Nội dung
Excel là một trong những phần mềm phân tích dữ liệu tốt nhất. Và hầu hết mọi người ở giai đoạn này hay giai đoạn khác của cuộc đời đều phải xử lý các con số và dữ liệu văn bản và xử lý chúng theo những thời hạn chặt chẽ. Nếu bạn vẫn cần làm điều này, thì chúng tôi sẽ mô tả các kỹ thuật sẽ giúp cải thiện đáng kể cuộc sống của bạn. Và để làm cho nó trực quan hơn, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách triển khai chúng bằng cách sử dụng hình ảnh động.
Phân tích dữ liệu thông qua Excel PivotTables
Bảng tổng hợp là một trong những cách dễ nhất để tự động hóa việc xử lý thông tin. Nó cho phép bạn chồng chất một mảng dữ liệu khổng lồ hoàn toàn không có cấu trúc. Nếu bạn sử dụng nó, bạn gần như mãi mãi có thể quên bộ lọc và phân loại thủ công là gì. Và để tạo chúng, chỉ cần nhấn một vài nút và nhập một vài thông số đơn giản, tùy thuộc vào cách trình bày kết quả bạn cần cụ thể trong một tình huống cụ thể.
Có nhiều cách để tự động phân tích dữ liệu trong Excel. Đây là cả hai công cụ và tiện ích bổ sung được tích hợp sẵn có thể tải xuống trên Internet. Ngoài ra còn có một tiện ích bổ sung “Bộ công cụ phân tích”, được phát triển bởi Microsoft. Nó có tất cả các tính năng cần thiết để bạn có thể nhận được tất cả kết quả bạn cần trong một tệp Excel.
Gói phân tích dữ liệu do Microsoft phát triển chỉ có thể được sử dụng trên một trang tính trong một đơn vị thời gian. Nếu nó sẽ xử lý thông tin nằm trên một số, thì thông tin kết quả sẽ được hiển thị độc quyền trên một. Ở những người khác, phạm vi sẽ được hiển thị mà không có bất kỳ giá trị nào, trong đó chỉ có định dạng. Để phân tích thông tin trên nhiều trang tính, bạn cần sử dụng riêng công cụ này. Đây là một mô-đun rất lớn hỗ trợ một số lượng lớn các tính năng, đặc biệt, nó cho phép bạn thực hiện các kiểu xử lý sau:
- Phân tích độ phân tán.
- Phân tích tương quan.
- Hiệp phương sai.
- Tính toán trung bình động. Một phương pháp rất phổ biến trong thống kê và giao dịch.
- Nhận số ngẫu nhiên.
- Thực hiện các thao tác lựa chọn.
Tiện ích bổ sung này không được kích hoạt theo mặc định, nhưng được bao gồm trong gói tiêu chuẩn. Để sử dụng nó, bạn phải kích hoạt nó. Để thực hiện việc này, hãy thực hiện các bước sau:
- Chuyển đến menu "Tệp" và ở đó tìm nút "Tùy chọn". Sau đó, chuyển đến “Tiện ích bổ sung”. Nếu bạn đã cài đặt phiên bản 2007 của Excel, thì bạn cần nhấp vào nút “Tùy chọn Excel”, nằm trong menu Office.
- Tiếp theo, một menu bật lên xuất hiện, có tiêu đề “Quản lý”. Ở đó, chúng tôi tìm thấy mục “Phần bổ trợ Excel”, nhấp vào mục đó, sau đó - vào nút “Bắt đầu”. Nếu bạn đang sử dụng máy tính Apple, chỉ cần mở tab “Công cụ” trong menu, sau đó tìm mục “Bổ trợ cho Excel” trong danh sách thả xuống.
- Trong hộp thoại xuất hiện sau đó, bạn cần chọn hộp bên cạnh mục “Gói phân tích”, sau đó xác nhận hành động của bạn bằng cách nhấp vào nút “OK”.
Trong một số tình huống, có thể không tìm thấy tiện ích bổ sung này. Trong trường hợp này, nó sẽ không nằm trong danh sách các addon. Để làm điều này, hãy nhấp vào nút "Duyệt qua". Bạn cũng có thể nhận được thông tin rằng gói hoàn toàn bị thiếu trong máy tính này. Trong trường hợp này, bạn cần phải cài đặt nó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút “Có”.
Trước khi bạn có thể kích hoạt gói phân tích, trước tiên bạn phải kích hoạt VBA. Để thực hiện việc này, bạn cần tải xuống nó theo cách giống như chính tiện ích bổ sung.
Cách làm việc với bảng tổng hợp
Thông tin ban đầu có thể là bất cứ thứ gì. Đây có thể là thông tin về bán hàng, giao hàng, vận chuyển sản phẩm, v.v. Bất kể điều này, trình tự các bước sẽ luôn giống nhau:
- Mở tệp có chứa bảng.
- Chọn phạm vi ô mà chúng tôi sẽ phân tích bằng cách sử dụng bảng tổng hợp.
- Mở tab “Chèn” và ở đó bạn cần tìm nhóm “Bảng”, nơi có nút “Bảng tổng hợp”. Nếu bạn sử dụng máy tính trong hệ điều hành Mac OS, thì bạn cần mở tab "Dữ liệu" và nút này sẽ nằm trong tab "Phân tích".
- Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại có tiêu đề “Tạo PivotTable”.
- Sau đó, đặt hiển thị dữ liệu để phù hợp với phạm vi đã chọn.
Chúng tôi đã mở một bảng, thông tin trong đó không được cấu trúc theo bất kỳ cách nào. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng cài đặt cho các trường của bảng tổng hợp ở phía bên phải của màn hình. Ví dụ: hãy gửi "Số lượng đơn đặt hàng" trong trường "Giá trị" và thông tin về người bán và ngày bán - trong các hàng của bảng. Dựa trên dữ liệu có trong bảng này, số tiền đã được tự động xác định. Nếu cần, bạn có thể mở thông tin cho từng năm, quý hoặc tháng. Điều này sẽ cho phép bạn nhận được thông tin chi tiết mà bạn cần tại một thời điểm cụ thể.
Tập hợp các tham số có sẵn sẽ khác với số lượng cột có. Ví dụ, tổng số cột là 5. Và chúng ta chỉ cần đặt và chọn chúng theo đúng cách và hiển thị tổng. Trong trường hợp này, chúng tôi thực hiện các hành động được hiển thị trong hoạt ảnh này.
Bạn có thể chỉ định bảng tổng hợp bằng cách chỉ định, ví dụ, một quốc gia. Để làm điều này, chúng tôi bao gồm mục "Quốc gia".
Bạn cũng có thể xem thông tin về người bán. Để làm điều này, chúng tôi thay thế cột "Quốc gia" bằng "Người bán". Kết quả sẽ như sau.
Phân tích dữ liệu với bản đồ 3D
Phương pháp trực quan hóa tham chiếu theo địa lý này giúp bạn có thể tìm kiếm các mẫu gắn liền với các vùng, cũng như phân tích loại thông tin này.
Ưu điểm của phương pháp này là không cần đăng ký riêng các tọa độ. Bạn chỉ cần ghi chính xác vị trí địa lý vào bảng.
Cách làm việc với bản đồ 3D trong Excel
Trình tự các hành động bạn cần làm theo để làm việc với bản đồ 3D như sau:
- Mở tệp chứa phạm vi dữ liệu quan tâm. Ví dụ: một bảng có cột “Quốc gia” hoặc “Thành phố”.
- Thông tin sẽ được hiển thị trên bản đồ trước tiên phải được định dạng dưới dạng bảng. Để làm điều này, bạn cần tìm mục tương ứng trên tab "Trang chủ".
- Chọn các ô cần phân tích.
- Sau đó, chuyển đến tab “Chèn” và ở đó chúng tôi tìm thấy nút “Bản đồ 3D”.
Sau đó, bản đồ của chúng tôi được hiển thị, trong đó các thành phố trong bảng được biểu thị dưới dạng dấu chấm. Nhưng chúng ta không thực sự cần sự hiện diện của thông tin về các khu định cư trên bản đồ. Điều quan trọng hơn nhiều đối với chúng tôi là xem thông tin gắn liền với chúng. Ví dụ: những số tiền có thể được hiển thị dưới dạng chiều cao của cột. Sau khi chúng tôi thực hiện các hành động được chỉ ra trong hoạt ảnh này, khi bạn di chuột qua cột tương ứng, dữ liệu được liên kết với nó sẽ được hiển thị.
Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ hình tròn, biểu đồ này nhiều thông tin hơn trong một số trường hợp. Kích thước của vòng tròn phụ thuộc vào tổng số tiền là bao nhiêu.
Bảng dự báo trong Excel
Thông thường các quy trình kinh doanh phụ thuộc vào các tính năng theo mùa. Và các yếu tố như vậy phải được tính đến ở giai đoạn lập kế hoạch. Có một công cụ Excel đặc biệt cho việc này, mà bạn sẽ thích với độ chính xác cao của nó. Nó có nhiều chức năng hơn đáng kể so với tất cả các phương pháp được mô tả ở trên, bất kể chúng có xuất sắc đến đâu. Theo cách tương tự, phạm vi sử dụng của nó rất rộng - các cơ cấu thương mại, tài chính, tiếp thị và thậm chí cả chính phủ.
Quan trọng: để tính toán dự báo, bạn cần lấy thông tin cho thời gian trước đó. Chất lượng của dự báo phụ thuộc vào mức độ dài hạn của dữ liệu. Bạn nên có dữ liệu được chia nhỏ thành các khoảng thời gian đều đặn (ví dụ: hàng quý hoặc hàng tháng).
Cách làm việc với bảng dự báo
Để làm việc với một bảng dự báo, bạn phải làm như sau:
- Mở tệp, trong đó có một lượng lớn thông tin về các chỉ số mà chúng ta cần phân tích. Ví dụ, trong năm qua (mặc dù càng nhiều càng tốt).
- Đánh dấu hai dòng thông tin.
- Chuyển đến menu "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Bảng dự báo".
- Sau đó, một hộp thoại sẽ mở ra trong đó bạn có thể chọn loại trình bày trực quan của dự báo: biểu đồ hoặc biểu đồ. Chọn một trong những phù hợp với hoàn cảnh của bạn.
- Đặt ngày kết thúc dự báo.
Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi cung cấp thông tin trong ba năm - 2011-2013. Trong trường hợp này, bạn nên chỉ ra các khoảng thời gian chứ không phải các con số cụ thể. Có nghĩa là, tốt hơn là nên viết tháng 2013 năm 7, chứ không phải một con số cụ thể như ngày 2013 tháng 2014 năm XNUMX. Để có được dự báo cho năm XNUMX dựa trên những dữ liệu này, cần phải có được dữ liệu được sắp xếp theo hàng với ngày và các chỉ số tại thời điểm đó. Đánh dấu các dòng này.
Sau đó, chuyển đến tab "Dữ liệu" và tìm nhóm "Dự báo". Sau đó, chuyển đến menu "Trang dự báo". Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó chúng ta chọn lại phương pháp trình bày dự báo, rồi đặt ngày hoàn thành dự báo. Sau đó, nhấp vào “Tạo”, sau đó chúng tôi nhận được ba tùy chọn dự báo (được hiển thị bằng một đường màu cam).
Phân tích nhanh trong Excel
Phương pháp trước đây thực sự tốt vì nó cho phép bạn đưa ra dự đoán thực tế dựa trên các chỉ số thống kê. Nhưng phương pháp này cho phép bạn thực sự tiến hành một hoạt động kinh doanh thông minh chính thức. Điều rất thú vị là tính năng này được tạo ra một cách công thái học nhất có thể, vì để đạt được kết quả mong muốn, bạn cần thực hiện một số hành động theo đúng nghĩa đen. Không tính toán thủ công, không viết ra bất kỳ công thức nào. Chỉ cần chọn phạm vi được phân tích và đặt mục tiêu cuối cùng.
Có thể tạo nhiều loại biểu đồ và ảnh vi ngay trong ô.
Cách làm việc
Vì vậy, để làm việc, chúng ta cần mở một tệp chứa tập dữ liệu cần phân tích và chọn phạm vi thích hợp. Sau khi chúng tôi chọn nó, chúng tôi sẽ tự động có một nút cho phép bạn có thể vẽ tóm tắt hoặc thực hiện một loạt các hành động khác. Nó được gọi là phân tích nhanh. Chúng tôi cũng có thể xác định số tiền sẽ được nhập tự động ở phía dưới. Bạn có thể thấy rõ hơn cách nó hoạt động trong hình ảnh động này.
Tính năng phân tích nhanh cũng cho phép bạn định dạng dữ liệu kết quả theo nhiều cách khác nhau. Và bạn có thể xác định giá trị nào nhiều hơn hoặc ít hơn trực tiếp trong các ô của biểu đồ xuất hiện sau khi chúng tôi định cấu hình công cụ này.
Ngoài ra, người dùng có thể đặt nhiều điểm đánh dấu cho biết các giá trị lớn hơn và nhỏ hơn so với các giá trị trong mẫu. Do đó, các giá trị lớn nhất sẽ được hiển thị bằng màu xanh lá cây và các giá trị nhỏ nhất có màu đỏ.
Tôi thực sự muốn tin rằng những kỹ thuật này sẽ cho phép bạn tăng đáng kể hiệu quả công việc với bảng tính và đạt được mọi thứ bạn muốn càng nhanh càng tốt. Như bạn có thể thấy, chương trình bảng tính này cung cấp các khả năng rất rộng ngay cả trong chức năng tiêu chuẩn. Và chúng ta có thể nói gì về các tiện ích bổ sung, có rất nhiều trên Internet. Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các chương trình bổ trợ phải được kiểm tra cẩn thận để tìm vi-rút, vì các mô-đun do người khác viết có thể chứa mã độc hại. Nếu các tiện ích bổ sung được phát triển bởi Microsoft, thì nó có thể được sử dụng một cách an toàn.
Gói phân tích của Microsoft là một tiện ích bổ sung rất chức năng giúp người dùng trở thành một chuyên gia thực sự. Nó cho phép bạn thực hiện hầu hết mọi quá trình xử lý dữ liệu định lượng, nhưng nó khá phức tạp đối với người dùng mới làm quen. Trang web trợ giúp chính thức của Microsoft có hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng các loại phân tích khác nhau với gói này.