Câu lệnh IF trong Excel. Tất cả về nhà điều hành - ứng dụng, ví dụ

Tất nhiên, tập hợp các hàm trong chương trình Excel thực sự rất lớn. Đặc biệt, có thể lập trình xử lý dữ liệu ở một mức độ nhất định. Chịu trách nhiệm về điều này, trong số những thứ khác, chức năng IF. Nó giúp bạn có thể thực hiện hầu hết mọi tác vụ. Đó là lý do tại sao toán tử này được sử dụng thường xuyên hơn các toán tử khác. Hôm nay chúng tôi sẽ cố gắng giải thích những gì nó làm và làm thế nào nó có thể được sử dụng.

Hàm IF - định nghĩa và phạm vi

Sử dụng chức năng IF người dùng có thể hướng dẫn chương trình kiểm tra xem một ô cụ thể có khớp với một tiêu chí nhất định hay không. Nếu chúng ta có một điều kiện mà theo đó chúng ta chỉ cần thực hiện tác vụ, thì trước tiên Excel sẽ kiểm tra, sau đó, nó sẽ hiển thị kết quả tính toán trong ô mà hàm này được viết. Nhưng điều này chỉ xảy ra nếu chức năng này được sử dụng kết hợp với một chức năng khác. Người điều hành chính mình IF tạo ra hai kết quả:

1. THẬT. Điều này xảy ra nếu một biểu thức hoặc ô khớp với một tiêu chí nhất định.
2. SAI. Toán tử này được hiển thị nếu không có kết quả phù hợp.

Cú pháp của công thức như sau (ở dạng phổ quát): = IF (điều kiện; [giá trị nếu điều kiện được đáp ứng]; [giá trị nếu điều kiện không được đáp ứng]). Chức năng có thể được kết hợp với những người khác. Trong trường hợp này, các toán tử khác phải được viết trong các đối số tương ứng. Ví dụ: bạn có thể làm cho nó để kiểm tra xem số có phải là số dương hay không và nếu có, hãy tìm giá trị trung bình cộng. Tất nhiên, có một hàm hoạt động tương tự, nhưng ví dụ này minh họa khá rõ ràng cách thức hoạt động của hàm. IF. Đối với các ứng dụng mà chức năng có thể được sử dụng IF, sau đó có một số lượng lớn trong số họ:

1. Khí hậu học.
2. Bán hàng và kinh doanh.
3. Tiếp thị.
4. Kế toán.

Và như thế. Bạn đặt tên cho khu vực nào và sẽ có ứng dụng cho chức năng này.

Cách sử dụng hàm IF trong Excel - ví dụ

Hãy lấy một ví dụ khác về cách chúng ta có thể sử dụng hàm IF trong Excel. Giả sử chúng ta có một bảng chứa tên của những đôi giày thể thao. Giả sử có một đợt giảm giá lớn trên giày nữ yêu cầu giảm giá 25% cho tất cả các mặt hàng. Để thực hiện việc kiểm tra này, có một cột đặc biệt cho biết giới tính mà đôi giày thể thao dự định sử dụng.

Theo đó, điều kiện của nhiệm vụ này sẽ là sự bình đẳng về giới tính đối với nữ. Nếu kết quả kiểm tra cho thấy tiêu chí này là đúng, thì tại nơi hiển thị công thức này, bạn cần ghi số tiền chiết khấu - 25%. Nếu nó sai, hãy chỉ định giá trị 0, vì chiết khấu không được cung cấp trong trường hợp này.

Tất nhiên, bạn có thể điền các ô cần thiết theo cách thủ công. Nhưng điều này có thể mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra, yếu tố con người, do đó có thể xảy ra sai sót và bóp méo thông tin, cũng không được hủy bỏ. Máy tính không mắc lỗi. Do đó, nếu lượng thông tin quá lớn thì nên sử dụng hàm IF.

Để đạt được mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn đầu tiên, cần phải chọn ô nơi giá trị kết quả sẽ được hiển thị và viết công thức sau: = IF (B2 = ”nữ”, 25%, 0). Hãy giải mã hàm này:

1. IF trực tiếp là một toán tử.
2. B2 = "nữ tính" là tiêu chí cần được đáp ứng.
3. Tiếp theo là giá trị sẽ được hiển thị nếu giày thể thao được tạo cho phụ nữ và giá trị được hiển thị nếu phát hiện ra rằng giày thể thao là của nam giới, trẻ em hoặc bất kỳ đối tượng nào khác không đáp ứng điều kiện được chỉ định trong đối số đầu tiên.

Đâu là nơi tốt nhất để viết công thức này? Nói chung, địa điểm có thể được chọn tùy ý, nhưng trong trường hợp của chúng tôi, đây là các ô dưới tiêu đề của cột "Giảm giá".

Điều quan trọng là đừng quên đặt dấu = trước công thức. Nếu không, Excel sẽ đọc nó dưới dạng văn bản thuần túy.

Sau khi công thức được nhập, bạn cần nhấn phím enter, sau đó bảng sẽ tự động được điền với giá trị chính xác. Trong bảng dưới đây, chúng ta có thể thấy rằng lần kiểm tra đầu tiên hóa ra là chính xác. Chương trình tự động xác định giới tính của những đôi giày thể thao này và chỉ định cho họ mức chiết khấu một phần tư giá. Kết quả đã đạt được.

Bây giờ nó vẫn còn để điền vào các dòng còn lại. Để làm điều này, bạn không cần phải sao chép công thức vào từng ô riêng lẻ. Chỉ cần tìm hình vuông ở góc dưới bên phải là đủ, di chuyển con trỏ chuột qua nó, đảm bảo rằng nó đã biến thành biểu tượng chữ thập và kéo điểm đánh dấu đến hàng dưới cùng của bảng. Sau đó, Excel sẽ làm mọi thứ cho bạn.

Sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện

Trước đây, trường hợp đơn giản nhất của việc sử dụng hàm được coi là IF, trong đó chỉ có một biểu thức logic. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần kiểm tra một ô đối với một số điều kiện? Điều này cũng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng chức năng có sẵn của Excel.

Một trong những trường hợp đặc biệt của việc kiểm tra một số điều kiện là kiểm tra sự tuân thủ của điều kiện đầu tiên và nếu điều đó là sai, hãy kiểm tra điều kiện thứ hai, thứ ba, v.v. Hoặc, nếu giá trị là true, hãy kiểm tra tiêu chí khác. Ở đây, như người dùng muốn, logic của các hành động sẽ gần giống nhau. Nếu bạn cẩn thận đọc những gì được viết ở trên, thì bạn có thể đã đoán được cách thực hiện. Nhưng chúng ta hãy thêm nhiều khả năng hiển thị hơn.

Để làm điều này, chúng ta hãy làm cho nhiệm vụ khó khăn hơn. Giờ đây, chúng tôi cần chỉ định mức giảm giá dành riêng cho giày thể thao nữ, nhưng tùy thuộc vào môn thể thao mà họ muốn mua, quy mô giảm giá sẽ khác nhau. Công thức thoạt nhìn sẽ phức tạp hơn một chút, nhưng nhìn chung, nó sẽ rơi vào logic tương tự như công thức trước: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

Tiếp theo, chúng ta thực hiện các thao tác tương tự như trong trường hợp trước: nhấn Enter và điền vào tất cả các dòng sau. Chúng tôi nhận được một kết quả như vậy.

Công thức này hoạt động như thế nào? Chức năng đầu tiên đầu tiên IF kiểm tra xem giày có phải là nam không. Nếu không, thì hàm thứ hai được thực thi. IF, điều này đầu tiên sẽ kiểm tra xem đôi giày có được thiết kế để chạy hay không. Nếu có, thì chiết khấu 20% sẽ được chỉ định. Nếu không, chiết khấu là 10%. Như bạn có thể thấy, các hàm khác có thể được sử dụng làm đối số của hàm và điều này mang lại các khả năng bổ sung.

Cách sử dụng hàm IF để đáp ứng 2 điều kiện cùng một lúc

Ngoài ra, bằng cách sử dụng Excel, bạn có thể kiểm tra xem có tuân thủ hai điều kiện cùng một lúc hay không. Đối với điều này, một chức năng khác được sử dụng, được gọi là И. Toán tử logic này kết hợp hai điều kiện và nó không chỉ trong một hàm IF. Nó cũng có thể được sử dụng trong nhiều chức năng khác.

Hãy quay trở lại bàn của chúng ta. Bây giờ mức giảm giá nên lớn hơn, nhưng chỉ áp dụng cho giày chạy bộ của phụ nữ. Nếu sau khi kiểm tra, kết quả là cả hai điều kiện đã được đáp ứng, thì số tiền chiết khấu là 30% sẽ được ghi vào trường "Giảm giá". Nếu thấy rằng ít nhất một trong các điều kiện không hoạt động, thì khoản chiết khấu không áp dụng cho sản phẩm đó. Công thức trong trường hợp này sẽ là: = IF (AND (B2 = ”nữ”; C2 = ”đang chạy”); 30%; 0).

Hơn nữa, tất cả các hành động được thực hiện lặp lại hai ví dụ trước. Đầu tiên, chúng ta nhấn phím enter, sau đó kéo giá trị vào tất cả các ô khác trong bảng này.

Cú pháp của hàm AND, như chúng ta thấy, bao gồm một số đối số. Điều kiện đầu tiên là điều kiện đầu tiên, điều kiện thứ hai là điều kiện thứ hai, v.v. Bạn có thể sử dụng nhiều hơn hai đối số và kiểm tra nhiều điều kiện cùng một lúc. Nhưng trong thực tế, những tình huống như vậy hiếm khi xảy ra. Nhiều hơn ba điều kiện cùng một lúc - hầu như không bao giờ xảy ra. Trình tự các hành động được thực hiện bởi chức năng này như sau:

1. Đầu tiên, công thức kiểm tra điều kiện đầu tiên - liệu đôi giày có phải của phụ nữ hay không.
2. Sau đó, Excel sẽ phân tích tiêu chí thứ hai - liệu đôi giày có được thiết kế để chạy hay không.
3. Nếu, theo kết quả của thử nghiệm, nó chỉ ra rằng cả hai tiêu chí trả về một giá trị TRUE, sau đó là kết quả của hàm IF hóa ra là sự thật. Do đó, hành động được lập trình trong đối số tương ứng được thực hiện.
4. Nếu nó chỉ ra rằng ít nhất một trong các kiểm tra trả về một kết quả nói dối, nó và một chức năng И sẽ trả về kết quả này. Do đó, kết quả được viết trong đối số thứ ba của hàm sẽ được hiển thị IF.

Như bạn có thể thấy, logic của các hành động rất đơn giản và dễ hiểu ở mức độ trực quan.

Toán tử OR trong Excel

Toán tử OR hoạt động theo cách tương tự và có cú pháp tương tự. Nhưng kiểu xác minh hơi khác một chút. Hàm này trả về một giá trị TRUE nếu ít nhất một lần kiểm tra trả về một kết quả TRUE. Nếu tất cả các lần kiểm tra đều cho kết quả sai, thì theo đó, hàm OR trả về giá trị nói dối.

Theo đó, nếu hàm OR  trả về kết quả TRUE cho ít nhất một trong các giá trị, thì hàm IF sẽ ghi giá trị đã được chỉ định trong đối số thứ hai. Và chỉ khi giá trị không đáp ứng tất cả các tiêu chí, văn bản hoặc số được chỉ định trong đối số thứ ba của hàm này mới được trả về.

Để chứng minh nguyên tắc này trong thực tế, chúng ta hãy sử dụng một ví dụ một lần nữa. Vấn đề bây giờ là như sau: giảm giá được áp dụng cho giày nam hoặc giày quần vợt. Trong trường hợp này, chiết khấu sẽ là 35%. Nếu giày dành cho phụ nữ hoặc được thiết kế để chạy bộ, thì sẽ không có giảm giá cho tiêu đề như vậy.

Để đạt được mục tiêu như vậy, bạn cần viết công thức sau vào ô, nằm ngay dưới dòng chữ "Giảm giá": = IF (OR (B2 = ”nữ”; C2 = ”đang chạy”); 0; 35%). Sau khi chúng tôi nhấn phím enter và kéo công thức này vào phần còn lại của các ô, chúng tôi nhận được kết quả sau.

Cách xác định hàm IF bằng Trình tạo công thức

Tất nhiên, ở một mức độ nào đó, việc viết công thức bằng tay thậm chí còn tiện lợi hơn so với việc sử dụng các công cụ khác. Nhưng nếu bạn là người mới bắt đầu, thì tình hình sẽ thay đổi đáng kể. Để không bị nhầm lẫn trong việc nhập đối số, cũng như chỉ ra tên chính xác của từng hàm, có một công cụ đặc biệt được gọi là Trình hướng dẫn nhập hàm hoặc Trình tạo công thức. Hãy cùng xem cơ chế hoạt động chi tiết của nó. Giả sử chúng tôi được ban quản lý giao nhiệm vụ phân tích các dòng sản phẩm có sẵn và chỉ định mức giảm giá 25% cho tất cả giày thể thao nữ. Trình tự các hành động trong trường hợp này sẽ như sau:

1. Chúng tôi mở trình hướng dẫn nhập hàm bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên tab Công thức (nó được đánh dấu bằng một hình chữ nhật màu đỏ trong ảnh chụp màn hình).
2. Tiếp theo, một bảng trình tạo công thức nhỏ sẽ mở ra, trong đó chúng tôi chọn chức năng mà chúng tôi cần. Nó có thể được chọn trực tiếp từ danh sách hoặc tìm kiếm thông qua trường tìm kiếm. Chúng tôi đã có nó trong danh sách 10 trong số chúng đã được sử dụng gần đây, vì vậy chúng tôi nhấp vào nó và nhấp vào nút “Chèn chức năng”.
3. Sau đó, một cửa sổ để thiết lập các đối số của hàm sẽ mở ra trước mắt chúng ta. Ở cuối bảng điều khiển này, bạn cũng có thể xem chức năng đã chọn hoạt động như thế nào. Mỗi đối số được ký, vì vậy bạn không cần phải nhớ trình tự. Trước tiên, chúng tôi nhập một biểu thức logic bao gồm một số hoặc ô, cũng như một giá trị để kiểm tra xem có tuân thủ hay không. Tiếp theo, các giá trị được nhập nếu đúng và giá trị nếu sai.
4. Sau khi tất cả các bước được hoàn thành, hãy nhấp vào nút “Hoàn tất”.

Bây giờ chúng ta nhận được kết quả. Với nó, chúng tôi thực hiện các hành động tương tự như trong trường hợp trước, cụ thể là chúng tôi trỏ chuột vào hình vuông ở góc dưới bên phải và kéo công thức đến tất cả các ô còn lại. Vì vậy, hàm IF thực sự là toán tử phổ biến và quan trọng nhất trong số tất cả những gì tồn tại. Nó kiểm tra dữ liệu theo các tiêu chí nhất định và thực hiện các hành động thích hợp nếu việc kiểm tra trả về kết quả. TRUE or NẰM. Điều này cho phép bạn đơn giản hóa rất nhiều việc xử lý dữ liệu lớn và không phải thực hiện một số lượng lớn các hành động, ủy thác công việc bẩn thỉu này cho máy tính.