So sánh 2 tệp trong Excel để tìm sự khác biệt

Mỗi người dùng có thể gặp phải tình huống họ cần so sánh hai bảng. Cuối cùng, mọi người phải so sánh hai cột. Tất nhiên là có, làm việc với các tệp Excel rất thuận tiện và thoải mái. Xin lỗi, đây không phải là một so sánh. Tất nhiên, có thể sắp xếp trực quan một bảng nhỏ, nhưng khi số lượng ô lên đến hàng nghìn, bạn phải sử dụng các công cụ phân tích bổ sung.

Thật không may, một cây đũa thần vẫn chưa được mở cho phép bạn tự động so sánh tất cả các thông tin với nhau trong một cú nhấp chuột. Do đó, bạn phải làm việc, cụ thể là thu thập dữ liệu, chỉ định các công thức cần thiết và thực hiện các hành động khác cho phép bạn tự động hóa so sánh ít nhất một chút.

Có rất nhiều hành động như vậy. Hãy xem xét một số trong số họ.

Mục đích của việc so sánh các tệp Excel là gì?

Có thể có một số lý do tại sao một số tệp Excel được so sánh với nhau. Dù sớm hay muộn, mỗi người dùng đều phải đối mặt với nhu cầu như vậy, và anh ta không có những câu hỏi như vậy. Ví dụ: bạn có thể muốn so sánh dữ liệu từ hai báo cáo cho các quý khác nhau để xem liệu tài chính tăng hay giảm.

Hoặc, cách khác, giáo viên cần xem sinh viên nào bị đuổi khỏi trường đại học bằng cách so sánh thành phần của nhóm sinh viên năm ngoái và năm nay.

Có thể có một số lượng lớn các tình huống như vậy. Nhưng chúng ta hãy chuyển sang thực hành, vì chủ đề khá phức tạp.

Tất cả các cách để so sánh 2 bảng trong Excel

Mặc dù chủ đề phức tạp nhưng nó rất dễ dàng. Vâng, đừng ngạc nhiên. Nó phức tạp vì nó được tạo thành từ nhiều bộ phận. Nhưng bản thân những phần này rất dễ hiểu và dễ thực hiện. Hãy xem cách bạn có thể so sánh hai bảng tính Excel, trực tiếp trong thực tế.

Công thức bình đẳng và Kiểm tra Sai-Đúng

Tất nhiên, hãy bắt đầu với phương pháp đơn giản nhất. Phương pháp so sánh các tài liệu này có thể thực hiện được, và trong một phạm vi khá rộng. Bạn không chỉ có thể so sánh các giá trị văn bản mà còn cả các giá trị số. Và chúng ta hãy lấy một ví dụ nhỏ. Giả sử chúng ta có hai phạm vi với các ô định dạng số. Để làm điều này, chỉ cần viết công thức đẳng thức = C2 = E2. Nếu chúng bằng nhau, "TRUE" sẽ được viết trong ô. Nếu chúng khác nhau, thì FALSE. Sau đó, bạn cần chuyển công thức này sang toàn bộ phạm vi bằng cách sử dụng điểm đánh dấu tự động hoàn thành.

Bây giờ sự khác biệt có thể nhìn thấy bằng mắt thường.

Làm nổi bật các giá trị khác biệt

Bạn cũng có thể làm cho các giá trị khác nhau được đánh dấu bằng một màu đặc biệt. Đây cũng là một nhiệm vụ khá đơn giản. Nếu đủ để bạn tìm thấy sự khác biệt giữa hai phạm vi giá trị hoặc toàn bộ bảng, bạn cần chuyển đến tab “Trang chủ” và chọn mục “Tìm và đánh dấu” ở đó. Trước khi bạn nhấp vào nó, hãy nhớ đánh dấu tập hợp các ô lưu trữ thông tin để so sánh. 

Trong menu xuất hiện, nhấp vào menu “Chọn một nhóm ô…”. Tiếp theo, một cửa sổ sẽ mở ra, trong đó chúng ta cần chọn sự khác biệt theo từng dòng làm tiêu chí.

So sánh 2 bảng sử dụng định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một phương pháp chức năng rất tiện lợi và quan trọng là cho phép bạn chọn một màu sẽ làm nổi bật một giá trị khác hoặc cùng một giá trị. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn này trên tab Trang chủ. Ở đó, bạn có thể tìm thấy một nút có tên thích hợp và trong danh sách xuất hiện, hãy chọn “Quản lý quy tắc”. Trình quản lý quy tắc sẽ xuất hiện, trong đó chúng ta cần chọn menu "Tạo quy tắc".

Tiếp theo, từ danh sách tiêu chí, chúng ta cần chọn tiêu chí có ghi rằng chúng ta cần sử dụng công thức để xác định các ô sẽ được định dạng theo cách đặc biệt. Trong phần mô tả quy tắc, bạn cần chỉ định một công thức. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là =$C2<>$E2, sau đó chúng tôi xác nhận hành động của mình bằng cách nhấn nút “Định dạng”. Sau đó, chúng tôi thiết lập giao diện của ô và xem liệu chúng tôi có thích nó thông qua một cửa sổ nhỏ đặc biệt có mẫu hay không. 

Nếu mọi thứ phù hợp, hãy nhấp vào nút “OK” và xác nhận các hành động.

Trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện, người dùng có thể tìm thấy tất cả các quy tắc định dạng có hiệu lực trong tài liệu này. 

Hàm COUNTIF + quy tắc so sánh bảng

Tất cả các phương pháp mà chúng tôi đã mô tả trước đó đều thuận tiện cho những định dạng có định dạng giống nhau. Nếu các bảng không được sắp xếp trước đó, thì phương pháp tốt nhất là so sánh hai bảng bằng cách sử dụng hàm COUNTIF và các quy tắc. 

Hãy tưởng tượng rằng chúng ta có hai phạm vi với thông tin hơi khác nhau. Chúng tôi phải đối mặt với nhiệm vụ so sánh chúng và hiểu giá trị nào là khác nhau. Trước tiên, bạn cần chọn nó trong phạm vi đầu tiên và chuyển đến tab “Trang chủ”. Ở đó, chúng tôi tìm thấy mục quen thuộc trước đây “Định dạng có điều kiện”. Chúng tôi tạo quy tắc và đặt quy tắc để sử dụng công thức. 

Trong ví dụ này, công thức được hiển thị trong ảnh chụp màn hình này.

Sau đó, chúng tôi đặt định dạng như mô tả ở trên. Hàm này phân tích cú pháp giá trị có trong ô C1 và xem xét phạm vi được chỉ định trong công thức. Nó tương ứng với cột thứ hai. Chúng ta cần thực hiện quy tắc này và sao chép nó trên toàn bộ phạm vi. Hoan hô, tất cả các ô có giá trị không lặp lại đều được đánh dấu.

Hàm VLOOKUP để so sánh 2 bảng

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ xem xét hàm VPR, kiểm tra xem có bất kỳ trận đấu nào trong hai bảng không. Để làm điều này, bạn cần nhập công thức hiển thị trong hình dưới đây và chuyển nó vào toàn bộ phạm vi được sử dụng để so sánh.

Hàm này lặp lại từng giá trị và xem liệu có bất kỳ bản sao nào từ cột đầu tiên đến cột thứ hai hay không. Sau khi thực hiện tất cả các thao tác, giá trị này sẽ được ghi vào ô. Nếu nó không có ở đó, thì chúng ta sẽ gặp lỗi # N / A, khá đủ để tự động hiểu giá trị nào sẽ không khớp.

Hàm IF

Hàm logic NẾU - đây là một cách tốt khác để so sánh hai phạm vi. Tính năng chính của phương pháp này là bạn chỉ có thể sử dụng một phần của mảng đang được so sánh chứ không phải toàn bộ bảng. Điều này giúp tiết kiệm tài nguyên cho cả máy tính và người dùng.

Hãy lấy một ví dụ nhỏ. Chúng ta có hai cột - A và B. Chúng ta cần so sánh một số thông tin trong chúng với nhau. Để làm điều này, chúng ta cần chuẩn bị một cột dịch vụ C khác, trong đó công thức sau được viết.

Sử dụng công thức sử dụng các hàm IF, SỐ PHIẾU и THÊM ĐƯỢC TIẾP XÚC bạn có thể lặp lại trên tất cả các phần tử mong muốn của cột A và sau đó trong cột B. Nếu nó được tìm thấy trong cột B và A, thì nó được trả về ô tương ứng.

Macro VBA

Macro là phương pháp phức tạp nhất nhưng cũng là phương pháp tiên tiến nhất để so sánh hai bảng. một số tùy chọn so sánh thường không thể thực hiện được nếu không có tập lệnh VBA. Chúng cho phép bạn tự động hóa quy trình và tiết kiệm thời gian. Tất cả các thao tác cần thiết để chuẩn bị dữ liệu, nếu được lập trình một lần, sẽ tiếp tục được thực hiện.

Dựa trên vấn đề cần giải quyết, bạn có thể viết bất kỳ chương trình nào so sánh dữ liệu mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của người dùng.

Cách so sánh các tệp trong Excel

Nếu người dùng đã đặt cho mình nhiệm vụ (tốt, hoặc anh ta đã được giao một nhiệm vụ) để so sánh hai tệp, thì điều này có thể được thực hiện bằng hai phương pháp cùng một lúc. Đầu tiên là sử dụng một chức năng chuyên biệt. Để thực hiện phương pháp này, hãy làm theo hướng dẫn:

1. Mở các tệp bạn muốn so sánh.
2. Mở tab “Xem” - “Cửa sổ” - “Xem song song”.

Sau đó, hai tệp sẽ được mở trong một tài liệu Excel.

Điều tương tự cũng có thể được thực hiện với các công cụ Windows phổ biến. Trước tiên, bạn cần mở hai tệp trong các cửa sổ khác nhau. Sau đó, lấy một cửa sổ và kéo nó sang phía bên trái của màn hình. Sau đó, mở cửa sổ thứ hai và kéo nó sang phía bên phải. Sau đó, hai cửa sổ sẽ cạnh nhau. 

Định dạng có điều kiện để so sánh 2 tệp excel

Rất thường xuyên so sánh các tài liệu có nghĩa là hiển thị chúng bên cạnh nhau. Nhưng trong một số trường hợp, có thể tự động hóa quá trình này bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Với nó, bạn có thể kiểm tra xem có sự khác biệt giữa các trang tính hay không. Điều này cho phép bạn tiết kiệm thời gian có thể sử dụng cho các mục đích khác.

Đầu tiên, chúng ta cần chuyển các sheet được so sánh thành một tài liệu. 

Để thực hiện việc này, bạn cần nhấp chuột phải vào trang tính thích hợp, sau đó nhấp vào nút “Di chuyển hoặc sao chép” trong menu bật lên. Tiếp theo, một hộp thoại sẽ xuất hiện trong đó người dùng có thể chọn tài liệu mà trang tính này sẽ được chèn vào.

Tiếp theo, bạn cần chọn tất cả các ô mong muốn để hiển thị tất cả sự khác biệt. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là nhấp vào ô trên cùng bên trái, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + End.

Sau đó, chuyển đến cửa sổ định dạng có điều kiện và tạo quy tắc mới. Như một tiêu chí, chúng tôi sử dụng một công thức phù hợp trong một trường hợp cụ thể, sau đó chúng tôi đặt định dạng.

Chú ý: địa chỉ của các ô phải được chỉ ra những địa chỉ nằm trên một trang tính khác. Điều này có thể được thực hiện thông qua menu nhập công thức.

So sánh dữ liệu trong Excel trên các trang tính khác nhau

Giả sử chúng ta có một danh sách nhân viên cũng liệt kê mức lương của họ. Danh sách này được cập nhật hàng tháng. Danh sách này được sao chép sang một trang tính mới.

Giả sử chúng ta cần so sánh mức lương. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các bảng từ các trang tính khác nhau làm dữ liệu. Chúng tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật sự khác biệt. Mọi thứ đều đơn giản.

Với định dạng có điều kiện, bạn có thể so sánh hiệu quả ngay cả khi tên của các nhân viên có thứ tự khác nhau.

Cách so sánh 2 trang tính trong bảng tính excel

So sánh thông tin nằm trên hai trang tính được thực hiện bằng chức năng THÊM ĐƯỢC TIẾP XÚC. Là tham số đầu tiên của nó, có một cặp giá trị mà bạn cần tìm kiếm trên trang tính chịu trách nhiệm cho tháng tiếp theo. Nói một cách đơn giản, tháng Ba. Chúng tôi có thể chỉ định phạm vi đã xem là tập hợp các ô là một phần của phạm vi được đặt tên, được kết hợp theo cặp.

Vì vậy, bạn có thể so sánh các chuỗi theo hai tiêu chí - họ và lương. Vâng, hoặc bất kỳ khác, do người dùng xác định. Đối với tất cả các kết quả phù hợp có thể được tìm thấy, một số được viết trong ô mà công thức được nhập. Đối với Excel, giá trị này sẽ luôn đúng. Do đó, để định dạng được áp dụng cho những ô khác nhau, bạn cần thay thế giá trị này bằng nói dối, sử dụng chức năng = KHÔNG ().

Công cụ so sánh bảng tính

Excel có một công cụ đặc biệt cho phép bạn so sánh các bảng tính và đánh dấu các thay đổi một cách tự động. 

Điều quan trọng cần lưu ý là công cụ này chỉ khả dụng cho những người dùng đã mua bộ văn phòng Professional Plus.

Bạn có thể mở nó trực tiếp từ tab "Trang chủ" bằng cách chọn mục "So sánh tệp".

Sau đó, một hộp thoại sẽ xuất hiện trong đó bạn cần chọn phiên bản thứ hai của cuốn sách. Bạn cũng có thể nhập địa chỉ Internet nơi đặt cuốn sách này.

Sau khi chúng tôi chọn hai phiên bản của tài liệu, chúng tôi cần xác nhận hành động của mình bằng phím OK.

Trong một số trường hợp, một lỗi có thể được tạo ra. Nếu nó xuất hiện, nó có thể cho biết rằng tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. Sau khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ được nhắc nhập nó. 

Công cụ so sánh trông giống như hai bảng tính Excel cạnh nhau trong cùng một cửa sổ. Tùy thuộc vào việc thông tin đã được thêm, đã xóa hoặc đã có sự thay đổi trong công thức (cũng như các loại hành động khác), các thay đổi được đánh dấu bằng các màu khác nhau. 

Cách giải thích kết quả so sánh

Nó rất đơn giản: các loại khác biệt khác nhau được biểu thị bằng các màu khác nhau. Định dạng có thể mở rộng cho cả phần điền vào ô và bản thân văn bản. Vì vậy, nếu dữ liệu đã được nhập vào ô, thì phần điền có màu xanh lục. Nếu điều gì đó trở nên không rõ ràng, bản thân dịch vụ có các biểu tượng cho biết loại thay đổi được đánh dấu bằng màu gì.