Nội dung
Người dùng Excel thường bị buộc phải trình bày kết quả công việc của họ trong các bài thuyết trình. Để thực hiện việc này, bạn cần chuyển đổi tệp sang định dạng thuận tiện hơn, chẳng hạn như PDF. Ngoài ra, việc chuyển đổi tài liệu cho phép bạn bảo vệ dữ liệu khỏi những chỉnh sửa không mong muốn khi chuyển cho bên thứ ba. Nếu bảng chứa các công thức liên quan đến tính toán, thì việc chuyển đổi sang định dạng PDF có thể giúp bảo vệ dữ liệu khỏi những thay đổi ngẫu nhiên hoặc khỏi bị hỏng khi chuyển tài liệu sang máy tính khác. Hãy xem xét kỹ hơn tất cả các phương pháp chuyển đổi.
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF
Trong các phiên bản Excel cũ hơn, không có cách nào để lưu tệp ở bất kỳ định dạng nào khác ngoài xls. Tôi đã phải tìm kiếm các chương trình chuyển đổi đặc biệt hoặc sử dụng các nguồn Internet có thể dịch một định dạng tài liệu này sang một định dạng tài liệu khác. từ Excel-2010, chức năng của chương trình đã được bổ sung với một tính năng cần thiết cho phép bạn chuyển đổi ngay lập tức một tệp mà không cần rời khỏi Excel.
- Trước hết, bạn cần chọn các ô mà bạn muốn chuyển đổi. Chuyển đến menu tab "Tệp". Trước khi lưu, bạn cần đảm bảo rằng các đường viền của bảng sẽ không kéo dài ra ngoài trang của tài liệu PDF.
1 - Tiếp theo, chúng ta chuyển sang quá trình lưu. Trong menu “Tệp” mở ra, bằng cách kích hoạt danh mục “Lưu dưới dạng…”, ở phía bên phải, hãy chuyển đến tùy chọn “Duyệt qua”.
2 - Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn nên quyết định vị trí của tệp và tên của tệp.
3 - Ở cuối cửa sổ, chúng tôi tìm thấy danh mục “Loại tệp” và bằng cách nhấp vào dòng bằng nút bên trái của chuột máy tính, chúng tôi sẽ hiển thị danh sách các tùy chọn để bạn có thể chọn định dạng tài liệu. Trong trường hợp của chúng tôi, hãy chọn loại tệp PDF.
4 - Dưới dòng “Loại tệp” sẽ có một số thông số bổ sung cần thiết cho việc chuyển đổi. Tối ưu hóa tiêu chuẩn phù hợp cho việc in ấn và xuất bản trên Internet, và kích thước tối thiểu cho phép bạn tối ưu hóa tài liệu để bố trí trên các trang của các trang web trên Internet. Sau khi chọn tùy chọn tối ưu hóa thích hợp, bạn nên đánh dấu bên cạnh nó. Để tài liệu được lưu theo cách này được mở sau khi chuyển đổi, bạn nên chọn hộp tương ứng.
5
Để điều chỉnh rõ ràng và chi tiết quá trình chuyển đổi, các chuyên gia khuyên bạn nên chú ý đến các thông số bổ sung mà bạn có thể thực hiện tất cả các điểm làm rõ để hiển thị tốt hơn nội dung của các bảng.
- Trong cửa sổ xuất hiện, bạn có thể chỉ định những trang nào bạn muốn chuyển đổi. Chọn một phạm vi dữ liệu, chẳng hạn như các trang tính đã chọn, một phạm vi cụ thể hoặc toàn bộ sổ làm việc Excel. Ngoài ra còn có thêm dữ liệu tệp không thể in được có thể được chèn vào tài liệu mới - các thẻ cấu trúc tài liệu và các thuộc tính của nó. Theo quy định, các tham số đã được thiết lập trong cửa sổ tương ứng với các yêu cầu tiêu chuẩn, nhưng nếu cần, chúng có thể được điều chỉnh. Để kích hoạt các thay đổi, hãy nhấp vào “OK”.
6 - Chúng tôi hoàn tất quá trình chuyển đổi bằng cách nhấn nút "Lưu".
7 - Quá trình chuyển đổi có thể mất một khoảng thời gian, tùy thuộc vào kích thước của các bảng. Tài liệu PDF sẽ xuất hiện trong thư mục được chỉ định. Theo cài đặt, ngay sau khi chuyển đổi, tài liệu sẽ mở trong trình chỉnh sửa có thể đọc được.
8
Chuyển đổi bảng tính Excel sang PDF bằng các ứng dụng bên ngoài
Nếu người dùng đang làm việc với bảng tính Excel phiên bản 1997-2003, sau đó để chuyển đổi tệp sang định dạng PDF cần sử dụng các công cụ của bên thứ ba. Một trong những chương trình phổ biến nhất là FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Chúng tôi cài đặt ứng dụng. Bạn có thể tải xuống tệp cài đặt trên trang web chính thức www.foxpdf.com.
- Khi bạn khởi động chương trình, một cửa sổ làm việc sẽ xuất hiện, trong đó bạn vào menu “Thêm tệp Excel” để chọn tệp mong muốn.
9 - Chương trình cho phép bạn chuyển đổi nhiều tệp cùng một lúc, đây là một lợi thế không thể chối cãi. Sau khi quyết định các tệp, hãy nhấp vào “Mở”.
10 - Các tệp đã chọn sẽ được hiển thị trong cửa sổ chương trình. Mỗi tệp phải có một dấu kiểm bên cạnh nó. Nếu hộp kiểm không được chọn, tệp sẽ vẫn ở cùng một định dạng.
11 - Sau khi chuyển đổi, các tập tin sẽ được lưu trong thư mục được chọn theo mặc định. Để chọn một địa chỉ khác, hãy chuyển đến tham số Đường dẫn đầu ra ở cuối trang. Khi bạn nhấp vào nút có dấu chấm lửng, một menu sẽ xuất hiện với địa chỉ của thư mục hiện tại. Nếu cần, vị trí lưu trữ có thể được thay đổi.
12 - Khi tất cả các bước chuẩn bị đã hoàn tất, hãy tiến hành chuyển đổi bằng cách nhấn nút PDF ở bên phải dòng Đường dẫn đầu ra.
13
Ứng dụng dịch vụ trực tuyến để chuyển đổi định dạng Excel sang PDF
Mặc dù ứng dụng FoxPDF Excel to PDF Converter đơn giản nhưng phần mềm này phải trả phí. Và nếu nhu cầu chuyển đổi Excel sang PDF hiếm khi xuất hiện, thì bạn có thể sử dụng các nguồn trực tuyến có sẵn trên Internet.
Các tài nguyên này cho phép bạn chuyển đổi bảng sang PDF miễn phí, nhưng chúng có thể có giới hạn về số lượng giao dịch mỗi ngày. Một số dịch vụ chỉ có thể được truy cập sau khi đăng ký và cung cấp địa chỉ email hợp lệ của bạn, nơi tài liệu đã được chuyển đổi sẽ được gửi đến.
Ngoài ra, để làm việc với một số trang web nhất định, bạn cần đảm bảo rằng tệp đó đáp ứng các yêu cầu. Hãy xem xét nguyên tắc hoạt động của một trong những tài nguyên Internet này trên ví dụ về SmallPDF:
- Truy cập trang web https://smallpdf.com/en. Chọn danh mục được gọi là “Excel sang PDF”.
14 - Tại đây, bạn nên sử dụng nút “Chọn tệp”, chỉ định tài liệu mong muốn hoặc chỉ cần kéo và thả tệp Excel vào trường cần thiết. Tài nguyên cho phép bạn chuyển đổi nhiều tài liệu cùng một lúc.
15 - Tiếp theo là chuyển đổi tự động. Sau khi hoàn thành, tệp đã hoàn thành phải được lưu bằng cách kích hoạt nút “Lưu tệp”.
16 - Một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó bạn nên chỉ định địa chỉ của thư mục để đặt các tệp PDF.
Kết luận
Mỗi phương pháp chuyển đổi bảng tính Excel sang tệp PDF này đều có mặt tích cực và tiêu cực. Tất nhiên, lưu tài liệu trực tiếp trong chương trình Excel cho phép bạn đạt được mục tiêu của mình một cách nhanh chóng và thuận tiện. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, tính năng này chỉ xuất hiện trong phiên bản 2010.
Bạn chỉ có thể sử dụng các tài nguyên trực tuyến để chuyển đổi tệp nếu bạn có kết nối Internet và điều này không phải lúc nào cũng khả dụng. Các ứng dụng và chương trình đặc biệt cũng rất tiện lợi khi sử dụng. Đồng thời, đừng quên rằng các dịch vụ như vậy đôi khi yêu cầu mua hàng. Trong mọi trường hợp, người dùng vẫn phải lựa chọn cách chuyển đổi tệp xls sang pdf.