Nhập nội dung của tệp CSV vào Excel

CSV là một phần mở rộng tệp phổ biến được sử dụng chủ yếu để trao đổi dữ liệu giữa các chương trình máy tính khác nhau. Thông thường, không cần phải mở và chỉnh sửa các tài liệu như vậy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người dùng có thể phải đối mặt với một nhiệm vụ như vậy. Excel cho phép bạn làm điều này, nhưng không giống như các tệp tiêu chuẩn ở định dạng xls и XLSX, chỉ cần mở tài liệu bằng cách nhấp đúp chuột không phải lúc nào cũng cho kết quả chất lượng cao, điều này có thể dẫn đến hiển thị thông tin không chính xác. Hãy xem cách bạn có thể mở tệp CSV trong Excel.

Mở tệp CSV

Để bắt đầu, chúng ta hãy tìm hiểu tài liệu ở định dạng này là gì.

CSV là từ viết tắt của “Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy” (theo nghĩa là "Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy").

Như tên cho thấy, các tài liệu này sử dụng dấu phân cách:

• dấu phẩy - trong các phiên bản tiếng Anh;
• dấu chấm phẩy – trong các phiên bản của chương trình.

Khi mở một tài liệu trong Excel, nhiệm vụ chính (vấn đề) là chọn phương thức mã hóa được sử dụng khi lưu file. Nếu chọn mã hóa sai, người dùng rất có thể sẽ nhìn thấy nhiều ký tự không thể đọc được và tính hữu ích của thông tin sẽ bị giảm thiểu. Ngoài ra, dấu phân cách được sử dụng có tầm quan trọng chính. Ví dụ: nếu một tài liệu được lưu ở phiên bản tiếng Anh và sau đó bạn cố mở nó ở phiên bản đó, chất lượng của thông tin hiển thị rất có thể sẽ bị ảnh hưởng. Lý do, như chúng tôi đã lưu ý trước đó, là các phiên bản khác nhau sử dụng các dấu phân cách khác nhau. Hãy xem cách tránh những sự cố này và cách mở tệp CSV một cách chính xác.

Phương pháp 1: Nhấp đúp hoặc qua menu ngữ cảnh

Trước khi tiếp tục các phương pháp phức tạp hơn, hãy xem phương pháp đơn giản nhất. Nó chỉ áp dụng trong trường hợp tệp được tạo / lưu và mở trong cùng một phiên bản của chương trình, có nghĩa là không có vấn đề gì với mã hóa và dấu phân cách. Có hai tùy chọn khả thi, chúng tôi sẽ mô tả chúng bên dưới.

Excel được đặt làm chương trình mặc định để mở tệp CSV

Nếu vậy, bạn có thể mở tài liệu giống như bất kỳ tệp nào khác - chỉ cần nhấp đúp vào nó.

Một chương trình khác được chỉ định để mở tệp CSV hoặc hoàn toàn không được chỉ định

Thuật toán hành động trong các tình huống như sau (sử dụng Windows 10 làm ví dụ):

1. Chúng tôi nhấp chuột phải vào tệp và trong menu ngữ cảnh mở ra, chúng tôi dừng lại trên lệnh “Mở bằng”.
2. Trong menu bổ trợ, hệ thống có thể đưa ra ngay chương trình Excel. Trong trường hợp này, hãy nhấp vào nó, kết quả là tệp sẽ mở (như khi nhấp đúp vào nó). Nếu chương trình chúng ta cần không có trong danh sách, hãy nhấp vào mục “Chọn một ứng dụng khác”.
3. Một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó chúng ta có thể chọn một chương trình (để mở rộng danh sách các tùy chọn có sẵn, bạn cần nhấn nút "Thêm nhiều ứng dụng") mà bạn muốn mở tài liệu. Tìm kiếm những gì chúng tôi cần và nhấp vào OK. Để đặt Excel làm ứng dụng mặc định cho loại tệp này, trước tiên hãy chọn hộp thích hợp.
4. Trong một số trường hợp, khi không tìm thấy Excel trong cửa sổ này, hãy nhấp vào nút “Tìm một ứng dụng khác trên máy tính này” ở cuối danh sách.
5. Một cửa sổ sẽ xuất hiện trên màn hình, trong đó chúng ta đến vị trí của chương trình trên PC, đánh dấu tệp thực thi với phần mở rộng EXE và nhấn nút "Mở".

Bất kể phương pháp nào được mô tả ở trên đã được chọn, kết quả sẽ là việc mở tệp CSV. Như chúng tôi đã đề cập ở trên, nội dung sẽ được hiển thị chính xác chỉ khi mã hóa và dấu phân tách khớp với nhau.

Trong các trường hợp khác, một cái gì đó như thế này có thể xuất hiện:

Do đó, phương pháp được mô tả không phải lúc nào cũng phù hợp, và chúng tôi chuyển sang phương pháp tiếp theo.

Phương pháp 2: Áp dụng Trình hướng dẫn Văn bản

Hãy sử dụng công cụ được tích hợp vào chương trình - Văn bản chính:

1. Sau khi mở chương trình và tạo một trang tính mới, để truy cập tất cả các chức năng và công cụ của môi trường làm việc, hãy chuyển sang tab "Dữ liệu"nơi chúng tôi nhấp vào nút “Lấy dữ liệu bên ngoài”. Trong số các tùy chọn bật lên, hãy chọn “Từ văn bản”.
2. Một cửa sổ sẽ mở ra trong đó chúng ta cần điều hướng đến vị trí của tệp chúng ta muốn nhập. Sau khi đánh dấu xong, hãy nhấn nút Nhập khẩu.
3. Sản phẩm Văn bản chính. Kiểm tra xem tùy chọn đã được chọn chưa "Có dấu phân cách" cho tham số “Định dạng dữ liệu”. Việc lựa chọn định dạng phụ thuộc vào kiểu mã hóa được sử dụng khi lưu nó. Trong số các định dạng phổ biến nhất là “Kirin (DOS)” и “Unicode (UTF-8)”. Bạn có thể hiểu rằng lựa chọn đúng đắn đã được thực hiện bằng cách tập trung vào phần xem trước nội dung ở cuối cửa sổ. Thích hợp trong trường hợp của chúng tôi “Unicode (UTF-8)”. Các thông số còn lại thường không yêu cầu cấu hình, vì vậy hãy nhấp vào nút "Dalee".
4. Bước tiếp theo là xác định ký tự dùng làm dấu phân cách. Vì tài liệu của chúng tôi đã được tạo / lưu trong phiên bản của chương trình, chúng tôi chọn "Dấu chấm phẩy". Ở đây, như trong trường hợp chọn mã hóa, chúng tôi có cơ hội thử các tùy chọn khác nhau, đánh giá kết quả trong khu vực xem trước (bạn có thể, trong số những thứ khác, chỉ định ký tự của riêng bạn bằng cách chọn tùy chọn "khác"). Sau khi thiết lập các cài đặt cần thiết, hãy nhấn lại nút. "Dalee".
5. Trong cửa sổ cuối cùng, thường xuyên nhất, bạn không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cài đặt tiêu chuẩn. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi định dạng của một cột, trước tiên hãy nhấp vào nó ở cuối cửa sổ (trường "Mẫu vật"), và sau đó chọn tùy chọn thích hợp. Nhấn khi sẵn sàng "Sẵn sàng".
6. Một cửa sổ sẽ xuất hiện trong đó chúng ta chọn phương pháp nhập dữ liệu (trên trang tính hiện có hoặc trên trang tính mới) và nhấp vào OK.
   • trong trường hợp đầu tiên, bạn nên chỉ định địa chỉ của ô (hoặc để giá trị mặc định) sẽ là phần tử trên cùng bên trái của nội dung được nhập. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công bằng cách nhập tọa độ bằng bàn phím hoặc đơn giản bằng cách nhấp vào ô mong muốn trên trang tính (con trỏ phải ở trong trường thích hợp để nhập thông tin).
   • khi bạn chọn tùy chọn nhập trên trang tính mới, bạn không cần chỉ định tọa độ.
7. Mọi thứ đã sẵn sàng, chúng tôi đã quản lý để nhập dữ liệu của tệp CSV. Không giống như phương pháp đầu tiên, chúng ta có thể nhận thấy rằng độ rộng của cột đã được tôn trọng, có tính đến nội dung của các ô.

Phương pháp 3: thông qua menu "Tệp"

Và phương pháp cuối cùng mà bạn có thể sử dụng là:

1. Sau khi bắt đầu chương trình, hãy chọn mục "Mở".Nếu chương trình đã được mở trước đó và công việc đang được thực hiện trên một trang tính cụ thể, hãy chuyển đến menu "tập tin".Nhấp vào lệnh "Mở" vào danh sách lệnh.
2. Nhấn nút "Ôn tập"đi đến cửa sổ Conductor.
3. Chọn một định dạng Tất cả các tập tin, đi đến vị trí lưu trữ tài liệu của chúng tôi, đánh dấu nó và nhấp vào nút "Mở".
4. Những gì quen thuộc với chúng ta sẽ xuất hiện trên màn hình. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Sau đó, chúng tôi làm theo các bước được nêu trong Phương pháp 2.

Kết luận

Do đó, mặc dù có độ phức tạp rõ ràng, chương trình Excel hoàn toàn cho phép bạn mở và làm việc với các tệp ở định dạng CSV. Điều chính là quyết định về phương pháp thực hiện. Nếu, khi mở một tài liệu bình thường (nhấp đúp hoặc qua menu ngữ cảnh), nội dung của nó chứa các ký tự khó hiểu, bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Văn bản, cho phép bạn chọn mã hóa và ký tự phân tách thích hợp, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tính đúng đắn của thông tin hiển thị.