Tự động sửa lỗi trong Excel. Cách bật, tắt và cấu hình

Trong khi sử dụng bảng tính, nhiều người dùng làm việc với lượng thông tin khổng lồ, mắc nhiều lỗi tính toán hoặc mắc lỗi chính tả. Ngoài ra, một số người không biết cách thêm chính xác các ký tự đặc biệt và sử dụng các ký tự khác không liên quan đến công việc để thay thế. Chương trình có một tính năng đặc biệt gọi là “AutoCorrect”, cho phép bạn tự động sửa lỗi nhập dữ liệu không chính xác.

“Tự động sửa” là gì

Bộ xử lý bảng tính Excel lưu trữ trong bộ nhớ của chính nó rất nhiều lỗi do người dùng mắc phải khi làm việc với thông tin dạng bảng. Nếu người dùng mắc lỗi, chương trình sẽ tự động sửa lại thành các giá trị chính xác. Tất cả điều này đạt được nhờ vào công cụ AutoCorrect. Tính năng tự động thay thế sửa chữa các loại lỗi sau:

• lỗi do Caps Lock đi kèm;
• bắt đầu nhập một câu mới với một chữ cái nhỏ;
• hai chữ cái in hoa liên tiếp trong một từ;
• những lỗi và lỗi chính tả phổ biến khác của người dùng.

Vị trí Vị trí

Lưu ý rằng tự động thay thế và công cụ Tìm và Thay thế là hai tùy chọn hoàn toàn khác nhau. Trong công cụ đầu tiên, bảng tính phân tích độc lập văn bản đã nhập và thực hiện thay thế, và trong công cụ thứ hai, tất cả các thao tác được thực hiện bởi người dùng làm việc trong bảng tính.

Toàn bộ danh sách các cụm từ được thay thế nằm trong cài đặt Excel. Để xem bảng giá trị này, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chúng tôi nhấp vào nút lớn nằm ở phần trên bên trái của giao diện, sau đó nhấp vào phần tử “Cài đặt”.

2. Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào dòng “Chính tả” và chuyển đến menu cài đặt để thay thế tự động.

3. Trong cửa sổ mới xuất hiện trên màn hình, bạn có thể xem các thông số của chức năng. Ngoài ra còn có một bảng các ví dụ về việc thay thế các ký tự hoặc từ.

Lưu ý rằng vị trí của chức năng này là giống nhau trong tất cả các phiên bản, chỉ trong một số trường hợp, quyền truy cập vào các tham số bắt đầu bằng cách nhấp vào phần tử “Tệp”.

Tìm kiếm nội dung

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách tìm kiếm nội dung trong tài liệu. Hướng dẫn:

1. Chuyển đến phần “Chỉnh sửa”, sau đó nhấp vào nút “Tìm”. Bạn có thể đến cửa sổ này bằng cách nhấn tổ hợp phím “Ctrl + F”.

2. Trong dòng “Tìm”, bạn phải nhập giá trị mà bạn muốn tìm trong tài liệu. Sau khi nhập dữ liệu, hãy nhấp vào “Tìm tiếp theo”. Trong cửa sổ, có nhiều bộ lọc tìm kiếm bổ sung khác nhau nằm trong phần “Tùy chọn”.

Cần hiểu rằng nếu bạn nhấp vào nút “Tìm tiếp theo”, chương trình sẽ hiển thị cụm từ đã nhập gần nhất và hiển thị nó trong tài liệu. Sử dụng chức năng “Tìm tất cả” cho phép bạn hiển thị tất cả các giá trị tìm kiếm có trong tài liệu.

Thay thế mẫu

Nó thường xảy ra rằng người dùng không chỉ cần tìm một cụm từ trong tài liệu mà còn phải thay thế nó bằng dữ liệu khác. Hướng dẫn từng bước để thực hiện chức năng này:

1. Đi tới hộp tìm kiếm như được mô tả ở trên.

2. Bây giờ chúng ta chuyển sang phần có tên là “Thay thế”.
3. Có một dòng mới "Thay thế bằng". Trong dòng "Tìm", chúng tôi lái xe trong cụm từ tìm kiếm và trong dòng "Thay thế bằng", chúng tôi lái xe vào giá trị mà chúng tôi muốn thay thế đoạn tìm thấy. Bằng cách chuyển đến phần “Tùy chọn”, bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc tìm kiếm khác nhau để tăng tốc công việc với thông tin.

Bật và tắt tính năng tự động sửa lỗi

Theo mặc định, tính năng thay thế tự động trong bảng tính được bật. Có những trường hợp cần tắt nó đi để khi nhập thông tin, chương trình không cảm nhận sai sót một số ký tự. Hướng dẫn từng bước để tắt thay thế tự động:

1. Chuyển đến phần "Tệp".

2. Trong danh sách các phần tử bên trái, hãy chọn “Cài đặt”.

3. Trong cửa sổ tùy chọn xuất hiện, hãy chọn phần “Chính tả”. Tiếp theo, nhấp vào Tùy chọn Tự động Sửa.

4. Một cửa sổ mới xuất hiện với các cài đặt thông số. Ở đây bạn cần bỏ chọn hộp bên cạnh dòng chữ “Thay thế khi bạn nhập”, sau đó nhấp vào “OK”.

5. Bảng tính sẽ đưa người dùng đến cửa sổ trước đó, trong đó bạn phải nhấp lại vào “OK”.

Chú ý! Để bật lại chức năng này, bạn cần trả lại dấu kiểm bên cạnh dòng chữ “Thay thế khi bạn nhập” và nhấp vào “OK”.

Tự động sửa ngày tháng và các sự cố có thể xảy ra

Đôi khi, người dùng sử dụng thông tin số có dấu chấm, và bộ xử lý bảng tính thay đổi nó thành ngày tháng một cách độc lập. Để lưu thông tin ban đầu trong ô mà không có bất kỳ thay đổi nào, bạn phải thực hiện các bước đơn giản sau:

1. Chúng tôi thực hiện lựa chọn một loạt các ô mà chúng tôi dự định nhập thông tin số với các dấu chấm. Chuyển đến phần "Trang chủ", sau đó chuyển đến tab "Số". Bấm vào biến thể định dạng ô hiện tại.

2. Một danh sách nhỏ với nhiều định dạng khác nhau đã được tiết lộ. Nhấp vào "Văn bản".

3. Sau các thao tác, bạn có thể nhập dữ liệu vào các ô bằng dấu chấm.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng thông tin số trong các ô có định dạng văn bản sẽ không được chương trình xử lý dưới dạng số.

Tự động sửa với các ký hiệu toán học

Bây giờ chúng ta hãy xem quá trình thay thế tự động bằng các ký hiệu toán học được thực hiện như thế nào. Trước tiên, bạn cần đi tới cửa sổ “Tự động sửa”, sau đó đến phần “Tự động sửa bằng ký hiệu toán học”. Tính năng này rất tiện dụng và hữu ích vì nhiều ký hiệu toán học không có trên bàn phím. Ví dụ, để hiển thị hình ảnh của một góc trong một ô, bạn chỉ cần nhập lệnh angle.

Danh sách toán học hiện có có thể được bổ sung với các giá trị riêng. Để thực hiện việc này, hãy nhập lệnh của bạn vào trường đầu tiên và ký tự sẽ được hiển thị khi viết lệnh này trong trường thứ hai. Cuối cùng, nhấp vào nút “Thêm”, sau đó nhấp vào “OK”.

Chỉnh sửa từ điển tự động sửa

Nhiệm vụ chính của thay thế tự động là sửa lỗi chính tả và sai sót trong thông tin do người dùng nhập. Một từ điển đặc biệt được tích hợp vào bộ xử lý bảng tính, chứa danh sách các từ và ký hiệu để thay thế tự động. Bạn có thể thêm các giá trị duy nhất của riêng mình vào từ điển này, điều này sẽ giúp đơn giản hóa đáng kể công việc với bộ xử lý bảng tính. Hướng dẫn:

1. Chúng tôi chuyển đến cửa sổ với các thông số thay thế tự động, sử dụng kỹ thuật được mô tả ở trên.
2. Trong dòng "Thay thế", bạn phải nhập một ký tự hoặc từ mà trong tương lai bộ xử lý bảng tính sẽ coi là lỗi. Trong dòng “Bật”, bạn cần nhập giá trị sẽ được sử dụng để thay thế cho lỗi đã mắc phải. Sau khi nhập tất cả các thông tin cần thiết, hãy nhấp vào “Thêm”.

3. Tương tự, bạn có thể thêm các giá trị của riêng mình từ từ điển, để sau này bạn không mất thời gian sửa chúng.

Để loại bỏ các giá trị không cần thiết khỏi danh sách các thay thế tự động, bạn chỉ cần chọn một tổ hợp không cần thiết, sau đó nhấp vào “Xóa”. Bằng cách chọn một giá trị, bạn không chỉ có thể xóa nó mà còn có thể chỉnh sửa nó.

Đặt các tùy chọn tự động sửa chính

Các đặc điểm chính bao gồm tất cả các tham số nằm trong phần “Tự động sửa”. Theo mặc định, bảng tính bao gồm các loại hiệu chỉnh được hiển thị trong hình ảnh:

Để tắt bất kỳ thông số nào, bạn chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh nó, sau đó, để lưu các thay đổi đã nhập, hãy nhấp vào “OK”.

Làm việc với các ngoại lệ

Bảng tính có một từ điển ngoại lệ đặc biệt cho phép bạn đảm bảo rằng thay thế tự động không được áp dụng cho các giá trị có trong từ điển này. Hướng dẫn từng bước để làm việc với từ điển:

1. Trong hộp “Tự động sửa”, hãy nhấp vào “Ngoại lệ”.

2. Có hai phần ở đây. Phần đầu tiên là "Bức thư đầu tiên". Phần này mô tả tất cả các giá trị mà sau đó "dấu chấm" không được chương trình coi là cuối câu. Nói cách khác, sau khi nhập một dấu chấm, từ tiếp theo sẽ bắt đầu bằng một chữ cái nhỏ. Để thêm các giá trị của riêng bạn, bạn cần nhập một từ mới vào dòng trên cùng, sau đó nhấp vào “Thêm”. Nếu bạn chọn bất kỳ chỉ báo nào từ danh sách, bạn có thể điều chỉnh hoặc xóa chỉ số đó.

3. Phần thứ hai là "Hai thủ đô". Tại đây, giống như trong tab trước, bạn có thể thêm các giá trị của riêng mình, cũng như chỉnh sửa và xóa chúng.

Sự khác biệt về phiên bản Excel

Tất cả các hướng dẫn ở trên đều được sử dụng với các bộ xử lý bảng tính 2007, 2010, 2013 và 2019. Trong trình soạn thảo 2003, quy trình thiết lập thay thế tự động được thực hiện theo một cách khác và các phần tử quan trọng được đặt ở các vị trí hoàn toàn khác nhau. Hướng dẫn:

1. Nhấp vào phần "Dịch vụ".
2. Nhấp vào phần tử "Cài đặt".

3. Chuyển đến tab Chính tả.

4. Có ba tùy chọn để thiết lập thay thế tự động.

5. Để thực hiện các thay đổi đối với tự động thay thế, hãy nhấp vào phần tử “Tùy chọn Tự động Sửa”.

6. Một cửa sổ quen thuộc xuất hiện. Không có thiết lập các ký hiệu toán học, vì hoàn toàn tất cả các tham số đều nằm ở một nơi. Chúng tôi thực hiện tất cả các biến đổi cần thiết và nhấp vào nút “OK”.

Video hướng dẫn

Nếu tất cả các hướng dẫn trên vẫn chưa đủ, thì bạn có thể xem video sau:

Nó cho biết về tất cả các sắc thái bổ sung vào sổ tay. Sau khi xem video, bạn sẽ học được nhiều thông tin bổ sung cho phép bạn giải quyết tất cả các vấn đề khi làm việc với tính năng thay thế tự động trong bảng tính.

Kết luận

Chức năng thay thế tự động cho phép bạn tăng tốc đáng kể quá trình làm việc với thông tin dạng bảng. Công cụ này hiệu quả nhất khi làm việc với một lượng thông tin khổng lồ. Điều rất quan trọng là có thể sử dụng và cấu hình đúng tính năng hữu ích này.