Các bản sao lưu được lưu trữ ở đâu trong Excel

Sao lưu là việc tạo tệp để phục hồi dữ liệu tiếp theo trong trường hợp phương tiện gốc bị hỏng hoặc biến mất. Bạn cũng có thể tạo bản sao dữ liệu trong Microsoft Excel; chương trình có các công cụ cho việc này. Để khôi phục thông tin, bạn có thể sử dụng một hàm Excel khác - AutoRecovery. Hãy xem xét tất cả các khả năng để khôi phục các thay đổi bị mất trong các bảng.

Thiết lập sao lưu tự động

Chương trình có thể tạo một tệp bổ sung sao chép hoàn toàn bản gốc và được cập nhật đồng thời với nó. Việc thiết lập một bản sao lưu đặc biệt quan trọng trong những trường hợp có nguy cơ ngừng hoạt động khẩn cấp chương trình hoặc tắt máy tính. Nếu thiết bị của bạn không ổn định, hãy làm theo một vài bước đơn giản để bạn không mất các thay đổi đối với bảng tính.

1. Mở tab "Tệp" và tìm mục "Lưu dưới dạng" trong menu. Nhấp vào nó để mở một hộp thoại.

2. Trong cửa sổ xuất hiện, mở menu nhỏ “Dịch vụ”, nút nằm ở dưới cùng. Yêu cầu các tùy chọn chung.

3. Chọn hộp “Luôn sao lưu”. Các trường khác là tùy chọn. Nếu muốn, bạn có thể bảo vệ tài liệu ngay lập tức bằng mật khẩu và đặt quyền truy cập chỉ đọc được khuyến nghị. Nếu mọi thứ cần thiết trong cửa sổ này đã hoàn tất, hãy nhấp vào “OK”.

4. Chúng tôi lưu tệp vào bất kỳ nơi nào thuận tiện bằng cách sử dụng cùng một cửa sổ “Lưu dưới dạng”. Sẽ luôn có một bản sao lưu XLK bên cạnh nó trong một thư mục hoặc trên màn hình của bạn.

Kết quả sau khi những thay đổi đầu tiên được lưu sẽ như thế này:

Quan trọng! Bây giờ chúng ta có thể trả lời câu hỏi nơi các bản sao lưu được lưu trữ: trong cùng một thư mục nơi tệp gốc được lưu.

Cách tạo một bản sao lưu bất biến

Một bản sao lưu thông thường sẽ lưu một phiên bản sổ làm việc Excel, đã được cập nhật một lần lưu trước đây. Đôi khi tùy chọn này không phù hợp và bạn cần một phiên bản của tài liệu một vài bước trước lần lưu cuối cùng. Để có thể truy cập các phiên bản trước đó của tài liệu, bạn phải cài đặt một phần bổ trợ. Microsoft không phân phối các tiện ích bổ sung này trên trang web chính thức, chúng được bao gồm một phần trong chương trình.

Chú ý! Bạn có thể tìm thấy các tiện ích bổ sung trong các nguồn mở trên Internet, việc sử dụng chúng là hợp pháp. Đảm bảo kiểm tra trang web và tải xuống bằng hệ thống chống vi-rút để không khiến dữ liệu cá nhân và tài liệu quan trọng gặp rủi ro.

Phần bổ trợ cần thiết để sao lưu được gọi là VBA-Excel. Tiện ích bổ sung này được trả phí, nhưng bạn có thể sử dụng các chức năng của nó trong thời gian dùng thử. Thích hợp cho máy tính có hệ điều hành từ Windows XP trở lên, cho các phiên bản Excel từ 2007 trở lên. Hướng dẫn cài đặt được bao gồm trong tệp cài đặt.

1. Sau khi phần bổ trợ được cài đặt, tab VBA-Excel sẽ xuất hiện trên thanh công cụ. Mở nó và nhấp vào nút "Backup".
2. Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn một vị trí để lưu bản sao lưu và đặt cài đặt sao chép. Nếu bạn cần một tệp duy nhất sao chép nội dung của bản gốc, bạn không cần phải quy định thời gian tự động tạo các bản sao. Nhấp vào để lưu".

Khi các bản sao không còn được yêu cầu nữa, bạn phải nhấp lại vào nút “Sao lưu”. Dòng “Hủy sao lưu” sẽ bật lên - nhấp vào đó và các tệp sẽ ngừng xuất hiện. Điều này sẽ chỉ phải được thực hiện nếu cài đặt sao chép tự động đã được thiết lập.

Thiết lập tự động lưu các thay đổi trong tài liệu

Trong các tình huống khẩn cấp, tự động lưu các thay đổi cũng hữu ích. Bản sao của tài liệu xuất hiện trên một tab đặc biệt sau khi khởi động lại. Trong khoảng thời gian đều đặn, chương trình sẽ tự động ghi lại tất cả các thay đổi xuất hiện trong sách, nếu các cài đặt thích hợp được đặt.

1. Mở phần “Tùy chọn” trên tab “Tệp”. Một hộp thoại với menu sẽ xuất hiện trên màn hình - mục “Lưu” là bắt buộc.
2. Chọn hộp Tự động lưu và đặt tần suất lưu các thay đổi. Bạn có thể đặt dù chỉ một phút trong cài đặt, nhưng việc lưu thường xuyên như vậy sẽ làm chậm Excel trên máy tính yếu. Bạn cũng nên đánh dấu vào dòng tiếp theo để khi bạn đóng tài liệu mà không lưu, phiên bản tự động ghi mới nhất sẽ tự động được lưu.

3. Chọn các thư mục để lưu tệp tự động. Thông thường chúng được đăng ký ngay lập tức trong cài đặt và đường dẫn đến các thư mục Excel. Nếu bạn hài lòng với vị trí lưu tệp, bạn không nên thay đổi bất cứ điều gì. Bạn cần biết nơi lưu trữ các tệp tự động lưu để có thể nhanh chóng tìm thấy chúng trong tương lai.

Sau khi đóng chương trình khẩn cấp - ví dụ: khi tắt máy tính - bạn cần mở lại Excel và chọn tệp để lưu trong tab “Khôi phục tài liệu”. Có các mục tự động lưu. Chú ý đến thời gian tạo tài liệu để chọn phiên bản chính xác.

Quan trọng! Nếu các tệp đã lưu không còn cần thiết nữa, trong hộp thoại xuất hiện khi bạn làm việc xong với các tài liệu này, bạn cần nhấp vào nút “Không lưu”.

Cách khôi phục sổ làm việc Excel chưa được lưu

Nếu bạn không thể mở phiên bản mới nhất của tài liệu sau sự cố, bạn có thể truy cập thư mục nơi lưu trữ các tệp tự động lưu hiện có. Hãy sử dụng các chức năng của tab “Tệp” để không tìm kiếm thư mục trong Explorer.

1. Khi người dùng mở tab “Tệp”, chương trình sẽ tự động hiển thị phần “Chi tiết”. Chúng tôi tìm thấy mục “Phiên bản” ở cuối màn hình và nhấp vào nút “Quản lý phiên bản”.

2. Một mục menu sẽ mở ra - “Khôi phục sách chưa lưu”. Bằng cách nhấp vào nó, bạn sẽ được đưa đến hộp thoại để mở tài liệu. Tìm tệp mong muốn trong danh sách và nhấp vào “Mở”.

Đôi khi không có tài liệu nào trong thư mục. Trong trường hợp này, bên cạnh mục "Phiên bản", có một mục nhập cho biết rằng không có phiên bản trước của tệp. Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ không thể khôi phục các thay đổi đã thực hiện.