bạn nên sao chép phạm vi đã chọn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và di chuyển phạm vi đó đến vị trí khác bằng các phím Ctrl + V. Bằng cách này, bạn có thể lưu một bản sao lưu dữ liệu của mình. Điều này phải được thực hiện, bởi vì khi các ô được hợp nhất, tất cả thông tin có trong chúng sẽ bị xóa. Và để khôi phục nó, bạn phải có một bản sao của nó.

Tiếp theo, bạn cần nhấp vào nút hiển thị trong ảnh chụp màn hình. Có một số cách để hợp nhất các ô. Bạn cần phải chọn một trong những phù hợp nhất với hoàn cảnh.

Tìm nút cần thiết. Trong menu điều hướng, trên tab “Trang chủ”, hãy tìm nút đã được đánh dấu trong ảnh chụp màn hình trước đó và hiển thị danh sách thả xuống. Chúng tôi đã chọn Hợp nhất và Trung tâm. Nếu nút này không hoạt động, thì bạn cần thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấn phím Enter. 

Nếu bạn cần điều chỉnh vị trí của văn bản trong ô lớn kết quả, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các thuộc tính căn chỉnh được tìm thấy trên tab Trang đầu.

Tách ô

Đây là một thủ tục khá đơn giản, có phần lặp lại đoạn trước:

1. Chọn một ô đã được tạo trước đó bằng cách hợp nhất một số ô khác. Việc tách biệt những người khác là không thể. 
2. Khi khối hợp nhất được chọn, phím hợp nhất sẽ sáng lên. Sau khi nhấp vào nó, tất cả các ô sẽ được tách ra. Mỗi người trong số họ sẽ nhận được địa chỉ riêng của họ. Các hàng và cột sẽ được tính toán lại tự động. 

Tìm kiếm di động

Bạn rất dễ bỏ sót những thông tin quan trọng khi phải làm việc với lượng dữ liệu lớn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng tìm kiếm. Hơn nữa, bạn không chỉ có thể tìm kiếm các từ mà còn cả các công thức, các khối kết hợp và bất cứ thứ gì bạn thích. Để thực hiện việc này, bạn phải thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo rằng tab Trang chủ đang mở. Có một khu vực "Chỉnh sửa" nơi bạn có thể tìm thấy phím "Tìm và chọn".
2. Sau đó, một hộp thoại sẽ mở ra với một trường nhập liệu trong đó bạn có thể nhập giá trị mình cần. Ngoài ra còn có một tùy chọn để chỉ định các thông số bổ sung. Ví dụ: nếu bạn cần tìm các ô đã hợp nhất, bạn cần nhấp vào “Tùy chọn” - “Định dạng” - “Căn chỉnh” và chọn hộp bên cạnh tìm kiếm các ô đã hợp nhất.
3. Thông tin cần thiết sẽ được hiển thị trong một cửa sổ đặc biệt.

Ngoài ra còn có tính năng “Tìm tất cả” để tìm kiếm tất cả các ô đã hợp nhất.

Làm việc với nội dung của ô Excel

Ở đây chúng ta sẽ xem xét một số hàm cho phép bạn làm việc với văn bản đầu vào, các hàm hoặc số, cách thực hiện các thao tác sao chép, di chuyển và tái tạo. Hãy xem xét từng thứ theo thứ tự.

1. Đầu vào. Mọi thứ đều đơn giản ở đây. Bạn cần chọn ô mong muốn và chỉ cần bắt đầu viết.
2. Xóa thông tin. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng cả phím Xóa và Phím xóa lùi. Bạn cũng có thể sử dụng phím tẩy trong bảng Chỉnh sửa.
3. Sao chép. Nó rất thuận tiện để thực hiện nó bằng cách sử dụng phím nóng Ctrl + C và dán thông tin đã sao chép vào vị trí mong muốn bằng cách sử dụng tổ hợp Ctrl + V. Bằng cách này, phép nhân dữ liệu nhanh chóng có thể được thực hiện. Nó có thể được sử dụng không chỉ trong Excel mà còn trong hầu hết các chương trình chạy Windows. Nếu một hành động không chính xác được thực hiện (ví dụ: một đoạn văn bản không chính xác đã được chèn), bạn có thể quay lại bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + Z.
4. Cắt bỏ. Nó được thực hiện bằng cách sử dụng tổ hợp Ctrl + X, sau đó bạn cần chèn dữ liệu vào đúng vị trí bằng cách sử dụng cùng các phím nóng Ctrl + V. Sự khác biệt giữa cắt và sao chép là với cách sau, dữ liệu được lưu trữ trong vị trí đầu tiên, trong khi đoạn cắt chỉ còn lại ở vị trí mà nó đã được chèn vào. 
5. Định dạng. Các tế bào có thể được thay đổi cả bên ngoài và bên trong. Có thể truy cập vào tất cả các tham số cần thiết bằng cách nhấp chuột phải vào ô cần thiết. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện với tất cả các cài đặt.

Các phép tính toán học

Excel chủ yếu là một máy tính chức năng cho phép bạn thực hiện các phép tính nhiều cấp độ. Điều này đặc biệt hữu ích cho kế toán. Chương trình này cho phép bạn thực hiện tất cả các phép toán có thể tưởng tượng và không thể tưởng tượng được với các con số. Do đó, bạn cần hiểu cách các hàm và ký tự khác nhau có thể được ghi vào một ô hoạt động như thế nào.

Trước hết, bạn cần hiểu ký hiệu chỉ ra một phép toán số học cụ thể:

1. + - bổ sung.
2. - - phép trừ.
3. * - phép nhân.
4. / - phân công.
5. ^ - lũy thừa.
6. % là một tỷ lệ phần trăm. 

Bắt đầu nhập công thức vào ô có dấu bằng. Ví dụ, 

= 7 + 6

Sau khi bạn nhấn nút “ENTER”, dữ liệu sẽ tự động được tính toán và kết quả được hiển thị trong ô. Nếu kết quả của phép tính là có một số lượng lớn các chữ số sau dấu thập phân, thì bạn có thể giảm độ sâu bit bằng cách sử dụng một nút đặc biệt trên tab “Trang chủ” trong phần “Số”.

Sử dụng công thức trong Excel

Nếu cần thiết phải lấy ra số dư cuối cùng, thì chỉ cộng thêm thôi là không đủ. Rốt cuộc, nó bao gồm một lượng lớn dữ liệu. Vì lý do này, các công nghệ đã được phát triển để có thể tạo một bảng chỉ trong một vài cú nhấp chuột.

Để làm rõ hơn, hãy tạo một bảng đơn giản như vậy với dữ liệu, nơi bạn cần tính toán nhiều giá trị cùng một lúc.

Để có kết quả cuối cùng, chỉ cần tính tổng các giá trị cho từng mục trong hai tuần đầu tiên. Điều này rất dễ dàng vì bạn cũng có thể nhập một lượng nhỏ dữ liệu theo cách thủ công. Nhưng cái gì, cũng có tay để nhận số tiền? Cần phải làm gì để hệ thống hóa thông tin sẵn có?

Nếu bạn sử dụng công thức trong một ô, bạn có thể thực hiện ngay cả những phép tính phức tạp nhất, cũng như lập trình tài liệu của bạn để làm bất cứ điều gì bạn muốn.

Hơn nữa, công thức có thể được chọn trực tiếp từ menu, được gọi bằng cách nhấn nút fx. Chúng tôi đã chọn hàm SUM trong hộp thoại. Để xác nhận hành động, bạn phải nhấn nút “Enter”. Trước khi thực sự sử dụng các chức năng, bạn nên thực hành một chút trong hộp cát. Đó là, tạo một tài liệu thử nghiệm, nơi bạn có thể tính ra các công thức khác nhau một chút và xem chúng hoạt động như thế nào. 

Lỗi khi nhập công thức vào ô

Do nhập công thức, các lỗi khác nhau có thể xảy ra:

1. ##### - Lỗi này xảy ra nếu nhận được giá trị dưới XNUMX khi nhập ngày hoặc giờ. Nó cũng có thể được hiển thị nếu không có đủ không gian trong ô để chứa tất cả dữ liệu. 
2. # N / A - lỗi này xuất hiện nếu không thể xác định dữ liệu, cũng như nếu thứ tự nhập các đối số của hàm bị vi phạm.
3. # LIÊN KẾT! Trong trường hợp này, Excel báo cáo rằng một địa chỉ cột hoặc hàng không hợp lệ đã được chỉ định. 
4. #TRỐNG RỖNG! Lỗi được hiển thị nếu hàm số học được xây dựng không chính xác.
5. #CON SỐ! Nếu số lượng quá nhỏ hoặc quá lớn.
6. #GIÁ TRỊ! Cho biết rằng một kiểu dữ liệu không được hỗ trợ đang được sử dụng. Điều này có thể xảy ra nếu một ô được sử dụng cho công thức chứa văn bản và ô kia chứa số. Trong trường hợp này, các kiểu dữ liệu không khớp với nhau và Excel bắt đầu sai.
7. # DIV / 0! - không thể chia cho số không.
8. #TÊN? - tên chức năng không thể được nhận dạng. Ví dụ, có một lỗi.

Hotkeys

Các phím nóng giúp cuộc sống dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn phải lặp lại cùng một loại hành động thường xuyên. Các phím nóng phổ biến nhất như sau:

1. CTRL + mũi tên trên bàn phím - chọn tất cả các ô nằm trong hàng hoặc cột tương ứng.
2. CTRL + SHIFT + “+” - chèn thời gian trên đồng hồ vào thời điểm hiện tại.
3. CTRL +; - Chèn ngày hiện tại với chức năng lọc tự động theo quy tắc Excel.
4. CTRL + A - chọn tất cả các ô.

Cài đặt giao diện ô

Thiết kế ô được chọn đúng cách cho phép bạn làm cho nó hấp dẫn hơn và phạm vi - dễ đọc. Có một số tùy chọn giao diện ô mà bạn có thể tùy chỉnh.

Ranh giới

Phạm vi các tính năng của bảng tính cũng bao gồm cài đặt đường viền. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào các ô quan tâm và mở tab “Trang chủ”, tại đây bạn nhấp vào mũi tên nằm ở bên phải của nút “Viền”. Sau đó, một menu sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể thiết lập các thuộc tính đường viền cần thiết.

Các đường viền có thể được vẽ. Để làm điều này, bạn cần tìm mục "Vẽ đường viền", nằm trong menu bật lên này.

Tô màu

Đầu tiên, bạn cần chọn những ô cần được tô bằng một màu nhất định. Sau đó, trên tab “Trang chủ”, tìm mũi tên nằm ở bên phải của mục “Tô màu”. Một menu bật lên sẽ xuất hiện với một danh sách các màu. Chỉ cần chọn màu mong muốn và ô sẽ tự động được lấp đầy.

Life hack: nếu bạn di chuột qua các màu khác nhau, bạn có thể thấy hình dạng của ô sẽ như thế nào sau khi nó được tô bằng một màu nhất định.

Kiểu ô

Kiểu ô là các tùy chọn thiết kế được tạo sẵn có thể được thêm vào trong một vài cú nhấp chuột. Bạn có thể tìm thấy menu trong tab "Trang chủ" trong phần "kiểu ô".