Nội dung
Trong khi làm việc với các tài liệu trong một số tình huống, cần phải thay đổi cấu trúc của chúng. Một biến thể phổ biến của thủ tục này là nối các dòng. Ngoài ra, có một tùy chọn để nhóm các hàng liền kề. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét với sự trợ giúp của các phương pháp nào có thể thực hiện các kiểu hợp nhất như vậy trong chương trình Excel.
Các loại hiệp hội
Đôi khi, người dùng làm việc trong trình chỉnh sửa bảng tính Excel có nhu cầu kết hợp các cột trong tài liệu. Đối với một số người, đây sẽ là một nhiệm vụ đơn giản có thể được giải quyết bằng một cú nhấp chuột, đối với những người khác, nó sẽ trở thành một vấn đề khó khăn. Tất cả các phương pháp kết hợp cột trong Excel có thể được chia thành 2 nhóm, khác nhau về nguyên tắc thực hiện. Một số liên quan đến việc sử dụng các công cụ định dạng, một số khác sử dụng các chức năng của trình soạn thảo. Khi nói đến tính đơn giản của nhiệm vụ, người lãnh đạo không thể tranh cãi sẽ trực tiếp là 1 nhóm. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp, áp dụng các cài đặt định dạng, đều có thể đạt được kết quả mong muốn.
Phương pháp 1: Hợp nhất thông qua cửa sổ định dạng
Ban đầu, bạn cần học cách kết hợp các phần tử nội dòng bằng cách sử dụng hộp định dạng. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu thủ tục, cần phải chọn các dòng liền kề được lên kế hoạch để hợp nhất.
- Để chọn các dòng cần kết hợp, có thể sử dụng 2 thủ thuật. Đầu tiên: giữ LMB và vẽ dọc theo các đường - một vùng chọn sẽ xảy ra.
- Thứ hai: trên bảng điều khiển này, cũng nhấp vào LMB trên phần tử nội tuyến ban đầu được hợp nhất. Tiếp theo - trên dòng cuối cùng, lúc này bạn cần nhấn giữ “Shift”. Toàn bộ khoảng cách nằm giữa 2 lĩnh vực này được đánh dấu.
- Khi khoảng trống mong muốn được đánh dấu, quá trình phân nhóm có thể bắt đầu. Đối với những mục đích này, RMB được nhấp vào bất kỳ đâu trong phạm vi được chỉ định. Một menu xuất hiện, tiếp theo là phần Định dạng ô.
- Sau đó, bạn cần kích hoạt menu định dạng. Bạn cần mở phần "Căn chỉnh". Hơn nữa, trong “Hiển thị” một dấu được đặt bên cạnh chỉ báo “Hợp nhất các ô”. Sau đó nhấn nút “OK” ở cuối cửa sổ.
- Các phần tử nội dòng được đánh dấu sau đó được nối với nhau. Sự kết hợp của các phần tử tự nó sẽ xảy ra trong toàn bộ tài liệu.
Chú ý! Để đạt được kết quả mong muốn, có thể sử dụng các phương pháp chuyển sang cửa sổ định dạng khác. Ví dụ: sau khi chọn hàng, bạn cần mở menu "Trang chủ", sau đó nhấp vào "Định dạng", nằm trong khối "Ô". Trong danh sách bật lên là “Định dạng ô…”.
Ngoài ra, trong menu “Trang chủ”, có thể nhấp vào mũi tên xiên nằm trên dải băng ở bên phải bên dưới phần “Căn chỉnh”. Trong tình huống như vậy, quá trình chuyển đổi được thực hiện sang khối “Căn chỉnh” của chính cửa sổ định dạng. Nhờ đó, bạn không cần phải chuyển đổi bổ sung giữa các tab.
Ngoài ra, có thể chuyển đổi sang một cửa sổ tương tự bằng cách nhấn tổ hợp các nút nóng “Ctrl + 1”, nếu các phần tử bắt buộc được chọn. Tuy nhiên, trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi được thực hiện sang tab “Định dạng ô” được truy cập lần cuối.
Với các tùy chọn chuyển tiếp khác nhau, các hoạt động tiếp theo để nhóm các phần tử nội tuyến được thực hiện theo thuật toán được mô tả ở trên.
Phương pháp 2: Sử dụng Công cụ trên Ribbon
Ngoài ra, có thể hợp nhất các dòng bằng cách sử dụng nút trên thanh công cụ.
- Ban đầu, chúng tôi chọn các dòng cần thiết. Tiếp theo, bạn cần chuyển đến menu "Trang chủ" và nhấp vào "Hợp nhất và đặt ở giữa." Chìa khóa nằm trong phần "Căn chỉnh".
- Khi hoàn thành, phạm vi dòng được chỉ định sẽ được nối với phần cuối của tài liệu. Tất cả thông tin được nhập trong dòng kết hợp này sẽ được đặt ở giữa.
Tuy nhiên, không có nghĩa là trong mọi trường hợp, dữ liệu nên được đặt ở giữa. Để làm cho chúng có dạng chuẩn, thuật toán sau được thực hiện:
- Các hàng được kết hợp được đánh dấu. Mở tab Home, nhấp vào hình tam giác nằm bên phải Merge and Center, chọn Merge Cells.
- Sẳn sàng! Các dòng được hợp nhất thành một.
Phương pháp 3: Nối các hàng bên trong bảng
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng cần thiết phải nối các phần tử nội dòng trên toàn bộ trang. Thường thì thủ tục được thực hiện trong một mảng bảng cụ thể.
- Đánh dấu các phần tử dòng trong tài liệu cần được kết hợp. Điều này có thể được thực hiện theo 2 cách. Đầu tiên là giữ LMB và khoanh tròn toàn bộ khu vực cần được chọn bằng con trỏ.
- Phương pháp thứ hai sẽ thuận tiện trong quá trình kết hợp một mảng thông tin quan trọng thành 1 dòng. Cần phải nhấp ngay vào phần tử ban đầu của nhịp sẽ được kết hợp và sau đó, trong khi giữ “Shift”, ở phía dưới bên phải. Có thể thay đổi thứ tự các hành động, hiệu quả sẽ như nhau.
- Khi lựa chọn được thực hiện, bạn nên thực hiện một trong các phương pháp trên để đến cửa sổ định dạng. Nó thực hiện các hành động tương tự. Các dòng trong tài liệu sau đó được nối với nhau. Chỉ thông tin nằm ở trên cùng bên trái sẽ được lưu.
Việc hợp nhất trong một tài liệu có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ trên ruy-băng.
- Các dòng bắt buộc trong tài liệu được đánh dấu bằng một trong các tùy chọn trên. Tiếp theo, trong tab “Trang chủ”, hãy nhấp vào “Hợp nhất và đặt ở giữa.”
- Hoặc hình tam giác nằm ở bên trái của phím được nhấp vào, với một lần nhấp thêm vào “Hợp nhất các ô”.
- Việc phân nhóm được thực hiện phù hợp với kiểu mà người dùng đã chọn.
Phương pháp 4: Kết hợp thông tin trong các hàng mà không làm mất dữ liệu
Các phương pháp phân nhóm ở trên giả định rằng khi kết thúc thủ tục, tất cả thông tin trong các phần tử được xử lý sẽ bị hủy, ngoại trừ những thông tin nằm ở phần tử phía trên bên trái của phạm vi. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cần phải nhóm các giá trị nằm trong các phần tử khác nhau của tài liệu mà không bị mất mát. Điều này có thể thực hiện được với chức năng CONCATENATE cực kỳ tiện dụng. Một hàm tương tự được tham chiếu đến lớp các toán tử văn bản. Nó được sử dụng để nhóm nhiều dòng thành 1 phần tử. Cú pháp cho một hàm như sau: = CONCATENATE (text1, text2,…).
Quan trọng! Các đối số của khối "Văn bản" là văn bản riêng biệt hoặc các liên kết đến các phần tử nơi nó nằm. Thuộc tính cuối cùng được sử dụng để triển khai vấn đề cần giải quyết. Có thể sử dụng 255 đối số như vậy.
Chúng tôi có một bảng trong đó danh sách các thiết bị máy tính với chi phí được chỉ ra. Nhiệm vụ sẽ là kết hợp tất cả dữ liệu trong cột "Thiết bị" thành 1 phần tử nội tuyến không mất dữ liệu.
- Chúng tôi đặt con trỏ ở bất kỳ vị trí nào trong tài liệu nơi kết quả được hiển thị và nhấp vào “Chèn Hàm”.
- Khởi chạy “Trình hướng dẫn chức năng”. Bạn cần chuyển đến khối "Văn bản". Sau đó, chúng tôi tìm và chọn “KẾT NỐI”, sau đó chúng tôi nhấn phím “OK”.
- Cửa sổ cài đặt CONCATENATE sẽ xuất hiện. Theo số lượng đối số, có thể sử dụng 255 biểu mẫu với tên "Văn bản", tuy nhiên, để giải quyết một vấn đề như vậy, số dòng trong bảng là bắt buộc. Trong một tình huống cụ thể, có 6 người trong số họ. Đặt con trỏ thành “Text1” và giữ LMB, nhấp vào phần tử ban đầu, chứa tên của sản phẩm trong cột “Thiết bị”. Địa chỉ của đối tượng sau đó được hiển thị trong hộp của cửa sổ. Tương tự, địa chỉ của các phần tử sau được nhập vào các trường “Text2” - “Text6”. Hơn nữa, khi địa chỉ của các đối tượng được hiển thị trong các trường, hãy nhấp vào nút “OK”.
- Chức năng hiển thị tất cả các thông tin trên 1 dòng. Tuy nhiên, như bạn có thể thấy, không có khoảng cách giữa tên của các hàng hóa khác nhau, điều này mâu thuẫn với các điều kiện chính của vấn đề. Để đặt khoảng trắng giữa tên của các sản phẩm khác nhau, hãy chọn phần tử bao gồm công thức và nhấp vào “Chèn hàm”.
- Cửa sổ đối số sẽ mở ra. Trong tất cả các khung của cửa sổ xuất hiện, ngoài khung cuối cùng, hãy thêm: & “”
- Biểu thức được đề cập hoạt động như một ký tự khoảng trắng cho hàm CONCATENATE. Do đó, không cần nhập nó vào trường 6. Khi quy trình hoàn tất, nút “OK” được nhấn.
- Hơn nữa, bạn có thể nhận thấy rằng tất cả thông tin được đặt trong 1 dòng và cũng được phân tách bằng dấu cách.
Ngoài ra còn có một phương pháp khác để kết hợp thông tin từ một số dòng mà không làm mất thông tin. Đối với những mục đích này, bạn sẽ cần nhập công thức thông thường.
- Chúng tôi đặt ký hiệu “=” cho dòng hiển thị kết quả. Chúng tôi nhấp vào trường đầu tiên trong cột. Khi địa chỉ được hiển thị trong thanh công thức, chúng tôi nhập biểu thức sau: & “” &
Sau đó, chúng tôi nhấp vào phần tử thứ 2 trong cột và nhập lại biểu thức đã chỉ định. Theo cách tương tự, các ô còn lại sẽ được xử lý, thông tin sẽ được đặt trong 1 dòng. Trong một tình huống cụ thể, biểu thức sau sẽ thu được: = A4 & ”“ & A5 & ”“ & A6 & ”“ & A7 & ”“ & A8 & ”“ & A9.
- Để hiển thị kết quả trên màn hình, nhấn “Enter”.
Phương pháp 5: phân nhóm
Ngoài ra, có thể nhóm các dòng mà không làm mất cấu trúc của chúng. Thuật toán hành động.
- Ban đầu, các hàng liền kề được chọn cần được kết hợp. Có thể chọn các phần tử riêng biệt trong các dòng chứ không phải toàn bộ dòng. Sau đó, bạn nên chuyển đến phần "Dữ liệu". Nhấp vào nút "Nhóm" nằm trong khối "Cấu trúc". Trong danh sách 2 vị trí xuất hiện, chọn “Nhóm…”.
- Sau đó, bạn cần mở một cửa sổ nhỏ, nơi bạn chọn những gì nên được nhóm trực tiếp: hàng hoặc cột. Vì bạn cần nhóm các dòng, chúng tôi đặt công tắc ở vị trí cần thiết và nhấp vào “OK”.
- Khi hành động hoàn thành, các dòng liền kề được chỉ định sẽ được nhóm lại. Để ẩn nhóm, bạn cần nhấp vào biểu tượng dấu trừ nằm ở bên trái của thanh tọa độ.
- Để hiển thị lại các đường kết hợp, bạn cần nhấp vào biểu tượng “+” xuất hiện ở vị trí mà dấu “-” từng có.
Kết hợp chuỗi với công thức
Trình soạn thảo Excel cung cấp các công thức cụ thể để giúp nhóm thông tin từ các hàng khác nhau. Cách dễ nhất để sử dụng công thức là với hàm CONCATENATE. Một số ví dụ về việc sử dụng công thức:
Nhóm các dòng và phân tách giá trị bằng dấu phẩy:
- = CONCATENATE (A1, ”,«, A2, »,«, A3).
- = CONCATENATE(A1; »,«; A2; »,«; A3).
Nhóm các chuỗi, để lại khoảng cách giữa các giá trị:
- = CONCATENATE (A1, »«, A2, »«, A3).
- = CONCATENATE(A1; “; A2;” “; A3).
Nhóm các phần tử nội dòng không có khoảng cách giữa các giá trị:
- = CONCATENATE (A1, A2, A3).
- = CONCATENATE(A1; A2; A3).
Quan trọng! Yêu cầu chính đối với việc xây dựng công thức được xem xét là nó được yêu cầu phải viết ra tất cả các phần tử nên được nhóm phân tách bằng dấu phẩy, sau đó nhập dấu phân tách cần thiết giữa chúng trong dấu ngoặc kép.
Kết luận
Các phương pháp phân nhóm theo dòng được lựa chọn có tính đến loại phân nhóm nào là cần thiết trực tiếp và kết quả là những gì được lên kế hoạch để đạt được. Có thể hợp nhất các dòng đến cuối tài liệu, trong ranh giới của bảng mà không bị mất thông tin bằng cách sử dụng một hàm hoặc công thức, nhóm các dòng. Ngoài ra, có những cách riêng để giải quyết vấn đề này, nhưng chỉ có sở thích của người dùng mới ảnh hưởng đến sự lựa chọn của họ.