Nội dung
Các kết quả trung gian cần thu được khi biên soạn báo cáo có thể được tính toán dễ dàng trong Excel. Có một tùy chọn khá thuận tiện cho việc này, mà chúng tôi sẽ xem xét chi tiết trong bài viết này.
Các yêu cầu áp dụng cho các bảng để thu được kết quả trung gian
Hàm tổng phụ trong Excel chỉ phù hợp với một số loại bảng nhất định. Sau đó trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu những điều kiện phải đáp ứng để sử dụng tùy chọn này.
- Tấm không được chứa các ô trống, mỗi ô phải chứa một số thông tin.
- Tiêu đề phải là một dòng. Ngoài ra, vị trí của nó phải chính xác: không có bước nhảy và các ô chồng chéo.
- Thiết kế của tiêu đề phải được thực hiện nghiêm ngặt ở dòng trên cùng, nếu không chức năng sẽ không hoạt động.
- Bản thân bảng phải được biểu diễn bằng số ô thông thường, không có các nhánh bổ sung. Nó chỉ ra rằng thiết kế của bảng phải bao gồm một hình chữ nhật.
Nếu bạn đi chệch khỏi ít nhất một yêu cầu đã nêu khi cố gắng sử dụng chức năng “Kết quả trung gian”, lỗi sẽ xuất hiện trong ô đã được chọn để tính toán.
Cách sử dụng hàm tổng phụ
Để tìm các giá trị cần thiết, bạn cần sử dụng hàm tương ứng, nằm ở đầu trang tính Microsoft Excel trên bảng điều khiển trên cùng.
- Chúng tôi mở bảng đáp ứng các yêu cầu được chỉ định ở trên. Tiếp theo, nhấp vào ô của bảng, từ đó chúng ta sẽ tìm thấy kết quả trung gian. Sau đó, chuyển đến tab "Dữ liệu", trong phần "Cấu trúc", nhấp vào "Tổng phụ".
- Trong cửa sổ mở ra, chúng ta cần chọn một tham số, tham số này sẽ cho kết quả trung gian. Để thực hiện việc này, trong trường "Tại mỗi lần thay đổi", bạn phải chỉ định giá cho mỗi đơn vị hàng hóa. Theo đó, giá trị được đặt xuống "Giá". Sau đó nhấn nút “OK”. Xin lưu ý rằng trong trường "Hoạt động", bạn phải đặt "Số tiền" để tính toán chính xác các giá trị trung gian.
- Sau khi nhấp vào nút “OK” trong bảng cho mỗi giá trị, tổng phụ sẽ được hiển thị, được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Trên một ghi chú! Nếu bạn đã nhận được các tổng bắt buộc nhiều hơn một lần, thì bạn phải chọn hộp “Thay thế các tổng hiện tại”. Trong trường hợp này, dữ liệu sẽ không được lặp lại.
Nếu bạn cố gắng thu gọn tất cả các dòng bằng công cụ đặt ở bên trái của tấm, bạn sẽ thấy rằng tất cả các kết quả trung gian vẫn còn. Đó là chúng mà bạn tìm thấy bằng cách sử dụng các hướng dẫn ở trên.
Tổng phụ dưới dạng công thức
Để không tìm kiếm công cụ chức năng cần thiết trong các tab của bảng điều khiển, bạn phải sử dụng tùy chọn “Chèn chức năng”. Chúng ta hãy xem xét phương pháp này chi tiết hơn.
- Mở bảng trong đó bạn cần tìm các giá trị trung gian. Chọn ô nơi các giá trị trung gian sẽ được hiển thị.
- Sau đó nhấp vào nút “Chèn chức năng”. Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn công cụ cần thiết. Để thực hiện việc này, trong trường “Danh mục”, chúng tôi đang tìm phần “Danh sách theo thứ tự bảng chữ cái đầy đủ”. Sau đó, trong cửa sổ “Chọn chức năng”, nhấp vào “SUB.TOTALS”, nhấp vào nút “OK”.
- Trong cửa sổ tiếp theo “Đối số hàm” chọn “Số hàm”. Chúng tôi viết ra số 9, tương ứng với tùy chọn xử lý thông tin mà chúng tôi cần - tính toán số tiền.
- Trong trường dữ liệu tiếp theo “Tham chiếu”, hãy chọn số ô mà bạn muốn tìm tổng phụ. Để không phải nhập dữ liệu theo cách thủ công, bạn có thể chỉ cần chọn phạm vi ô cần thiết bằng con trỏ, sau đó nhấp vào nút OK trong cửa sổ.
Kết quả là trong ô đã chọn, chúng tôi nhận được kết quả trung gian, bằng tổng các ô chúng tôi đã chọn với dữ liệu số đã viết. Bạn có thể sử dụng hàm mà không cần sử dụng “Trình hướng dẫn hàm”, vì điều này, bạn phải nhập công thức theo cách thủ công: = SUBTOTALS (số lần xử lý dữ liệu, tọa độ ô).
Chú ý! Khi cố gắng tìm các giá trị trung gian, mỗi người dùng phải chọn tùy chọn của riêng họ, kết quả sẽ được hiển thị. Nó không chỉ có thể là tổng mà còn là các giá trị trung bình, nhỏ nhất, lớn nhất.
Áp dụng một chức năng và xử lý ô theo cách thủ công
Phương pháp này liên quan đến việc áp dụng hàm theo một cách hơi khác. Cách sử dụng của nó được trình bày trong thuật toán dưới đây:
- Khởi chạy Excel và đảm bảo bảng được hiển thị chính xác trên trang tính. Sau đó, chọn ô mà bạn muốn lấy giá trị trung gian của một giá trị cụ thể trong bảng. Sau đó nhấp vào nút bên dưới bảng điều khiển “Chèn chức năng”.
- Trong cửa sổ xuất hiện, chọn danh mục “10 chức năng được sử dụng gần đây” và tìm “Tổng số trung gian” trong số đó. Nếu không có chức năng này, do đó cần phải quy định một danh mục khác - “Danh sách đầy đủ theo thứ tự bảng chữ cái”.
- Sau khi xuất hiện cửa sổ bật lên bổ sung nơi bạn cần viết “Đối số hàm”, chúng tôi nhập vào đó tất cả dữ liệu đã được sử dụng trong phương pháp trước đó. Trong trường hợp này, kết quả của phép toán "Tổng phụ" sẽ được thực hiện theo cách tương tự.
Trong một số trường hợp, để ẩn tất cả dữ liệu, ngoại trừ các giá trị trung gian liên quan đến một loại giá trị trong ô, được phép sử dụng công cụ ẩn dữ liệu. Tuy nhiên, bạn cần chắc chắn rằng mã công thức được viết chính xác.
Tóm tắt
Các phép tính tổng phụ sử dụng thuật toán bảng tính Excel chỉ có thể được thực hiện bằng một hàm cụ thể, nhưng nó có thể được truy cập theo nhiều cách khác nhau. Điều kiện chính là thực hiện tất cả các bước để tránh sai lầm và kiểm tra xem bảng đã chọn có đáp ứng các yêu cầu cần thiết hay không.