Nội dung
Trong quá trình làm việc với các tài liệu Excel, người dùng thường xuyên không chỉ cần chèn ô mà còn phải xóa chúng. Bản thân quy trình này khá dễ dàng, nhưng có một số cách để thực hiện quy trình này có thể tăng tốc và đơn giản hóa nó. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét chi tiết tất cả các phương pháp xóa ô khỏi tài liệu.
Quy trình xóa ô
Các phần tử được xem xét của bảng có thể thuộc 2 loại: phần chứa thông tin và phần tử trống. Với điều này, quá trình xóa chúng sẽ khác nhau, vì bản thân chương trình cung cấp tùy chọn tự động hóa quy trình chọn và xóa thêm các ô không cần thiết.
Ở đây cũng cần nói rằng trong quá trình xóa một hoặc nhiều phần tử của bảng, thông tin trong chúng có thể thay đổi cấu trúc của chính nó, vì kết quả của các bước đã thực hiện, một số phần của bảng có thể bị thay thế. Về vấn đề này, trước khi xóa các ô không cần thiết, cần phải xem xét các hậu quả bất lợi và để đảm bảo an toàn, hãy tạo một bản sao lưu của tài liệu này.
Quan trọng! Trong quá trình xóa ô hoặc một số phần tử, chứ không phải toàn bộ hàng và cột, thông tin bên trong bảng Excel sẽ bị dịch chuyển. Do đó, việc thực hiện các thủ tục được đề cập phải được xem xét cẩn thận.
Trước tiên, bạn cần xem xét việc thực hiện thủ tục được đề cập thông qua menu ngữ cảnh. Phương pháp này là một trong những phương pháp phổ biến nhất. Nó có thể được sử dụng cho các ô đã điền và cho các phần tử bảng trống.
- Cần phải chọn 1 ô hoặc một số phần tử cần xóa. Nhấp vào vùng chọn bằng nút chuột phải. Tiếp theo, bạn nên khởi chạy menu ngữ cảnh. Trong đó, bạn cần chọn hộp kiểm “Xóa…”.
1 - Một cửa sổ có 4 chức năng sẽ được hiển thị trên màn hình. Vì chúng ta cần loại bỏ các ô trực tiếp chứ không phải toàn bộ hàng hoặc cột, nên 1 trong 2 hành động được chọn - để loại bỏ các phần tử có khoảng lệch về phía bên trái hoặc có phần bù lên. Việc lựa chọn hành động nên dựa trên các nhiệm vụ cụ thể mà người dùng phải đối mặt. Sau đó, khi một tùy chọn nhất định đã được chọn, hành động được xác nhận bằng cách nhấn phím “OK”.
2 - Theo kế hoạch, tất cả các phần tử được đánh dấu sẽ bị xóa khỏi tài liệu. Tùy chọn thứ 2 (dịch chuyển lên) đã được chọn, bởi vì nhóm các ô nằm dưới vùng được đánh dấu đã được dịch chuyển lên nhiều dòng như trong khoảng trống đã chọn.
3 - Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên (chuyển sang trái), mỗi ô ở bên phải của các ô đã xóa sẽ được chuyển sang trái. Tùy chọn này sẽ là tối ưu trong trường hợp của chúng tôi, vì có các phần tử trống ở bên phải của phạm vi được chỉ định. Theo quan điểm này, bề ngoài có vẻ như thông tin của khoảng thời gian được đánh dấu chỉ đơn giản được xóa trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn của cấu trúc tài liệu. Mặc dù trên thực tế, một hiệu ứng tương tự đạt được trực tiếp do thực tế là các phần tử của bảng thay thế các phần tử ban đầu không có dữ liệu trong đó.
4
Phương pháp 2: Công cụ ruy-băng
Bạn cũng có thể xóa các ô trong bảng Excel bằng cách sử dụng các công cụ được cung cấp trên ruy-băng.
- Ban đầu, bạn cần đánh dấu phần tử mà bạn muốn xóa theo một cách nào đó. Sau đó, bạn nên chuyển sang tab chính và nhấp vào “Xóa” (nằm trong menu “Ô”).
5 - Bây giờ bạn có thể thấy rằng ô được chọn đã bị xóa khỏi bảng và các phần tử bên dưới ô đã di chuyển lên trên. Ngoài ra, cần nhấn mạnh rằng phương pháp này sẽ không cho phép bạn xác định hướng mà các phần tử sẽ bị dịch chuyển sau khi chính nó loại bỏ.
6
Khi cần loại bỏ một nhóm ô theo chiều ngang bằng phương pháp này, cần lưu ý các khuyến nghị sau:
- Một loạt các ô ngang được chọn. Nhấp vào "Xóa" trên tab "Trang chủ".
7 - Như trong trường hợp trước, các phần tử được chỉ định bị loại bỏ với độ lệch hướng lên.
8
Khi một nhóm ô theo chiều dọc bị xóa, sự thay đổi xảy ra theo hướng khác:
- Một nhóm các yếu tố dọc được đánh dấu. Nhấp vào “Xóa” trên ruy-băng.
9 - Bạn có thể thấy rằng khi kết thúc quy trình này, các phần tử được đánh dấu sẽ bị xóa với sự dịch chuyển sang trái.
10
Bây giờ các thao tác cơ bản đã được bao phủ, có thể sử dụng một phương pháp linh hoạt hơn để loại bỏ các phần tử. Nó liên quan đến việc làm việc với các bảng và phạm vi ô ngang và dọc:
- Khoảng dữ liệu cần thiết được đánh dấu và nút xóa nằm trên dải băng được nhấn.
- Mảng đã chọn bị xóa và các ô liền kề được chuyển sang trái.
Quan trọng! Sử dụng phím Xóa được tìm thấy trên ruy-băng công cụ sẽ ít chức năng hơn so với việc xóa thông qua menu ngữ cảnh, vì nó không cho phép người dùng điều chỉnh độ lệch của ô.
Sử dụng các công cụ trên ruy-băng, có thể loại bỏ các phần tử bằng cách chọn trước hướng dịch chuyển. Bạn nên nghiên cứu cách thực hiện điều này:
- Phạm vi sẽ bị xóa được đánh dấu. Tuy nhiên, bây giờ trong tab "Ô", không phải nút "Xóa" được nhấp vào, mà là hình tam giác, nằm ở phía bên phải của phím. Trong menu bật lên, hãy nhấp vào “Xóa ô…”.
11 - Bây giờ bạn có thể nhận thấy một cửa sổ đã xuất hiện với các tùy chọn để xóa và chuyển. Lựa chọn phù hợp với các mục đích cụ thể được chọn và nhấn phím “OK” để nhận kết quả cuối cùng. Ví dụ, nó sẽ là một sự dịch chuyển đi lên.
12 - Quá trình loại bỏ thành công và sự thay đổi diễn ra trực tiếp từ trên xuống.
13
Phương pháp 3: Sử dụng phím nóng
Cũng có thể thực hiện quy trình được đề cập bằng cách sử dụng một tập hợp các tổ hợp phím nóng:
- Chọn phạm vi trong bảng mà bạn muốn xóa. Sau đó, bạn cần nhấn tổ hợp các nút “Ctrl” + “-” trên bàn phím.
14 - Sau đó, bạn cần mở cửa sổ đã quen thuộc để xóa các ô trong bảng. Hướng lệch mong muốn được chọn và nhấp vào nút OK.
15 - Kết quả là, bạn có thể thấy rằng các ô đã chọn bị xóa với hướng bù được chỉ định trong đoạn cuối cùng.
16
Phương pháp 4: Loại bỏ các phần tử khác nhau
Có những trường hợp bạn muốn xóa nhiều phạm vi không được coi là liền kề, nằm ở các vị trí khác nhau trong tài liệu. Chúng có thể được loại bỏ bằng một trong các phương pháp trên, bằng cách thao tác với từng ô riêng biệt. Tuy nhiên, việc này thường mất khá nhiều thời gian. Có một tùy chọn để xóa các phần tử phân tán khỏi bảng, giúp xử lý công việc nhanh hơn nhiều. Tuy nhiên, đối với mục đích này, trước tiên chúng phải được xác định.
- Ô đầu tiên được chọn theo phương pháp chuẩn, nhấn giữ chuột trái và khoanh tròn nó bằng con trỏ. Tiếp theo, bạn cần giữ phím “Ctrl” và nhấp vào các phần tử nằm rải rác còn lại hoặc khoanh tròn các phạm vi bằng cách sử dụng con trỏ và nhấn nút chuột trái.
- Sau đó, khi các ô cần thiết được chọn, có thể thực hiện loại bỏ bằng bất kỳ phương pháp nào ở trên. Sau đó, tất cả các ô cần thiết sẽ bị xóa.
17
Phương pháp 5: Xóa các ô trống
Khi người dùng cần xóa các ô trống trong tài liệu, có thể tự động hóa quy trình được đề cập và không chọn từng phần tử riêng lẻ. Có một số tùy chọn để giải quyết vấn đề, nhưng cách dễ nhất để làm điều này là thông qua công cụ lựa chọn.
- Một bảng hoặc một số phạm vi khác trên trang tính được chọn khi cần xóa. Sau đó, phím chức năng “F5” được nhấp trên bàn phím.
18 - Cửa sổ chuyển tiếp được bật. Trong đó, bạn cần nhấp vào nút “Chọn…”, nằm ở dưới cùng bên trái.
19 - Sau đó, một cửa sổ để chọn các nhóm phần tử sẽ mở ra. Trong chính cửa sổ, công tắc được đặt ở vị trí “Ô trống”, sau đó nhấp vào nút “OK” ở dưới cùng bên phải.
20 - Sau đó, bạn có thể nhận thấy rằng sau hành động cuối cùng, các ô trống trong phạm vi được đánh dấu sẽ được tô sáng.
21 - Bây giờ người dùng sẽ chỉ phải thực hiện việc loại bỏ các ô được đề cập bằng bất kỳ tùy chọn nào được chỉ ra ở trên.
Phương pháp 1. Thô và nhanh
Để xóa các ô không cần thiết trong bảng Excel theo cách tương tự, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn phạm vi mong muốn.
- Sau đó, nút chức năng “F5” được nhấn, sau phím “Chọn (Đặc biệt)”. Trong menu xuất hiện, chọn “Blanks” và nhấp vào “OK”. Sau đó, tất cả các phần tử trống trong phạm vi sẽ được chọn.
22 - Sau đó, menu đưa ra lệnh xóa các phần tử được chỉ định của bảng RMB - “Xóa ô (Delete Cells) với một dịch chuyển lên trên”.
Phương pháp 2: Công thức mảng
Để đơn giản hóa quy trình xóa các ô không cần thiết trong bảng, bạn nên gán tên cho các phạm vi làm việc bắt buộc bằng cách sử dụng "Trình quản lý Tên" trên tab "Công thức" hoặc - trong Excel 2003 trở lên - "Chèn cửa sổ" - "Tên" - "Giao phó".
Ví dụ: phạm vi B3: B10 sẽ có tên “IsEmpty”, phạm vi D3: D10 - “NoEmpty”. Các khoảng trống phải có cùng kích thước và có thể nằm ở bất kỳ đâu.
Sau khi thực hiện các thao tác, phần tử đầu tiên của khoảng thứ hai (D3) được chọn và nhập công thức sau: =IF(ROW()-ROW(NoEmpty)+1>NOTROWS(YesEmpty)-COUNTBLANK(YesEmpty);”«;INDIRECT(ADDRESS(LOWEST((IF(Empty<>“«;ROW(ThereEmpty);ROW() + ROWS (Có Rỗng))); LINE ()-ROW (Không Rỗng) + 1); COLUMN (Có Rỗng); 4))).
Nó được nhập dưới dạng công thức mảng, sau khi chèn, bạn cần nhấp vào “Ctrl + Shift + Enter”. Sau đó, công thức được đề cập có thể được sao chép bằng cách sử dụng tự động điền (dấu cộng màu đen kéo dài ở góc dưới cùng bên phải của phần tử) - sau đó, phạm vi ban đầu sẽ được thu thập, nhưng không có phần tử trống.
Phương pháp 3. Chức năng tùy chỉnh trong VBA
Khi người dùng phải thường xuyên lặp lại thao tác được đề cập để xóa các ô không cần thiết khỏi bảng, nên thêm một hàm như vậy vào tập hợp một lần và sử dụng nó trong mỗi trường hợp tiếp theo. Với mục đích này, Trình soạn thảo Visual Basic được mở, mô-đun trống mới được chèn và văn bản của hàm được sao chép.
Điều quan trọng là đừng quên lưu tệp và quay lại từ Visual Basic Editor sang Excel. Để sử dụng hàm được đề cập trong một ví dụ cụ thể:
- Phạm vi bắt buộc của các phần tử trống được tô sáng, ví dụ F3: F10.
- Mở tab “Chèn”, rồi đến “Hàm” hoặc nhấn nút “Chèn Hàm” trong phần “Công thức” trong phiên bản mới của trình chỉnh sửa. Trong chế độ Người dùng xác định, NoBlanks được chọn.
- Là một đối số của hàm, hãy chỉ định phạm vi ban đầu có dấu cách (B3: B10) và nhấn “Ctrl + Shift + Enter”, thao tác này sẽ cho phép bạn nhập hàm dưới dạng công thức mảng.
Kết luận
Dựa trên bài viết, một số phương pháp đáng kể đã được biết đến, có thể sử dụng phương pháp này để xóa các ô không cần thiết trong bảng Excel. Cần lưu ý rằng việc thực hiện nhiều trong số chúng là tương tự nhau, và trong một số tình huống, thủ tục thực sự giống hệt nhau. Do đó, người dùng có thể chọn phương pháp cho phép họ giải quyết một vấn đề cụ thể nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, trình chỉnh sửa trực tiếp cho chức năng xóa các phần tử của bảng cung cấp các “nút nóng” cho phép bạn tiết kiệm thời gian cho thao tác được đề cập. Ngoài ra, khi tài liệu chứa các ô trống, không cần phải chọn từng ô riêng biệt để xóa thêm. Với những mục đích này, có thể sử dụng công cụ phân nhóm, công cụ này tự động chọn các phần tử không chứa dữ liệu. Sau đó, người dùng chỉ cần xóa chúng bằng bất kỳ phương pháp nào ở trên.